Cómo digitalizar una autoescuela: horario, plazas y cobros

Una autoescuela tiene dos ritmos distintos y un solo mostrador. La teórica de las 19:00 es una clase con veinte plazas que se llena en época de exámenes; las prácticas son otra cosa: Paco con el coche 1 da ocho al día, una detrás de otra, y cada alumno quiere la suya a la hora que sale del trabajo. Con tres profesores y dos coches, la agenda de prácticas en una libreta de anillas significa que el alumno llama, la persona del mostrador pasa páginas, y el martes a las 17:00 aparecen dos alumnos para el mismo coche. Esta guía explica cómo poner teóricas y prácticas en el mismo horario digital, cómo dejar que el alumno reserve su práctica desde el móvil y cómo llevar los bonos de prácticas sin contar rayas en una ficha de cartón.

Qué cambia al digitalizar una autoescuela

• La teórica es una clase con plazas; la práctica, una clase de una plaza. Las dos conviven en el mismo horario, cada una con su profesor y, en las prácticas, su coche.
• El alumno reserva su práctica solo. Ve las horas libres de su profesor y coge la que le encaja. El mostrador deja de ser un cuello de botella.
• El bono se descuenta al subir al coche. Cada práctica marcada como asistida quita un crédito del bono de diez o de veinte, y la ficha dice cuántas quedan.
• Cada profesor tiene sus números. Prácticas dadas, ocupación de sus horas, lo cobrado. Sin sumar a mano a final de mes.
• La DGT sigue como hasta ahora. Tasas y trámites van por su vía; esto ordena horario, plazas, bonos y cobros.

1. Horario fijo, reglas y catálogo de la autoescuela

El catálogo de una autoescuela se divide en teóricas, prácticas, matrícula y permisos, y extras. Con precios orientativos:

• Clase teórica (permiso B), 60 minutos, 5 €, con test al final. Es la clase con plazas: veinte por defecto.
• Teórica intensiva, 120 minutos, 8 €: temario completo en dos semanas, de lunes a viernes.
• Sesión de test, 60 minutos, 5 €, con corrección del profesor.
• Clase práctica de 45 minutos, 40 €, y de una hora, 50 €, para circuitos largos.
• Práctica de autopista, 60 minutos, 55 €; práctica de moto (A2), 45 minutos, 45 €; clase de reciclaje, 60 minutos, 40 €, para quien lleva años sin conducir.
• Matrícula permiso B, 150 €, con las tasas de la DGT aparte; pack permiso B con 10 prácticas, desde 650 €; presentación a examen práctico, 90 € (coche y profesor ese día).
• Curso de recuperación de puntos, 240 minutos, 190 €.

El truco está en las reglas de horario. La teórica es una regla normal: "Teórica B, Nuria, aula, lunes a jueves 19:00, 60 minutos, 20 plazas". Las prácticas son reglas de una sola plaza por profesor y coche, encadenadas: "Práctica 45 min, Paco (coche 1), lunes a viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00, cada 45 minutos". Doce reglas describen la semana entera, y las excepciones (el día de examen, un coche en el taller) se tocan a mano. Con reservas abiertas a cuatro semanas, el alumno planifica su mes de prácticas sin bloquear el trimestre. Para afinar las reglas, mira organizar clases con plazas y horario fijo.

2. Reservas desde el móvil, recordatorios y lista de espera

El alumno entra en tu web, elige si quiere teórica o práctica, el profesor y la hora libre, y reserva. Recibe la confirmación por correo y, si lo marcó, por WhatsApp; el día antes, el recordatorio con el enlace para cancelar o cambiar de hora. En prácticas, un olvido cuesta 45 minutos de coche y profesor: el recordatorio es la medida más barata. Reglas propias de una autoescuela:

1. Una plaza por reserva, siempre. En una práctica no tiene sentido reservar para dos, y en la teórica cada alumno reserva la suya. El tope de una plaza evita que alguien "guarde sitio".
2. Cancelación de la práctica hasta 24 horas antes. Un coche y un profesor parados son el coste más caro de la autoescuela. Quien cancela fuera de plazo gasta el crédito del bono igual.
3. La teórica se cancela hasta una hora antes. Es una plaza entre veinte; lo importante es que la lista de espera pueda aprovecharla.

Puedes cancelar o cambiar tu práctica hasta 24 horas antes desde el enlace del recordatorio. Pasado ese plazo, la práctica se descuenta del bono.

La ficha del alumno es su expediente: prácticas hechas, bono que le queda, teórica apuntada, notas del profesor ("teórica aprobada: solo prácticas", "A2, pista hecha, falta circulación") y lo pagado. Cuando las prácticas de Paco a última hora de la tarde están llenas, el alumno se apunta a la lista de espera; si alguien cancela, la hora se le ofrece por correo durante tres horas (o menos si la práctica está cerca) y, si no responde, pasa al siguiente. Si un profesor se pone enfermo o el coche va al taller, cancelas sus prácticas del día desde la agenda con el motivo y cada alumno recibe su aviso; los créditos vuelven al bono y las horas desaparecen del horario para que nadie las reserve. Las estadísticas muestran la ocupación de las teóricas y las prácticas dadas por cada profesor: sabes si hace falta un tercer coche o si sobran horas de mañana.

3. Bonos de prácticas, packs, tickets y cierre de caja

En una autoescuela los bonos son de prácticas, y el pack de permiso lo combina todo:

• Bono de 10 prácticas, 400 €, válido 180 días. La práctica sale a 40 €, como la suelta, pero el alumno la paga por adelantado y la reserva sin pasar por caja.
• Bono de 20 prácticas, 760 €, válido 365 días. A 38 € la práctica, para quien empieza de cero.
• Teórica ilimitada (3 meses), 90 €. No descuenta créditos; solo tiene fecha de fin.

El bono se vende desde Cobrar como una venta más, con tarjeta, Bizum o efectivo, y queda en la ficha del alumno con sus créditos y su caducidad. Cada práctica a la que asiste descuenta un crédito, y la ficha enseña "quedan 4 de 10". La matrícula, el pack de permiso B y la presentación a examen se cobran como servicios del catálogo, con su ticket por correo; el pack lleva su bono de diez prácticas y la teórica ilimitada a la ficha del alumno el mismo día.

No hay cobro automático ni financiación: el alumno que acaba un bono compra el siguiente, y la ficha te dice cuándo le quedan dos prácticas para avisarle. El cierre de caja del día reparte lo cobrado por forma de pago y por profesor (lo que importa si cada profesor lleva su coche y su comisión), y el trimestre se descarga para la gestoría. Criterios de precio y caducidad en bonos, abonos y mensualidades.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de autoescuela

La plantilla de autoescuela llega con los trece servicios de arriba, cada uno con foto y precio orientativo, y con el bono de diez, el de veinte y la teórica ilimitada listos para ajustar. Defines la teórica como clase con plazas y las prácticas como clases de una plaza por profesor y coche, y la app genera el horario de las cuatro semanas siguientes. Los alumnos reservan teórica o práctica desde tu web, reciben confirmación y recordatorio por correo (y por WhatsApp si lo marcan), cancelan desde el enlace y se apuntan a la lista de espera. Los bonos se venden desde Cobrar con ticket por correo y se descuentan al marcar la asistencia; el cierre de caja se imprime al cerrar, las estadísticas muestran las prácticas por profesor y la copia de seguridad se descarga con un toque. Lo que no hace: tasas, expedientes ni trámites con la DGT.

Errores frecuentes

• Poner las prácticas como una clase con varias plazas. Cada práctica es un alumno, un profesor y un coche: una plaza. Si no, dos alumnos acaban en la misma hora.
• Dejar reservar dos plazas en una práctica. El tope es una, sin excepciones.
• Descontar el bono al reservar. Se descuenta al asistir; la cancelación fuera de plazo lo gasta igual, y así se escribe donde el alumno reserva.
• Vender el pack sin pasar el bono a la ficha. El pack de permiso B lleva diez prácticas: si no están en la ficha, las contarás en papel.
• Cancelar las prácticas de un profesor y no quitarlas del horario. Otro alumno las reserva y aparece en una autoescuela sin coche.

Puedes montar las prácticas de tus profesores en una tarde: siete días gratis con la plantilla de autoescuela, sin tarjeta, o antes mira la demo de la autoescuela, abierta sin crear cuenta.