Menores en clases y actividades: autorizaciones, datos y LOPIVI

Si en tu centro hay menores (una escuela infantil, una ludoteca, una academia, un taller infantil del sábado), guardas más información de la que crees y tienes obligaciones que no tiene un gimnasio de adultos. Una tarde con doce niños supone doce familias, doce teléfonos a los que llamar si pasa algo, cuatro o cinco alergias y al menos dos abuelos que recogen sin que nadie haya dicho que pueden. Esta guía cuenta qué autorización pedir, qué datos conviene guardar y para qué, qué pide la LOPIVI a quien trabaja con menores y cómo organizar la recogida. Es información, no asesoramiento: la obligación es del negocio y las dudas se resuelven con la norma y con tu gestor.

Qué dice la norma, en corto

• LOPIVI (Ley Orgánica 8/2021), de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia. Exige que quien trabaje habitualmente con menores acredite no tener antecedentes por delitos sexuales, pide protocolos de actuación en actividades deportivas y de ocio, y una figura responsable de protección en los centros que las organizan.
• Protección de datos (RGPD y LOPDGDD): los datos de un menor se tratan con el consentimiento de quien ejerce la patria potestad o tutela (la LOPDGDD fija en 14 años la edad a partir de la que el menor consiente por sí mismo); los datos de salud, como las alergias, son de categoría especial y solo se guardan con una finalidad concreta.
• Deber de comunicación: cualquier persona que trabaja con menores y detecta indicios de violencia está obligada a comunicarlo a las autoridades. No es opcional ni depende del cargo.
• Las comunidades autónomas añaden requisitos propios en escuelas infantiles y actividades de ocio (ratios, titulaciones, licencias). No sustituyen a lo anterior; se suman.

1. La autorización de la persona adulta responsable

Ningún menor debería quedarse en tu centro sin que una persona adulta responsable haya firmado que lo autoriza y que le ha dado sus datos. No hace falta un contrato: una hoja clara, una vez por curso o por actividad, con estos puntos:

1. Quién autoriza: nombre, DNI, parentesco y teléfono de la persona responsable.
2. A qué autoriza: la actividad concreta y sus fechas, o el curso completo.
3. Quién puede recoger: una lista con nombre y DNI. Si alguien que no está en ella aparece un día, hay que llamar antes de entregar al menor.
4. Datos de salud relevantes: alergias, medicación, lo que el monitor necesita saber. Y una casilla que diga que se recogen para atender al menor durante la actividad.
5. Imágenes: una casilla aparte, y nunca marcada por defecto, para fotos o vídeos. Autorizar la actividad no es autorizar la foto en redes.

Autorizo a mi hijo/a a participar en la actividad indicada. Declaro que los datos de contacto, salud y recogida son correctos y los facilito para que el centro pueda atenderle. Las personas autorizadas a recogerle son las que figuran en esta hoja.

Guarda la hoja firmada (en papel o escaneada) durante la actividad y el tiempo que marque tu política de conservación, y revisa cada curso quién puede recoger: las familias cambian.

2. Qué datos guardar y para qué

Cuanto menos guardes, menos tienes que proteger. Lo que de verdad hace falta durante una clase o una tarde de juego cabe en una ficha corta:

Dato	Para qué sirve
Nombre y edad del menor	Agrupar por edad y dirigirse a él
Persona responsable y teléfono	Avisar si pasa algo o si nadie viene a recoger
Alergias e intolerancias	Merienda, materiales, botiquín
Medicación o condición que el monitor deba conocer	Actuar bien en una urgencia
Personas autorizadas a recoger	Entregar al menor con seguridad

Lo que no hace falta: fotocopias del libro de familia, informes médicos completos, datos del otro progenitor "por si acaso". Un dato que no sirve para atender al menor en tu actividad es un dato que no tienes por qué pedir. Y lo que guardes tiene que estar en un sitio ordenado por familia, con acceso solo para quien lo necesita, no en un grupo de mensajería ni en fotos del móvil de un monitor.

3. LOPIVI: certificado, protocolo y persona responsable

Tres cosas concretas que la ley pide a un centro que trabaja con menores:

• Certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales y de Trata de Seres Humanos de todas las personas que trabajan con menores, también monitores a tiempo parcial, voluntarios y personal en prácticas. Se pide gratis en la sede electrónica del Ministerio de Justicia, y conviene renovarlo al menos una vez al año y al incorporar a alguien nuevo. Guarda el justificante de cada persona: es lo que te pedirán si hay una inspección.
• Protocolo de actuación frente a la violencia: un documento breve que diga qué hace tu equipo si detecta indicios (a quién avisa dentro, cómo se comunica fuera, cómo se protege al menor mientras tanto). Que esté escrito y que el equipo lo haya leído importa más que su extensión.
• Persona delegada de protección, en centros deportivos y de ocio: alguien con nombre a quien el equipo y las familias puedan acudir. Suele ser quien dirige el centro o un monitor con formación.

Si no sabes por dónde empezar, el orden es este: certificados de todo el equipo esta semana, protocolo de una página este mes, persona responsable nombrada y comunicada a las familias.

Qué hace Glam Studio Cloud

Las plantillas con menores (escuela infantil, ludoteca, academia y talleres creativos, entre otras) llevan el módulo de menores. Antes de activarlo, declaras que todas las personas de tu equipo que trabajan con menores tienen el certificado negativo que exige la LOPIVI; la declaración queda guardada con la fecha y la versión del texto. Con el módulo activo, cada familia tiene su ficha y, dentro, a sus hijos con edad, alergias y persona responsable; al reservar online, la familia indica el nombre y la edad del menor y acepta la política de privacidad, y ese dato llega contigo en la reserva.

La app pide la declaración y guarda el dato; no sustituye ni al certificado, ni al protocolo, ni a la hoja de autorización firmada. La responsabilidad del cumplimiento sigue siendo del negocio, como marca la norma.

Errores frecuentes

• Pedir el certificado solo al personal fijo. La ley no distingue entre contrato, prácticas o voluntariado: lo pide a cualquiera con contacto habitual con menores.
• Entregar al menor a quien viene a buscarlo. Si no está en la lista de recogida, se llama a la persona responsable antes. Siempre.
• Guardar las alergias en un grupo de mensajería. Son datos de salud; van en la ficha, con acceso limitado, y se borran cuando la familia deja el centro.
• Una sola casilla para todo. Actividad, datos de salud e imágenes se autorizan por separado; la de imágenes, nunca marcada de antemano.
• Tener el protocolo y que nadie lo conozca. Un protocolo que el equipo no ha leído es un papel. Diez minutos en la reunión de inicio de curso bastan.

Si quieres ver cómo quedan las fichas de familia con sus menores, la demo de la ludoteca está abierta sin crear cuenta, y puedes empezar con siete días gratis con la plantilla de ludoteca, sin tarjeta.