Presupuestos en un taller: cómo darlos, aprobarlos y cobrarlos

La discusión más habitual en el mostrador de un taller no es por la calidad de la reparación, sino por el precio: "me dijiste 60 y ahora son 95". Casi siempre el técnico tiene razón (ha aparecido algo que no se veía) y casi siempre el cliente también (nadie le avisó). Una tienda de reparación de móviles puede dar 20 presupuestos a la semana; si dos acaban en bronca, son cien al año, y cada una se lleva una reseña. Esta guía es un método para que el presupuesto deje de ser una cifra dicha de palabra y pase a ser un acuerdo que los dos podéis consultar.

Por qué los presupuestos acaban en discusión

• Se dan de palabra. El cliente recuerda la cifra más baja que oyó; el técnico, la más alta. Ninguno miente: no hay nada escrito.
• No dicen qué incluye. "Cambio de pantalla: 90 €" no aclara si la pantalla es original, si lleva mano de obra, si hay garantía ni cuánto tarda.
• Se empieza a trabajar antes de la respuesta. Por adelantar. Luego el cliente dice que no y el trabajo ya está medio hecho.
• Aparece algo nuevo y se decide solo. El técnico ve que el conector también está mal, lo cambia porque "era lo lógico" y lo cobra. El cliente no lo había pedido.
• El cobro se hace sin ticket. Sin un papel o un correo con el desglose, la cifra final es discutible al minuto siguiente de pagar.

Cada uno de estos cinco puntos tiene una solución concreta, y ninguna cuesta más de dos minutos por reparación.

1. El presupuesto, por escrito y con lo que incluye

Un presupuesto útil cabe en diez líneas, pero esas diez líneas tienen que estar. Esto es lo mínimo:

• Referencia del trabajo y del objeto: número de ficha, modelo e IMEI, matrícula o número de serie, para que no haya duda de qué estás presupuestando.
• Diagnóstico en una frase: qué tiene y por qué.
• Desglose: piezas por un lado (con calidad: original, compatible, reacondicionada) y mano de obra por otro. Si cobras el diagnóstico, dilo aquí y di si se descuenta al aceptar.
• Total con IVA. Es la cifra que el cliente va a recordar; que sea la que va a pagar.
• Plazo estimado y validez del presupuesto (quince días es una cifra razonable: las piezas cambian de precio).
• Garantía de la reparación: cuánto tiempo y qué cubre.
• Qué pasa si no lo acepta: si se cobra el diagnóstico, si se devuelve el objeto montado o desmontado, y cuántos días tiene para recogerlo.

Enviado por correo o por mensaje, no leído por teléfono. Un presupuesto que el cliente puede releer es un presupuesto que no se discute.

2. Aprobación antes de tocar nada, y que quede constancia

La regla es simple: no se abre, no se pide pieza y no se empieza hasta que el cliente ha dicho que sí de una forma que puedas enseñar después. Vale un "acepto" por correo, un mensaje de WhatsApp, una firma en el resguardo o un botón en un enlace. No vale "me lo dijo por teléfono".

Para que la espera no te bloquee el taller:

1. Pon fecha límite a la respuesta. Si en tres días no ha contestado, un recordatorio corto: "Sigue sin aceptarse el presupuesto de tu móvil; cuando esté aceptado lo ponemos en cola".
2. No lo persigas más de dos veces. A la tercera, el trabajo pasa a "sin respuesta" y el objeto entra en el plazo de recogida que marca tu resguardo.
3. Si acepta, cambia el estado en ese momento. Aprobado significa que puedes pedir la pieza y que el técnico puede empezar. Nada más.

En una reparación de 40 € el cliente acepta en minutos; en un embrague de 700 € puede tardar días y consultar con alguien. Las dos esperas son normales; lo que no es normal es empezar sin saber.

Cuando aparece algo nuevo a mitad

Pasa en una de cada cinco reparaciones: abres y encuentras otra avería, o la pieza llega y no es la que hacía falta. Lo que no puedes hacer es decidir por el cliente. El método:

• Para. Con lo nuevo a la vista, sin seguir.
• Avisa con dos opciones y precios. "Hemos visto que el conector de carga también está dañado. Cambiarlo son 35 € más. ¿Lo cambiamos (total 125 €) o seguimos solo con la pantalla (90 €)?"
• Espera la respuesta como si fuera un presupuesto nuevo. Porque lo es.
• Apúntalo en la ficha. Fecha, qué se avisó y qué se respondió.

Si el cliente dice que no, haces lo acordado y anotas que lo nuevo quedó sin reparar: te evita que vuelva a la semana diciendo que "se lo has roto tú". Si dice que sí, el presupuesto aceptado pasa a ser el nuevo, con constancia igual que el primero.

3. Cobrar: señal al dejar, resto al entregar, ticket siempre

En la mayoría de talleres se cobra al entregar, y está bien, con dos matices:

• Una señal cuando la pieza es cara o específica. Si vas a pedir una pantalla de 200 € para un modelo poco común, una señal del 30 % al aceptar el presupuesto es razonable y se descuenta del total. En trabajos a medida (una sastrería, una pieza encargada) es lo habitual.
• El importe del presupuesto aceptado es el importe que se cobra. Si hubo cambios, son los cambios aceptados. Ninguna otra cifra.
• Ticket con desglose, por correo o impreso. Piezas, mano de obra, IVA, forma de pago y la garantía. Es lo que el cliente enseña si vuelve con un problema y lo que tú enseñas si reclama.

Cobrar en efectivo, tarjeta o Bizum da igual; lo que no da igual es que quede registrado a nombre de quién lo cobró y de qué trabajo.

Qué hace Glam Studio Cloud

En las plantillas de taller escribes el presupuesto en la ficha de la reparación y se envía por correo; el cliente lo abre desde su enlace y lo acepta con un botón, y el trabajo pasa solo a aprobado con la fecha y la hora de la aceptación guardadas. Si lo rechaza, lo ves en el tablero sin llamar. Cuando terminas, le llega el aviso de listo con el importe, y para avisar por WhatsApp tienes el enlace preparado en la ficha. Al entregar cobras con el importe del presupuesto ya puesto, eliges el método de pago, el cobro queda a nombre del técnico y el ticket sale por correo. En las plantillas que lo llevan activado, la señal se cobra por Stripe y se descuenta al final.

Preguntas

¿Puedo cobrar el diagnóstico si el cliente no acepta?

Puedes, si lo avisaste antes de empezar a mirar el objeto y consta en el resguardo. Si no lo avisaste, cobrarlo después es exactamente el tipo de sorpresa que esta guía intenta evitar.

¿Y si el cliente acepta de palabra y tiene prisa?

Mándale el presupuesto por correo o mensaje en ese momento y pídele que conteste "acepto" antes de que salga por la puerta. Son treinta segundos y es la única prueba que vas a tener.

¿Qué validez tiene un presupuesto?

La que tú pongas por escrito. Si no pones ninguna, el cliente puede volver dos meses después reclamando el mismo precio; quince o treinta días es lo habitual.

¿Hay que dar presupuesto por escrito siempre?

En talleres de vehículos la norma lo exige salvo que el cliente renuncie por escrito; en otros sectores la referencia es la norma de consumo de tu comunidad autónoma y tu gestor. Como práctica, siempre: es lo que te protege a ti.

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