Cómo digitalizar una sastrería: arreglos, presupuestos y cobros

En una sastrería de barrio entran cada día veinte o treinta prendas y casi todas se quedan: un bajo de pantalón para mañana, un abrigo con la cremallera rota para el jueves, un vestido de fiesta que hay que ajustar con prueba. El sistema de toda la vida es el ticket por duplicado: una mitad al cliente y la otra con un alfiler en la prenda. Funciona hasta que el alfiler se cae, el cliente pierde su mitad o aparece en noviembre a por un abrigo que dejó en marzo y que nadie sabe dónde está. Y en los trabajos a medida se suma otra cosa: dos pruebas que hay que citar, una señal que hay que apuntar y una boda con fecha. Esta guía ordena todo eso con una ficha por arreglo, la agenda para las pruebas y el cobro al entregar.

Qué cambia al digitalizar

• La prenda tiene ficha con lo que hay que hacerle en centímetros, no un ticket con "subir bajo".
• Las pruebas y las tomas de medidas tienen hora en la agenda de cada sastre, con recordatorio al cliente.
• La señal de un traje a medida queda apuntada y se descuenta sola al cobrar.
• El cliente recibe el aviso de que su prenda está lista y deja de preguntar por teléfono.
• Sabes qué prendas tienes en el perchero, cuáles llevan más de un mes sin recoger y cuánto cobró cada sastre.

1. Recepción y catálogo

Un arreglo se recibe en el mostrador, con la prenda delante y el cliente a veces con ella puesta. Apunta:

• La prenda: pantalón, vestido, chaqueta, camisa, falda, abrigo, traje o cortina.
• Talla, color y referencia. "Abrigo azul marino, talla 48, forro gris" distingue ese abrigo de los otros doce abrigos azules del perchero. Si lleva etiqueta interior con referencia, cópiala.
• Qué hay que hacer, en centímetros. Si marcas con alfileres, escribe también la cifra: "subir bajo 3 cm con vuelta", "meter 2 cm de cada costado". El alfiler se cae; la cifra no.
• Estado al entrar: una mancha, un botón que falta, un forro descosido. Es lo que evita el "esto no estaba así" al entregar.
• Para cuándo, y si hay una fecha de verdad detrás (una boda, un viaje), apúntala también.

El catálogo de inicio tiene 14 arreglos y servicios con precio y duración. Lo corriente tiene precio cerrado: bajo de pantalón por 8 € y 15 minutos de trabajo, cambio de cremallera de pantalón por 12 €, estrechar un pantalón por 15 €, coser botones a 2 € por botón, dobladillo de cortinas a 15 € por cortina. Lo que depende de la prenda va "desde": acortar mangas de chaqueta desde 15 €, entallar camisa o chaqueta desde 18 €, cremallera de abrigo desde 20 €, ajustar un vestido de fiesta desde 30 € con prueba. Y lo a medida tiene su propio ritmo: una camisa desde 90 € con una prueba, un traje de dos piezas desde 450 € con dos pruebas y entrega en cuatro semanas, el arreglo de un vestido de novia desde 150 € con dos pruebas y bajo con cola. La entrega urgente en 24 horas son 10 € más, y conviene que esté en el catálogo para que nadie la pida gratis.

2. Seguimiento del arreglo y aviso al cliente

Cinco estados: recibido, presupuestado, en curso, listo y entregado. Un bajo de pantalón no necesita presupuesto: entra con el precio del catálogo, pasa a en curso cuando el sastre lo coge y a listo cuando está planchado. Un vestido de novia sí: se presupuesta tras la primera prueba, cuando sabes cuánto hay que meter y si el bajo con cola lleva más trabajo del que parecía.

El cliente recibe el presupuesto por correo y lo acepta desde su enlace. Cuando la prenda está lista, le llega el aviso con el importe y el horario, y desde el mismo enlace ve el estado si entra antes. En una sastrería ese aviso tiene un efecto directo sobre el perchero: una prenda lista sin avisar es una percha ocupada durante semanas. Si un tejido para un traje tarda más de lo previsto, avísale antes de que pase la fecha, sobre todo si hay una boda detrás.

3. Presupuestos, señal, cobros y tickets

El presupuesto de una sastrería suele ser corto: la prenda, los arreglos que lleva (un vestido de fiesta puede llevar cuerpo, tirantes y largo) y la tela o la cremallera si va aparte. Para lo que es a medida hay un paso más: la señal. Un traje de 450 € con cuatro semanas de trabajo no se empieza sin una señal al encargar; lo habitual está entre el 30 % y el 50 %. Esa señal queda vinculada a la cita de la toma de medidas y se descuenta del cobro final, y conviene que el cliente sepa por escrito qué pasa con ella si cancela a mitad. La ley de consumidores (Real Decreto Legislativo 1/2007) marca el terreno; cómo redactar tu política la decides con tu gestor, y las obligaciones comunes están en las obligaciones básicas de un taller.

Al entregar, cobras con el importe del presupuesto o del catálogo ya puesto, menos la señal si la hubo, en efectivo, tarjeta o Bizum. El ticket sale por correo y el cobro queda a nombre del sastre que hizo el arreglo. El cierre de caja del día y las ventas del trimestre quedan listos para la gestoría. Si tienes muchos arreglos pequeños, el ticket por correo también sustituye al de papel que el cliente pierde entre el ticket y la recogida.

Clientes, pruebas y avisos

La ficha del cliente guarda sus medidas en las notas y cada arreglo anterior: la talla real del que siempre dice que usa una 50, el largo de pantalón que le gusta, la camisa que le hiciste en

1. Un hotel o un restaurante que te manda los uniformes cada mes es un cliente con historial

de todo lo que se ha hecho. Las tomas de medidas y las pruebas son citas de 20 minutos en huecos de 10 entre las 10:00 y las 20:00, por sastre, y el cliente las pide desde tu web, recibe la confirmación por correo y un recordatorio el día antes, y puede cambiar la hora desde su enlace. Para un traje a medida son tres citas seguidas (medidas y dos pruebas) con semanas entre ellas; mejor dejarlas dadas el día del encargo.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de sastrería

La plantilla de sastrería y arreglos abre una ficha por arreglo con el cliente, la prenda, la talla, el color o la referencia, lo que hay que hacer y las notas de la prueba, y la mueve por el tablero de recibido a entregado. El presupuesto va por correo y se acepta desde un enlace; el aviso de listo llega solo con el importe, con un enlace de WhatsApp preparado si prefieres avisar por ahí, y cada arreglo tiene su página de seguimiento. Las pruebas y tomas de medidas van en la agenda por sastre con reserva desde tu web y recordatorio, y en los trabajos a medida puedes pedir señal por Stripe al reservar, que queda ligada a la cita y se descuenta al cobrar. Al entregar cobras con el importe ya puesto, el ticket sale por correo y el cobro queda a nombre del sastre; cierre de caja, estadísticas y copia descargable van en la cuenta. Arrancas con 14 arreglos con foto y precio orientativo. No hay control de stock de telas, cremalleras ni botones: el pedido a la mercería sigue siendo tuyo.

Errores frecuentes

• Apuntar "subir bajo" sin la cifra. Si el alfiler se mueve, el pantalón sale dos centímetros corto y lo pagas tú.
• Empezar un traje a medida sin señal. Cuatro semanas de trabajo y la tela comprada, y el cliente puede no volver.
• Dar las pruebas "ya te llamaré". Se dan el día del encargo, las dos, con recordatorio.
• No apuntar la fecha de la boda. La fecha de entrega que importa no es la tuya, es la suya.
• Guardar prendas sin recoger sin avisar. Un aviso de listo y un segundo al mes; el perchero no es un guardarropa.

Para ver cómo quedan los arreglos en el tablero, la demo de sastrería está abierta sin crear cuenta. Si quieres empezar con las prendas de tu perchero, tienes siete días gratis con la plantilla de sastrería; el resto de talleres del sector están en /talleres.