Cómo digitalizar un taller de bicis: fichas, presupuestos y cobros

En un taller de bicis el problema no es el invierno, es abril. Cuando llega el buen tiempo entran en una semana las puestas a punto de medio barrio, las bicis eléctricas que han pasado tres meses en el trastero y los patinetes con la batería muerta. Un taller con dos mecánicos puede tener treinta bicis colgadas a la vez, cada una con una etiqueta de cartón atada al manillar y un número escrito a boli. Cuando el cliente pregunta por "la de montaña azul" hay cuatro bicis de montaña azules, y la que está lista desde el martes sigue ocupando un gancho el viernes. Esta guía explica cómo ordenar ese pico con una ficha por reparación, citas cortas para lo rápido y un aviso de lista que vacía los ganchos.

Qué cambia al digitalizar

• Cada bici tiene ficha con número de cuadro, no una etiqueta de cartón que se moja.
• Lo rápido va con cita de 15 o 30 minutos y lo que se queda va al tablero, sin mezclarlos en la misma cola.
• El presupuesto se acepta desde un enlace mientras el cliente está en el trabajo.
• El aviso de bici lista llega solo, y el gancho se libera antes.
• Sabes cuántas bicis tienes abiertas, cuántas están esperando una pieza y cuánto facturó cada mecánico en abril.

1. Recepción y catálogo

Una bici se recibe en un minuto, y ese minuto tiene que dar para esto:

• El tipo: carretera, montaña, urbana, eléctrica, infantil o patinete eléctrico. Cambia la duración del trabajo y a veces el mecánico.
• Marca, modelo y número de cuadro. El número de cuadro está grabado bajo el pedalier o en la pipa de dirección; es el identificador de la reparación y, si la bici se la roban algún día, el dato que el cliente necesita para la denuncia. Apúntalo y se lo regalas.
• En una eléctrica, la marca del motor y de la batería (Bosch, Shimano, Bafang...) y los kilómetros del display. Sin eso no puedes pedir ni diagnosticar nada.
• La avería: "salta la cadena en los piñones grandes" en vez de "los cambios".
• Estado y accesorios: arañazos en el cuadro, luces, timbre, candado, el GPS en el manillar. Lo que se queda en el taller es lo que luego "estaba ahí".

El catálogo de inicio tiene 15 trabajos con precio y duración, y la duración es lo que separa las dos colas. Lo rápido se hace con cita corta y a veces mientras el cliente espera: reparar un pinchazo cuesta 10 € y 15 minutos, un cambio de pastillas de freno 15 € y 20 minutos, un ajuste de cambios 15 € y media hora, un lavado y engrase 15 €. Lo que se queda entra en el tablero: una puesta a punto completa (desmontaje, limpieza de transmisión y rodamientos) son 60 € y dos horas, un purgado de frenos hidráulicos 25 € y 45 minutos, cassette y cadena desde 40 € porque depende del grupo, la revisión de una bici eléctrica 45 € con diagnóstico por software, y un patinete eléctrico parte de 30 €. El montaje de una bici comprada en caja, 30 €, es un trabajo que mucha gente no sabe que ofreces hasta que lo ve en el catálogo.

2. Seguimiento de la reparación y aviso al cliente

Los estados son cinco: recibida, presupuestada, en curso, lista y entregada. Una bici que entra por un pinchazo pasa de recibida a entregada en un cuarto de hora y no necesita presupuesto por correo: el precio está en el catálogo. Una bici eléctrica con el motor que da error sí: primero la revisión, después el presupuesto con la pieza, y hasta que el cliente no acepte no se pide nada.

El presupuesto le llega por correo y lo acepta desde su enlace; tú ves cuáles llevan dos días sin respuesta. Cuando la bici está lista, recibe el aviso con el importe y el horario para recogerla, y en ese mismo enlace puede mirar el estado si entra antes. Ese aviso es el que te devuelve los ganchos: una bici lista que nadie ha avisado es un gancho perdido en plena temporada. Si una pieza del motor tarda tres semanas, avísale antes de la fecha que le diste.

3. Presupuestos, cobros y tickets

En un taller de bicis el presupuesto de verdad es para tres cosas: transmisión gastada (cassette, cadena y a veces platos), lo eléctrico (batería, motor, controlador) y la puesta a punto que al abrir resulta ser más (los rodamientos de la dirección estaban secos). En los tres casos, pieza con su referencia y mano de obra separadas, y si aparece algo al desmontar se amplía antes de seguir. Cómo escribirlo sin que se discuta está en presupuestos en un taller sin discusiones.

Al entregar, cobras con el importe del presupuesto o del catálogo ya puesto, en efectivo, tarjeta o Bizum; el ticket sale por correo y el cobro queda a nombre del mecánico. Eso tiene una utilidad concreta en abril: ves cuántas puestas a punto hizo cada uno y cuánto cobró el taller cada semana del pico. El cierre de caja y las ventas del trimestre quedan listas para la gestoría. Las obligaciones comunes (resguardo, precio por escrito, datos del cliente) están en las obligaciones básicas de un taller.

Clientes y avisos

La ficha del cliente guarda sus bicis con el número de cuadro y todo lo que se les ha hecho: cuándo se cambió la cadena, qué pastillas lleva, qué batería tiene la eléctrica. Un club que te trae seis bicis antes de una marcha es un cliente con seis fichas, y la bici de un niño va en la ficha de su padre o madre. Las citas para pinchazos, ajustes y puestas a punto se piden desde tu web en huecos de 15 minutos entre las 10:00 y las 20:00, por mecánico, con confirmación por correo y recordatorio el día antes; el cliente puede cambiar la hora desde su enlace. En abril, cuando no cabe nadie más, la lista de espera avisa al siguiente si alguien cancela.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de taller de bicis

La plantilla de taller de bicis abre una ficha por reparación con el cliente, el tipo de bici o patinete, la marca, el modelo, el número de cuadro, la avería y las notas del mecánico, y la mueve por el tablero de recibida a entregada. El presupuesto va por correo y se acepta desde un enlace; el aviso de lista llega solo con el importe, con un enlace de WhatsApp preparado si prefieres mandárselo así, y cada reparación tiene su página de seguimiento. Al entregar cobras con el importe ya puesto, el ticket sale por correo y el cobro queda a nombre del mecánico; cierre de caja, estadísticas y copia descargable están en la cuenta. Las citas cortas van en la agenda por mecánico, con reservas desde tu web, recordatorio y lista de espera. Arrancas con 15 trabajos con foto y precio orientativo. Lo que no hay es stock de cámaras, cadenas ni pastillas: el pedido al distribuidor es tuyo.

Errores frecuentes

• Identificar la bici por el color. Hay cuatro de montaña azules; el número de cuadro es uno.
• Meter un pinchazo en la cola de las puestas a punto. El cliente del pinchazo espera diez minutos, no tres días; por eso van con cita corta.
• Presupuestar una eléctrica sin saber la marca del motor. No puedes pedir la pieza ni dar el precio.
• No avisar de que está lista "porque ya vendrá". El gancho que ocupa es el que le falta a la siguiente.
• Olvidar el candado o las luces al entregar. Apunta los accesorios al recibir y revísalos al entregar.

Para ver un tablero con bicis de verdad, la demo de taller de bicis está abierta sin cuenta. Si quieres colgar tus propias bicis en él, tienes siete días gratis con la plantilla de taller de bicis; el resto de talleres están en /talleres.