Cómo digitalizar un escape room: partidas, plazas y cobros

Un escape room con tres salas no vende clases ni bonos: vende horas de partida. El Legado a las 18:00 y a las 20:00, Manicomio a las 21:30, Pirata los sábados desde las 10:00 para familias. Cada partida es un equipo de dos a seis jugadores que ocupa la sala entera durante una hora, y el viernes por la noche todo encaja o no encaja: una reserva "para seis, creo" que aparece con nueve, un cumpleaños que se alarga y pisa la partida siguiente, y un equipo que reservó por mensaje y no se presenta con la sala de terror vacía a las 21:30. Esta guía explica cómo poner las partidas de cada sala en un horario digital, cómo cobrar una señal por equipo que filtre las reservas de "por si acaso" y cómo cerrar la caja con packs, picoteo y fotos sin perder un ticket.

Qué cambia al digitalizar un escape room

• Cada sala tiene sus horas de partida. El Legado, Manicomio y Pirata son recursos con su propio horario; una partida reservada deja esa sala ocupada y nada más.
• El equipo dice cuántos son al reservar. De dos a seis jugadores, con el precio por jugador calculado delante. Se acaban los "para seis, creo".
• La señal compromete. Una señal por equipo al reservar, que se descuenta al cobrar la partida y se devuelve si cancelan con antelación.
• Los packs reservan el tiempo que ocupan. Un cumpleaños son dos horas (partida más sala de celebración), no una. El horario lo sabe y no mete otra partida detrás.
• La noche cierra con la caja cuadrada. Partidas, packs, picoteo y fotos, cada cobro con su ticket y su forma de pago.

1. Horario de partidas, reglas y catálogo de salas

En un escape room, el "profesor" de la plantilla es la sala: cada una es un recurso con nombre y con su horario. El catálogo se divide en salas, packs y extras. Precios orientativos:

• Sala El Legado (misterio), 60 minutos, 18 € por jugador, de 2 a 6 jugadores.
• Sala Manicomio (terror), 60 minutos, 20 € por jugador, para mayores de 16 años.
• Sala Pirata (aventura), 60 minutos, 15 € por jugador, apta para familias con niños desde 8 años.
• Sala infantil, 45 minutos, 12 € por jugador, con monitor dentro, para grupos de 6 a 12 años.
• Pack cumpleaños, 120 minutos, 20 € por jugador: partida, sala de celebración una hora y tarta. Team building para empresas, 150 minutos, 30 € por jugador, con dos partidas en paralelo. Sala privada completa, 60 minutos, 90 € precio cerrado.
• Extras: foto de equipo impresa, 5 €; bebidas y picoteo, 8 € por jugador; vale regalo para dos, 36 €.

Cada hora de partida se guarda como regla: "El Legado, viernes y sábado 18:00, 60 minutos, 6 plazas". Entre partida y partida deja el margen real para resetear la sala: si el reseteo son quince minutos, las horas van a las 18:00, 19:15 y 20:30, no a en punto. Los packs tienen su propia duración, así que un cumpleaños a las 17:00 bloquea la sala y la de celebración hasta las 19:00. Las reservas se abren a cuatro semanas vista, que es lo que planifica una despedida o una empresa. Detalle de reglas y aforos en organizar clases con plazas y horario fijo.

2. Reservas por equipo con señal, recordatorios y lista de espera

El equipo entra en tu web, elige sala, día y hora, indica cuántos jugadores son y reserva. Ve el total antes de confirmar (cuatro jugadores en Manicomio, 80 €) y recibe la confirmación por correo, y por WhatsApp si lo marca; el día antes, el recordatorio con el enlace para cancelar o cambiar de hora. Decisiones propias de un escape room:

1. Un equipo por partida, hasta seis plazas por reserva. Como una partida es un solo equipo, el aforo de la sala (seis) y el máximo de plazas por reserva coinciden: el primer equipo que reserva se queda la hora entera.
2. Señal por equipo al reservar. Una señal de 20 € por reserva, cobrada con Stripe en el momento, filtra las reservas que luego no aparecen. Se descuenta sola del total al cobrar la partida y se devuelve si cancelan dentro del plazo. Puedes combinarla con una cuota de cancelación para quien cancela fuera de plazo.
3. Plazo de cancelación de 24 horas. Una sala vacía un sábado a las 20:00 no se recupera; con un día de margen, la lista de espera la rellena.

Reservamos la sala entera para tu equipo. La señal de 20 € se descuenta del total al llegar y se devuelve si cancelas con más de 24 horas de antelación.

La ficha de cada persona que reserva guarda sus partidas, las salas que ya ha jugado (nadie quiere repetir El Legado por error), sus packs y lo pagado. Cuando Manicomio el sábado a las 21:30 está reservada, otro equipo se apunta a la lista de espera con sus seis plazas; si el primero cancela, la hora se le ofrece por correo durante tres horas (o menos si la partida está cerca) y, si no responde, pasa al siguiente. Si un mecanismo de la sala se rompe a mediodía, cancelas las partidas de esa sala desde la agenda con el motivo, cada equipo recibe su aviso y la señal se devuelve. En esta plantilla no hay módulo de menores: la reserva la hace una persona adulta, y las autorizaciones para la sala infantil o para menores de 16 en Manicomio siguen siendo tu hoja de siempre, según tu propia política.

3. Packs, extras, vale regalo, tickets y cierre de caja

Un escape room no funciona con bonos ni mensualidades, así que aquí no hay créditos que descontar: cada partida se cobra entera, con la señal ya restada. Lo que sí hay son packs y extras que se suman al cobrar:

• El pack fija el precio por jugador y la duración. Un cumpleaños de ocho niños a 20 € son 160 €, con la sala de celebración incluida en las dos horas reservadas.
• Los extras se añaden en Cobrar. La foto impresa de 5 €, el picoteo a 8 € por jugador o un segundo refresco se suman al ticket de la partida sin crear otra venta.
• El vale regalo para dos, 36 €, se cobra el día que se compra y la partida se reserva cuando quien lo recibe elige sala y fecha.

Cada cobro deja un ticket por correo con la sala, la hora, los jugadores, la señal descontada y la forma de pago. Al acabar la noche, el cierre de caja reparte lo cobrado por forma de pago y por sala, y el trimestre se descarga para la gestoría. Las estadísticas te dicen si Pirata se llena los sábados por la mañana y Manicomio solo los viernes: ahí decides si abres otra hora o cambias el precio de la tarde del martes.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de escape room

La plantilla de escape room llega con las cuatro salas, los cinco packs y los tres extras de arriba, cada uno con foto y precio orientativo por jugador. Das de alta tus salas como recursos, defines las horas de partida de cada una con su duración y sus plazas, y la app genera las cuatro semanas siguientes. Los equipos reservan desde tu web diciendo cuántos son, pagan la señal con Stripe, reciben confirmación y recordatorio por correo (y por WhatsApp si lo marcan), cancelan desde el enlace y se apuntan a la lista de espera. Al cobrar la partida, la señal se descuenta sola y los extras se suman al ticket, que llega por correo; el cierre de caja se imprime al acabar la noche, las estadísticas muestran la ocupación por sala y franja y la copia de seguridad se descarga con un toque. Lo que no tiene esta plantilla: bonos de partidas ni módulo de menores.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar la partida entera al reservar?

Lo que se cobra al reservar es la señal por equipo; el resto se cobra al llegar, con los extras. Si prefieres una señal alta, ponla: la cifra la decides tú.

¿Qué pasa si vienen más jugadores de los reservados?

El cobro final se hace por jugador real desde Cobrar, así que cuatro reservados y seis presentes se cobran como seis. El aforo de la sala sigue siendo el tope.

¿Sirve para un team building con dos salas a la vez?

Sí. El pack de empresa dura 150 minutos y reserva las dos salas que elijas en paralelo; los dos equipos aparecen en la misma reserva, con el precio por jugador.

¿Y el vale regalo?

Se cobra como un servicio más el día de la compra, con ticket por correo, y la partida se reserva cuando la persona elige sala y fecha.

Puedes montar las horas de tus salas en una tarde: siete días gratis con la plantilla de escape room, sin tarjeta, o antes mira la demo del escape room, abierta sin crear cuenta.