Clases con plazas: horario fijo, aforo y lista de espera

Un estudio pequeño con doce clases a la semana y quince plazas por clase gestiona 180 plazas cada semana, y cada una puede reservarse, cancelarse o quedarse vacía. Si el control está en un grupo de WhatsApp o en una hoja pegada en recepción, lo normal es que el reformer del jueves tenga cinco plazas y nueve personas convencidas de que una es suya. Da igual que lo tuyo sean clases de yoga, grupos de una academia, turnos de una ludoteca, partidas de un escape room o visitas guiadas: el problema es el mismo y la forma de ordenarlo también. Esta guía explica cómo organizar un horario fijo con aforo, cómo repartir las plazas y qué hacer cuando una clase se llena, se cancela o alguien no aparece.

Por qué se descontrola un horario de clases

• Cada clase se crea a mano. Si el vinyasa del martes a las 19:00 se apunta semana a semana, un día se olvida y otro se duplica. Lo que se repite debería definirse una sola vez.
• El aforo está en la cabeza del profesor. Cuando nadie lo ha escrito, se acepta a la persona número dieciséis "por esta vez" y la clase deja de ser cómoda para todos.
• Las reservas llegan por canales distintos. Una por mensaje, otra en persona, otra por teléfono. Nadie sabe cuántas plazas quedan sin hacer una suma a las diez de la noche.
• Las bajas no se comunican. Quien no va no avisa, y quien querría ir no sabe que se ha liberado una plaza. El resultado es una clase llena en la lista y medio vacía en la sala.
• Cancelar una clase es una cadena de llamadas. Si el profesor se pone enfermo, avisar a quince personas una por una se come una tarde.

1. Define reglas semanales, no clases sueltas

Una regla es la descripción de una clase que se repite: tipo de clase, profesor o sala, día de la semana, hora de inicio, duración y aforo. Con una tabla de reglas, el horario de las próximas semanas se deduce solo, y únicamente las excepciones (un festivo, un taller especial, una clase extra) se tocan a mano.

1. Escribe el horario como lista de reglas. "Hatha, Marta, lunes 18:00, 60 minutos, 12 plazas" es una regla. Doce reglas describen la semana entera.
2. Pon fecha de inicio y, si hace falta, de fin. Un horario de verano puede empezar el 1 de julio y acabar el 31 de agosto sin que haya que borrar nada en septiembre.
3. Decide con cuánta antelación se puede reservar. Entre dos y seis semanas suele bastar: más margen crea reservas que luego nadie recuerda.
4. Revisa las reglas una vez al trimestre. Una clase que lleva ocho semanas por debajo de la mitad del aforo pide cambio de hora, no otra semana de paciencia.

2. Aforo por clase y plazas por persona

El aforo no es un número único del centro: depende del material y del espacio. Un reformer con cinco máquinas tiene cinco plazas; una clase de suelo en la misma sala, quince; una partida de escape room, un solo equipo. Fija el aforo en cada regla y respétalo, porque la plaza dieciséis "por esta vez" se convierte en costumbre.

Decide también cuántas plazas puede reservar una misma persona en una clase. En un estudio de yoga, una o dos (para venir con alguien). En un taller creativo o una visita guiada, hasta cuatro, porque se reserva en grupo. Si no pones límite, una sola reserva puede vaciar la clase para los demás y luego presentarse la mitad.

Cada clase tiene un número de plazas fijo. Puedes reservar hasta dos plazas por clase y cancelarlas sin coste hasta 12 horas antes; después, la plaza se descuenta igual.

Una política así, visible al reservar, resuelve la mayoría de las discusiones antes de que ocurran.

3. Lista de espera, cancelaciones y quien no viene

Lista de espera por plaza. Cuando una clase está llena, lo útil no es una lista en un papel sino un orden claro: quien se apunta primero recibe la primera plaza que se libere. Para que funcione, el aviso debe tener fecha de caducidad corta (dos o tres horas, o menos si la clase empieza antes); si la persona no responde, la plaza pasa a la siguiente. Sin caducidad, la plaza se queda bloqueada por alguien que ya no la quiere.

Cancelar una clase entera. Pasa: el profesor se pone enfermo, hay una avería, llueve en la visita guiada. Lo que importa es avisar a todos los apuntados a la vez, con el motivo y con qué pasa con su plaza o su bono (lo razonable es devolver el uso). Y la lista de espera de esa clase también debe vaciarse, para no ofrecer una plaza de una clase que ya no existe.

Quien reserva y no viene. Un plantón en una clase con aforo es peor que en una cita: la plaza la quería otra persona. Tres medidas, por orden:

1. Recordatorio el día antes con el enlace para cancelar. La mayoría de los plantones son olvidos, y cancelar en un clic libera la plaza a tiempo.
2. Descontar el uso del bono aunque no venga, si cancela fuera de plazo. Es la medida más eficaz en clases con bono, y la más aceptada si está escrita.
3. Mirar la ficha antes de discutir. Una persona que ha fallado tres de las últimas cinco clases no necesita un sermón: necesita que se le pida confirmar el día antes.

Qué hace Glam Studio Cloud

Las plantillas de clases y actividades trabajan con reglas de horario: guardas cada clase fija de la semana con su profesor o sala, su duración y su aforo, y la app genera las clases de las próximas semanas sola. En Ajustes fijas el aforo por defecto y el máximo de plazas que una persona puede reservar de una vez. Desde tu web, alumnos o participantes ven las plazas libres de cada clase y reservan la suya; reciben la confirmación y el recordatorio por correo, y por WhatsApp si lo marcan al reservar, con el enlace para cancelar.

Si una clase está llena, pueden apuntarse a la lista de espera con las plazas que necesitan. Al liberarse una, la app la ofrece por correo a la primera persona de la lista durante tres horas (o menos si la clase empieza antes) y, si no la acepta, pasa a la siguiente. Cuando cancelas una clase entera desde la agenda, escribes el motivo y se avisa por correo a todos los apuntados; la lista de espera de esa clase se cierra sola. Al marcar la asistencia ves quién vino y quién no, y las estadísticas te dan la ocupación real de cada clase.

Errores frecuentes

• Crear las clases a mano cada semana. Es la primera fuente de clases olvidadas y duplicadas. Si se repite, es una regla.
• Un aforo para todo el centro. Cada clase tiene el suyo según sala, material y profesor.
• Dejar que una persona reserve sin límite de plazas. Las reservas de grupo sin tope vacían la clase para los demás.
• Lista de espera sin caducidad del aviso. La plaza se queda bloqueada por alguien que ya ha hecho otros planes.
• Cancelar una clase y avisar solo a quien se acuerda uno. Siempre a todos los apuntados, a la vez y con motivo.

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