Cómo digitalizar un taller creativo: horario, plazas y cobros

Un taller creativo tiene el problema contrario al de un gimnasio: muy pocas plazas por sesión. Seis tornos, ocho mesas de acuarela, cuatro máquinas de coser. Con aforos así, una reserva de más es una persona sin sitio en la puerta, y una de menos es un torno parado que ya ha costado arcilla, cocción y la tarde del monitor. A eso se suman las piezas que vuelven del horno y hay que esmaltar en otra sesión, la tarjeta regalo que alguien compró en diciembre y canjea en abril, y el bono de ocho talleres apuntado en una ficha de cartón. Esta guía va de ordenar todo eso: cómo montar el calendario de talleres, abrir la reserva de plaza online, cobrar bonos, señales y kits, y qué hacer cuando un taller se llena o hay que suspenderlo.

Qué cambia al digitalizar

• El aforo real manda. Seis plazas en torno son seis; la séptima persona se apunta a la lista de espera y recibe aviso si alguien cancela.
• El alumno reserva solo, de noche y desde el móvil, para él y para quien le acompañe.
• La señal protege los materiales: cobrada al reservar, se descuenta sola al cobrar.
• El bono de talleres se descuenta al marcar la asistencia, y la tarjeta regalo vive en el catálogo con su precio.
• Cada monitor ve sus talleres y sus cobros, y tú ves el taller entero.

1. Calendario, reglas y catálogo

Un taller creativo mezcla talleres fijos (la cerámica de los lunes, la costura de los martes) y talleres puntuales (un sábado de restauración). Los fijos se guardan como reglas semanales con su día, su hora, su monitor y su aforo, y el calendario de las próximas semanas se genera solo; los puntuales se crean a mano en su fecha. El catálogo de inicio trae catorce talleres y extras con foto y precio orientativo, en cinco categorías:

• Cerámica: iniciación (120 minutos, 25 €, con cocción incluida), torno de alfarero (120 minutos, 30 €, en grupos de seis) y esmaltado de piezas (90 minutos, 20 €) para las piezas de talleres anteriores antes de la segunda cocción.
• Pintura y dibujo: acuarela (120 minutos, 22 €), dibujo del natural (120 minutos, 20 €) y pintura acrílica (150 minutos, 25 €, con lienzo y pinturas).
• Costura y textil: costura básica (22 €), bordado (20 €) y tejer a dos agujas (20 €), todos de dos horas.
• Madera y restauración: restauración de muebles y talla de madera, tres horas y 30 € cada uno.
• Materiales y extras: taller infantil (90 minutos, 15 €, de 6 a 12 años), kit de material para casa (10 €) y tarjeta regalo (desde 25 €).

El aforo lo marca la herramienta, no la sala: seis tornos son seis plazas aunque quepan diez personas de pie. Cada monitor se da de alta como persona del equipo con su especialidad ("Inés, cerámica") y va en sus talleres. Y el esmaltado merece su propia regla, con menos plazas y más corta, porque solo pueden venir quienes ya tienen piezas cocidas.

2. Reservas de plaza online

Abre todos los talleres a la reserva online: es el negocio donde más se reserva de noche, después de ver una foto. El alumno elige taller y día en tu web, ve las plazas que quedan y reserva una o dos (en Ajustes fijas el máximo por persona; para el torno conviene dos, para la acuarela cuatro). Recibe la confirmación por correo, el recordatorio el día antes y, si lo marca, por WhatsApp, con el enlace para cancelar.

Para los talleres de materiales caros o de tres horas, pide una señal al reservar: 10 € sobre un taller de 30 € bastan para que quien reserva venga, y se descuentan solos del cobro final. Para la acuarela de 22 € probablemente no compense.

El taller infantil es un caso aparte en esta plantilla: la reserva la hace la persona adulta a su nombre y la plantilla no lleva el módulo de menores, así que los datos del niño, las alergias y quién lo recoge los pides en una hoja de autorización el primer día. Qué debe llevar esa hoja y qué pide la LOPIVI a tu equipo está en la guía de menores en clases y actividades.

3. Bonos, señales, tarjeta regalo y cierre de caja

En un taller creativo conviven cuatro formas de cobrar, y todas salen de Cobrar con su ticket por correo:

1. Taller suelto, al llegar o al reservar con señal; el kit de material se añade al mismo ticket.
2. Bono de cuatro u ocho talleres (por ejemplo, ocho por 160 €, válido seis meses). Queda en la ficha del alumno y, al marcar la asistencia, se descuenta un uso. Puedes limitarlo a una categoría (solo cerámica) o dejarlo valer para todo.
3. Tarjeta regalo, un servicio del catálogo con precio "desde": se cobra a quien regala y, cuando la persona que la recibe elige taller y fecha, lo anotas en su ficha. No hay canje automático: es un cobro y una nota.
4. Señal cobrada al reservar, que se descuenta del cobro final y se devuelve si cancelan con antelación.

No existe cobro mensual automático: si tienes alumnos fijos que pagan "el mes de cerámica", lo vendes a mano como abono con fecha de fin cada mes. El cierre de caja del día separa efectivo y tarjeta; las ventas del trimestre se descargan para la gestoría, y las estadísticas se ven por monitor o del taller entero. Caducidades y bonos de prueba, en la guía de bonos, abonos y mensualidades.

4. Alumnos, recordatorios, lista de espera y suspender un taller

La ficha del alumno guarda sus reservas, sus bonos y, si lo anotas, las piezas que tiene pendientes de esmaltar. Cuando el torno del lunes se llena, el siguiente alumno se apunta a la lista de espera; si alguien cancela, la plaza se le ofrece por correo durante tres horas (o hasta que empiece el taller) y, si no la acepta, pasa al siguiente. Un taller de seis plazas con cuatro personas en lista de espera es la mejor señal de que toca abrir un segundo grupo.

Si tienes que suspender un taller (el horno averiado, el monitor de baja), lo cancelas desde la agenda con el motivo y se avisa por correo a todos los apuntados; las señales las devuelves desde cada reserva y la lista de espera de ese taller se cierra. Reglas, aforo y plazas por persona en detalle: clases con plazas y horario fijo.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de talleres creativos

La plantilla de talleres creativos lleva calendario de talleres con aforo y monitor, reservas online con recordatorio por correo y WhatsApp opcional y cancelación desde el enlace, señal al reservar, lista de espera, bonos vendidos desde Cobrar, catálogo con fotos (tarjeta regalo y kits incluidos), cobros con reparto por monitor, cierre de caja, tickets por correo, estadísticas y copia descargable. Los catorce talleres y extras del catálogo de inicio vienen puestos.

Errores frecuentes

• Aforo por sala en vez de por herramienta. Si hay seis tornos, el taller de torno tiene seis plazas, aunque la sala sea grande.
• Mezclar esmaltado con iniciación. Son talleres distintos con públicos distintos; el esmaltado solo lo reservan quienes tienen piezas cocidas.
• Tarjeta regalo sin caducidad en el ticket. Pon una (doce meses es lo habitual) y escríbela.
• No pedir señal en los talleres de tres horas. Una plaza vacía de restauración es media tarde de monitor perdida.
• Olvidar marcar la asistencia. Sin pasar lista, el bono no se descuenta y la ocupación que ves en las estadísticas no es la real.

La demo de talleres creativos está abierta sin cuenta, con el calendario y los talleres de ejemplo. Para montar el tuyo, siete días gratis con la plantilla de talleres creativos, sin tarjeta; la página de la plantilla tiene el detalle de cada función.