Bonos, abonos y mensualidades: cómo cobrar clases y actividades

En un gimnasio, un estudio de yoga, una academia o una ludoteca casi nadie paga clase a clase. Lo habitual es un bono de cinco o diez usos o un abono mensual, y ahí empieza el lío: una tarjeta de cartón con sellos, un cuaderno con nombres y cruces, y a final de mes la duda de si a Lucía le quedan dos clases o tres. Con cuarenta socios y tres tipos de bono, la libreta deja de ser fiable en semanas. Esta guía compara las tres formas de cobrar, explica cómo descontar los usos sin equivocarte, qué caducidad poner, para qué sirve un bono de prueba y cómo cobrar al reservar o en el local sin perder el ticket.

Tres formas de cobrar una clase

Cada fórmula tiene su sitio, y muchos centros combinan las tres.

	Clase suelta	Bono de usos	Abono mensual
Qué paga la persona	Una clase, al venir	5, 10 o 20 clases por adelantado	Un mes de clases, con o sin límite
Precio por clase	El más alto	Entre un 10 % y un 20 % menos	El más bajo si viene a menudo
Para quién	Quien prueba o viene poco	Quien viene una o dos veces por semana	Quien viene tres o más veces por semana
Riesgo para el centro	Plantones sin coste	Bonos eternos sin caducidad	Bajas a mitad de mes y cobros olvidados
Qué hay que controlar	Nada	Usos restantes y fecha de fin	Fecha de fin y renovación

La regla práctica: la clase suelta debe ser claramente más cara que la clase dentro del bono (si una clase suelta cuesta 12 €, el bono de diez entre 95 € y 110 €), y el abono tiene que compensar a partir de la tercera clase semanal. Si las tres opciones cuestan casi lo mismo, nadie entiende por qué debería comprometerse.

1. Descontar usos sin libreta

El error clásico es descontar el uso al reservar. Si la persona reserva y no viene, el centro tiene que decidir a mano si se lo cobra, y acaba perdonándolo por evitar la discusión. Lo limpio es que el uso se descuente al marcar la asistencia, y que la política diga qué pasa si no viene:

1. Cada bono tiene un número de usos y un titular. Un bono no se comparte entre dos personas salvo que lo decidas tú; si lo permites, dilo por escrito.
2. Al pasar lista se descuenta un uso por plaza ocupada. Quien vino con una amiga y reservó dos plazas gasta dos usos.
3. Quien cancela fuera de plazo gasta el uso igual. Es la única forma de que las plazas reservadas sean plazas reales. Escríbelo junto al botón de reservar y repítelo en el recordatorio.
4. Cuando quedan dos usos, se avisa. No esperes a que llegue a la clase con el bono agotado y sin dinero encima.

Un abono "ilimitado" no descuenta nada, pero sí conviene pasar lista: la asistencia real es el dato que te dice si ese abono está bien de precio.

2. Caducidad y bonos de prueba

Un bono sin caducidad es una deuda que no sabes cuándo vas a tener que pagar con plazas. Lo razonable es que un bono de diez clases caduque entre dos y cuatro meses después de la compra: tiempo de sobra para quien viene una vez por semana, y un freno para el bono que se compra en enero y aparece en octubre. Los bonos de cinco, entre uno y dos meses. Dilo al vender, ponlo en el ticket y guárdalo en la ficha, porque la discusión llegará siempre el día que caduque.

Con las caducidades conviene ser flexible en lo pequeño y firme en lo grande: alargar quince días por una lesión cuesta poco y se recuerda; devolver un bono entero caducado hace seis meses desmonta la norma para todos.

El bono de prueba es otra cosa: una o dos clases a precio reducido (o gratis) para quien nunca ha venido, con caducidad corta (dos semanas) y una sola vez por persona. Sirve para medir: si de cada diez pruebas se quedan tres o cuatro, la clase funciona; si se queda una, el problema no es el precio del bono.

3. Pago al reservar o en el local, y el ticket

Hay dos momentos para cobrar y ninguno es malo:

• En el local, al llegar o al terminar: la fórmula de siempre, con tarjeta, Bizum o efectivo. Es cómoda, pero deja el riesgo del plantón en el centro.
• Al reservar, con una señal: para talleres de material caro, partidas de escape room, visitas guiadas o cumpleaños, una señal de entre 5 € y 20 € por plaza filtra las reservas "por si acaso" y se descuenta del total al cobrar.

Sea cual sea el momento, cada cobro debe dejar un ticket con el nombre de la persona, el concepto (clase suelta, bono de diez, abono de octubre), el importe, la forma de pago y, si es un bono, los usos y la fecha de fin. Un ticket por correo vale más que uno en papel: no se pierde, y es la prueba que cierra cualquier duda meses después. Y si el bono queda en la ficha de la persona, el reparto de la caja al final del día y el trimestre para la gestoría salen solos.

Qué hace Glam Studio Cloud

En las plantillas de clases y actividades los bonos se venden desde Cobrar como una venta más: eliges el bono (por ejemplo "Bono 10 clases", 100 €, válido hasta el 15 de enero), la persona recibe su ticket por correo y el bono queda en su ficha con los usos que le quedan. Al marcar la asistencia en una clase, la app descuenta un uso por plaza; con un abono ilimitado no descuenta nada y solo mira la fecha de fin. Puedes limitar un bono a ciertos tipos de clase o dejarlo valer para todas. En las plantillas que lo permiten, puedes pedir una señal al reservar con Stripe, que se descuenta sola al cobrar.

Lo que la app no hace hoy es cobrar la mensualidad de forma automática cada mes: el abono se vende a mano (en el local o como venta con su ticket) y, si quieres que se repita, lo vendes de nuevo al vencer, con la ficha a la vista para saber a quién le toca. Si lo tuyo son domiciliaciones recurrentes, tenlo en cuenta antes de probar.

Preguntas frecuentes

¿Descuento el uso al reservar o al asistir?

Al asistir, y con la política de que una cancelación fuera de plazo gasta el uso igual. Así la reserva compromete, pero un imprevisto avisado con tiempo no castiga.

¿Qué caducidad pongo a un bono de diez?

Entre dos y cuatro meses, según lo que tarde una persona que viene una vez por semana en gastarlo. Y escríbela en el ticket.

¿Puedo vender un abono mensual aunque no haya cobro automático?

Sí. Lo vendes como abono con fecha de fin, y la ficha te dice cuándo caduca. Lo que no existe hoy es el cargo recurrente sin que nadie lo venda.

¿Conviene cobrar señal en clases normales?

Casi nunca. Para clases con bono, descontar el uso al no venir ya funciona; la señal es para actividades sueltas con plazas caras o materiales.

Monta tus bonos y pruébalos con tus propios precios: siete días gratis con la plantilla de gimnasio, sin tarjeta, o mira antes la demo del gimnasio y la del estudio de yoga sin crear cuenta.