Cómo digitalizar un taller: trabajos, presupuestos y cobros

Hay talleres que no caben en una sola etiqueta: por la mañana cambian el aceite de un coche, a mediodía hacen una copia de llaves, por la tarde ponen una pantalla a un móvil y al cerrar les llaman por una lavadora. Son el taller del pueblo, el multiservicio del polígono o la cerrajería que también repara. En un negocio así entran al día entre diez y veinte cosas distintas y el problema no es ninguna de ellas, es la mezcla: el cuaderno tiene matrículas, IMEI y números de serie en la misma página, y lo único que une un trabajo con su dueño es la memoria de quien lo apuntó. Esta guía explica cómo ordenar un taller que repara de todo con una sola ficha por trabajo, sin obligarte a elegir un sector.

Qué cambia al digitalizar

• Cada trabajo tiene una ficha con un texto libre del objeto: "Coche · Seat León · 1234 ABC", "Móvil · iPhone 13", "Lavadora · Balay · 3TS". La misma ficha vale para todo.
• Lo que se hace en el momento se cobra en el momento, y lo que se queda pasa al tablero.
• El presupuesto se acepta desde un enlace, sea para un embrague o para una placa.
• El cliente ve el estado de su trabajo sin llamar y recibe el aviso de listo.
• Sabes qué parte del taller te da el dinero: mecánica, electrónica, electrodomésticos o cerrajería, por mes y por técnico.

1. Recepción y catálogo

Como aquí entra de todo, la recepción necesita una regla sencilla: un trabajo, un objeto, un identificador. El tipo (coche, moto, móvil, ordenador, electrodoméstico, bicicleta) y el identificador que le corresponda:

• Matrícula en un coche o una moto.
• IMEI o número de serie en un móvil o un ordenador.
• Marca, modelo y número de serie en un electrodoméstico (la pegatina del marco o del interior).
• Número de cuadro en una bici.
• En cerrajería, la dirección de la puerta y el tipo de cerradura o bombín.

Y siempre: la avería con palabras concretas, el estado al entrar y los accesorios que deja. El cuaderno de toda la vida fallaba porque en una línea cabe una matrícula y en la siguiente un IMEI; en una ficha cada campo está en su sitio y el cliente ve la misma ficha en su página de seguimiento.

El catálogo de inicio tiene 14 servicios repartidos en mecánica, electrónica, electrodomésticos y cerrajería, con precio "desde" porque un taller multiservicio no puede cerrar precio sin ver el objeto. Cambio de aceite y filtros desde 70 € en 45 minutos y pastillas de freno desde 90 € en una hora; revisión pre-ITV por 35 €. Cambio de pantalla de móvil desde 60 € y batería desde 40 €, reparación de ordenador desde 45 €. Lavadora o lavavajillas desde 50 € y frigorífico desde 60 €, con desplazamiento aparte. Y la cerrajería, que es el servicio que menos se parece al resto: copia de llaves desde 4 € en diez minutos, apertura y cambio de cerradura desde 50 € en media hora, y la apertura urgente de puerta desde 90 € también de noche y en festivos. El diagnóstico y presupuesto, 15 €, es la puerta de entrada de todo lo que no se puede cerrar en el mostrador.

Dos colas, como en cualquier taller: lo que se hace en el momento (una copia de llaves, una batería de móvil, una pre-ITV con hora) se cobra a precio de catálogo sin más trámite; lo que se queda (el coche con un ruido, el ordenador que no arranca) entra en el tablero y empieza por el diagnóstico.

2. Seguimiento del trabajo y aviso al cliente

Los estados son los mismos para un coche y para un microondas: recibido, presupuestado, en reparación, listo y entregado. Lo que cambia es el tiempo en cada uno: una pantalla de móvil recorre los cinco en una tarde, un embrague tarda una semana y pasa dos días en "presupuestado" esperando al cliente. Mirar el tablero al final del día te dice qué toca mañana sin recorrer el taller.

El cliente recibe el presupuesto por correo y lo acepta desde su enlace; hasta que no lo acepte, el trabajo no avanza ni se pide la pieza. Cuando el trabajo está listo, le llega el aviso con el importe y el horario para recogerlo, y en el mismo enlace ve el estado si entra antes. El resto de estados son tuyos: al cliente le da igual si el coche está en el elevador o esperando un tornillo. Si hay un retraso real, avísale antes de la fecha que le diste.

En cerrajería hay una obligación que es solo tuya: antes de abrir una puerta, comprobar que quien lo pide tiene derecho a entrar (un documento con esa dirección, un contrato, una autorización) y guardar ese dato en la ficha. Ningún programa lo hace por ti. Las obligaciones que comparten todos los talleres (resguardo, presupuesto previo, datos del cliente) están en las obligaciones básicas de un taller.

3. Presupuestos, cobros y tickets

El presupuesto de un taller multiservicio tiene la misma forma para todo: qué se repara, la pieza con su referencia y la mano de obra, con una cifra cerrada aunque el catálogo diga "desde". Si al abrir aparece algo más, se amplía y se espera al sí; si en dos días no hay respuesta, se reclama. El detalle de cómo redactarlo está en presupuestos en un taller sin discusiones.

Al entregar, cobras con el importe del presupuesto ya puesto o con el del catálogo si fue un trabajo del momento, en efectivo, tarjeta o Bizum, y el ticket sale por correo. Cada cobro queda a nombre del técnico, y eso en un taller mixto tiene un valor añadido: al final del mes ves cuánto ha entrado por mecánica, cuánto por móviles y cuánto por cerrajería, y decides dónde poner la próxima hora de publicidad o el próximo técnico. El cierre de caja y las ventas del trimestre quedan listos para la gestoría.

Clientes y avisos

La ficha del cliente junta todo lo que te ha traído, sea lo que sea: el coche en marzo, el móvil en junio, la cerradura en octubre. Es la ventaja de un taller que repara de todo, y solo se nota si el historial está en un sitio. Las citas para lo previsible (traer el coche, una instalación, una visita a domicilio) se piden desde tu web en huecos de media hora entre las 9:00 y las 19:00, con confirmación por correo, recordatorio el día antes y WhatsApp si el cliente lo quiere; cambiar la hora lo hace él desde su enlace.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de taller y reparación

La plantilla de taller y reparación abre una ficha por trabajo con el cliente, el objeto en texto libre con su matrícula, número de serie o IMEI, la avería y las notas del técnico, y la mueve por el tablero de recibido a entregado. El presupuesto va por correo y se acepta desde un enlace; el aviso de listo llega solo con el importe, con un enlace de WhatsApp preparado por si prefieres avisar así, y cada trabajo tiene su página de seguimiento. Al entregar cobras con el importe ya puesto, el ticket sale por correo y el cobro queda a nombre del técnico; cierre de caja, estadísticas y copia descargable están en la cuenta. La agenda sigue ahí para las citas, con reserva desde tu web y recordatorio. Arrancas con 14 servicios con foto y precio orientativo. No hay control de stock de piezas, llaves en bruto ni pantallas: el pedido al proveedor es tuyo. Y si con el tiempo el 80 % de lo que entra son coches, o móviles, o bicis, hay una plantilla específica con su vocabulario y su catálogo: taller mecánico, reparación de móviles, electrodomésticos o taller de bicis. Cambiar es un ajuste, no un traslado.

Errores frecuentes

• Apuntar el objeto sin identificador. "Un portátil negro" no es una ficha; el número de serie sí.
• Abrir ficha para una copia de llaves. Lo que se hace en diez minutos se cobra y punto; el tablero es para lo que se queda.
• Cerrar precio sin ver el objeto. El catálogo dice "desde" por algo; el presupuesto es para cada caso.
• Abrir una puerta sin comprobar quién lo pide. Es tu responsabilidad y va en la ficha.
• Mezclar la caja de la cerrajería con la del resto. Si cada cobro lleva su servicio y su técnico, al final del mes sabes qué te da de comer.

Puedes ver el tablero con trabajos de varios tipos en la demo de taller y reparación, abierta sin crear cuenta. Si quieres probarlo con lo que tienes ahora mismo en el mostrador, tienes siete días gratis con la plantilla de taller; el resto de plantillas del sector están en /talleres.