Cómo digitalizar una academia: horario, plazas y cobros

Una academia de barrio vive de grupos que se repiten cada semana: inglés de niños los lunes y miércoles a las 17:00, el B2 de los martes, matemáticas de 3.º de ESO los jueves, dibujo el sábado por la mañana. Con doce grupos y ocho plazas por grupo son casi cien alumnos, cada uno con su mensualidad, su matrícula, su libro y, en la mitad de los casos, una familia detrás que paga y pregunta. Lo habitual es un cuaderno por grupo, una hoja de cálculo con las mensualidades y la duda constante de si la familia Herrero pagó septiembre o solo la matrícula. Esta guía explica cómo pasar grupos, plazas, mensualidades y familias a una herramienta digital, y qué tener en cuenta cuando los alumnos son menores.

Qué cambia al digitalizar una academia

• Cada grupo es una regla, no doce apuntes. Inglés de niños, Clara, aula 1, lunes y miércoles 17:00, 60 minutos, 8 plazas. Las clases del trimestre se generan solas.
• Las plazas libres se ven desde fuera. Una familia entra en tu web, ve que en el grupo de inglés de niños de los lunes queda una plaza y la reserva sin llamar.
• La mensualidad se descuenta clase a clase. Una mensualidad de dos clases por semana son ocho créditos; cada asistencia gasta uno, y la ficha dice cuántos quedan.
• La familia tiene ficha, y dentro, sus hijos. Con edad, alergias y persona responsable, en un sitio ordenado y no en el móvil de un profesor.
• Matrícula y libro se cobran con ticket. Y dejan de perderse en el cuaderno.

1. Horario fijo, reglas y catálogo de la academia

El catálogo de una academia tiene cuatro bloques de clases y uno de cobros sueltos. Precios orientativos por clase:

• Idiomas: inglés para niños de 6 a 12 años, 60 minutos, 9 €; inglés para adultos por nivel, 10 €; francés, 10 €; alemán hasta el B1, 11 €.
• Refuerzo escolar: refuerzo de primaria en grupos de hasta seis, 60 minutos, 8 €; matemáticas de ESO por curso, 9 €; técnicas de estudio, curso corto, 9 €.
• Preparación de exámenes: B2 First, 90 minutos, 12 €; PAU para segundo de bachillerato, 90 minutos, 12 €. Duran más que una clase normal y la regla de horario debe reflejarlo.
• Música, arte e informática: dibujo y pintura, 90 minutos, 10 €; guitarra en grupo, 10 €; informática para mayores, 8 €.
• Matrícula y material: matrícula, 30 € una vez por curso, con prueba de nivel; libro y material del trimestre, 25 €.

Cada grupo se guarda como regla de horario con su profesor, su aula, su duración y su aforo. Un aforo por defecto de ocho plazas encaja con la mayoría de los grupos; el refuerzo de primaria baja a seis en su regla y una charla de técnicas de estudio puede subir a quince. Pon fecha de inicio y de fin a cada regla: el grupo de PAU empieza en octubre y acaba en mayo, y el intensivo de verano va de julio a agosto sin que haya que borrar nada. Con reservas a seis semanas vista, una familia puede apuntar al niño a todo el mes. El detalle de reglas y aforos está en organizar clases con plazas y horario fijo.

2. Reservas online para alumnos y familias, menores y lista de espera

Desde tu web, el alumno adulto (o la persona responsable del menor) elige el grupo y el día, ve las plazas libres y reserva. Recibe la confirmación por correo y, si lo marcó, por WhatsApp; el día antes, el recordatorio con el enlace para cancelar, que en grupos de niños recibe la persona responsable. Decisiones propias de una academia:

1. Dos plazas por reserva. Es el caso de los hermanos en el mismo grupo de inglés. Más de dos casi nunca tiene sentido en un aula de ocho.
2. Menores con declaración. Si en tu academia hay alumnos menores de edad, activa el módulo de menores. Antes de activarlo, declaras que las personas de tu equipo que trabajan con menores tienen el certificado negativo que exige la LOPIVI; la declaración queda guardada con fecha. Con el módulo activo, cada familia tiene su ficha y, dentro, a sus hijos con edad, alergias y persona responsable; al reservar online, la familia indica el nombre y la edad del menor. La app pide la declaración y guarda el dato; la responsabilidad del cumplimiento sigue siendo de la academia. Qué autorización pedir y qué datos guardar, en menores en clases y actividades.
3. Cancelación hasta la víspera. En grupos fijos, cancelar el mismo día rara vez libera una plaza útil, pero sí deja claro quién no va a venir.

Cuando el inglés de niños de los lunes está lleno, la familia se apunta a la lista de espera; si otra familia deja la plaza, se le ofrece por correo durante tres horas y, si no la acepta, pasa a la siguiente. Es la forma ordenada de llenar un grupo en septiembre. Si el profesor de francés está de baja, cancelas la clase desde la agenda con el motivo y todos los apuntados reciben el aviso; los créditos descontados vuelven a la mensualidad. Y las estadísticas te dicen qué grupos están al completo y cuáles llevan un trimestre a la mitad: ahí decides si abres un segundo grupo de B2 o fusionas los dos de francés.

3. Mensualidades, bonos, matrícula, tickets y cierre de caja

En una academia el cobro habitual es la mensualidad, y conviene convertirla en créditos para que se descuente clase a clase:

• Mensualidad de 1 clase por semana, 36 €, 4 créditos, 31 días.
• Mensualidad de 2 clases por semana, 64 €, 8 créditos, 31 días. La clase sale a 8 € en vez de 9 € o 10 €.
• Bono de 10 clases, 90 €, válido 90 días. Para quien viene a técnicas de estudio o a informática sin compromiso mensual.

La mensualidad se vende desde Cobrar como una venta más, con tarjeta, Bizum o efectivo, y queda en la ficha del alumno o de la familia. Al pasar lista, cada asistencia descuenta un crédito; si el alumno falta sin avisar, también, y así la mensualidad corresponde a plazas reales. La matrícula de 30 € y el libro de 25 € se cobran como servicios del catálogo, con su ticket por correo, el mismo día que la primera mensualidad.

Lo que no existe hoy es el cargo automático cada mes: la mensualidad de noviembre la vendes a principios de noviembre, con la ficha a la vista para saber a quién le ha vencido la de octubre. Si trabajas con domiciliaciones, tenlo en cuenta. El cierre de caja del día reparte lo cobrado por forma de pago y por profesor, y el trimestre se descarga para la gestoría. Más sobre precios y caducidades en bonos, abonos y mensualidades.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de academia

La plantilla de academia llega con las catorce clases y extras de arriba, cada uno con foto y precio orientativo, y con las dos mensualidades y el bono de diez listos para ajustar. Defines cada grupo como regla con profesor, aula, duración, aforo y fechas de inicio y fin, y la app genera las clases de las próximas seis semanas. Alumnos y familias reservan plaza desde tu web, reciben confirmación y recordatorio por correo (y por WhatsApp si lo marcan), cancelan desde el enlace y se apuntan a la lista de espera. Con el módulo de menores activo, la familia tiene su ficha con sus hijos y la declaración LOPIVI queda guardada. Mensualidades, matrícula y libro se cobran desde Cobrar con ticket por correo; el cierre de caja se imprime al cerrar, las estadísticas muestran la ocupación de cada grupo y la copia de seguridad se descarga con un toque.

Errores frecuentes

• Mensualidad sin créditos. Si no se descuenta por clase, no sabes si el alumno vino a cuatro u ocho, y la ocupación real del grupo es un misterio.
• Grupos sin fecha de fin. El de PAU acaba en mayo; si la regla no lo sabe, en junio tienes clases fantasma en el horario.
• Las alergias en el grupo de WhatsApp del profesor. Son datos de salud de un menor: van en la ficha de la familia, con acceso limitado.
• Cobrar la matrícula "cuando venga". Se cobra el primer día, con ticket, junto a la primera mensualidad.
• Esperar a que la cuota se cobre sola. No existe el cargo automático: cada mes se vende con la ficha delante.

Puedes montar tus grupos y tus mensualidades antes de que empiece el curso: siete días gratis con la plantilla de academia, sin tarjeta, o antes mira la demo de la academia, abierta sin crear cuenta.