Cómo digitalizar una ludoteca: horario, plazas y cobros

Una ludoteca vive de las tardes. De lunes a viernes, de cuatro a ocho, veinte plazas que un viernes de invierno se llenan a las cinco y un martes de mayo se quedan a la mitad; los sábados, cumpleaños por la mañana y noche de padres por la noche; en vacaciones, campamento urbano. El problema no es el volumen sino la mezcla: la familia que llama a las seis para saber si queda sitio, el bono de diez tardes apuntado en una cartulina, la señal del cumpleaños que alguien dejó en efectivo y nadie anotó. Esta guía explica cómo llevar todo eso a una herramienta digital en cuatro pasos: horario y catálogo, reserva de plaza online, bonos y señales, y lo que pasa cuando una tarde se llena o hay que suspenderla.

Qué cambia al digitalizar

• Cada tarde tiene su aforo y se llena sola. Las familias ven las plazas libres en tu web y reservan; la que llega tarde se apunta a la lista de espera.
• El bono de tardes se descuenta al pasar lista, no en la cartulina.
• El cumpleaños lleva señal cobrada al reservar, que se descuenta del cobro final y se devuelve si cancelan con tiempo.
• Cada niño tiene su ficha dentro de la de su familia: edad, alergias, quién lo recoge.
• El viernes por la noche cierras la caja en dos minutos, con las meriendas y el pintacaras incluidos.

1. Horario, reglas y catálogo

Define los turnos que se repiten cada semana como reglas, no como citas sueltas. Del catálogo de inicio (trece servicios con foto y precio orientativo), los de la categoría "Turnos de juego" son el esqueleto:

• Tarde de juego (2 horas), 8 €: juego libre y dirigido por edades.
• Tarde completa (4 horas), de 16:00 a 20:00, 14 €, con taller y merienda.
• Mañana de sábado, 3 horas, 12 €.

Ojo con un detalle propio de las ludotecas: la tarde de dos horas y la tarde completa comparten sala y monitor, así que comparten aforo. Si tienes veinte plazas, no son veinte para cada turno. Lo más sencillo es montar la tarde completa como un turno de 16:00 a 20:00 y la tarde corta como dos turnos (16:00-18:00 y 18:00-20:00) cuyo aforo, sumado al de la completa, no pase de veinte. Elige un reparto y no lo cambies a mitad de trimestre.

Los talleres (manualidades 8 €, cocina 10 €, pequeños científicos 10 €, inglés jugando 8 €, todos de 60 minutos) tienen su propio horario, su monitor y menos plazas (ocho o diez, según la mesa). El cumpleaños (15 € por niño, dos horas con monitor, merienda y tarta) y la noche de padres (sábados de 19:00 a 23:00, 18 €) van en "Cumpleaños y noches". El campamento urbano se abre por días (22 €, de 9:00 a 16:00 con comedor) o por semanas (95 €, con excursión el viernes). Merienda (2,50 €) y pintacaras (3 €) son extras sin horario. Cada monitor se da de alta como persona del equipo y se asigna a sus turnos.

2. Reservas de plaza online

En una ludoteca sí conviene abrirlo casi todo a la reserva online, porque la mayoría de las reservas son de última hora. La familia elige el turno o el taller en tu web, ve las plazas que quedan, indica el nombre y la edad del niño y acepta la política de privacidad. Recibe la confirmación por correo, el recordatorio el día antes y, si lo marca, también por WhatsApp; desde el enlace del correo puede cancelar. En Ajustes decides cuántas plazas puede reservar una persona por turno: una familia con tres hijos reserva tres de una vez y ocupa tres.

Para que las familias puedan indicar los datos del niño, activas el módulo de menores. Antes, la plantilla te pide declarar que todas las personas que trabajan con menores en tu ludoteca tienen el certificado negativo que exige la LOPIVI; la declaración queda guardada con la fecha. La app guarda el dato; el cumplimiento es del negocio. Lo que hay que pedir a las familias y qué datos conviene guardar está en la guía de menores en clases y actividades.

Para el cumpleaños y la noche de padres, la plantilla permite pedir una señal al reservar. Una señal de 30 € sobre un cumpleaños de doce niños (180 €) es suficiente para que nadie reserve dos ludotecas por si acaso.

3. Bonos de tardes, señales, tickets y cierre de caja

Los bonos son el cobro principal de una ludoteca y se venden desde Cobrar como una venta más:

1. Bono de cinco o diez tardes (por ejemplo, diez tardes de dos horas por 70 €, con tres meses de caducidad). Queda en la ficha de la familia con los usos que le quedan y, al marcar la asistencia del niño, se descuenta uno. Puedes limitar el bono a las tardes de juego y dejar los talleres fuera.
2. Tarde suelta, taller o campamento: se cobran al llegar o al recoger, con su ticket por correo, y la merienda o el pintacaras se añaden en el mismo ticket.
3. Cumpleaños con señal: la señal cobrada al reservar se descuenta sola del cobro final del día de la fiesta.

No hay cobro mensual automático: si vendes un abono de tardes por mes, lo vendes a mano cada mes con su fecha de fin. Al cerrar, el cierre de caja separa efectivo y tarjeta y se imprime; las ventas del trimestre se descargan para la gestoría y las estadísticas te dicen qué tardes y talleres llenan más. Qué caducidad poner y cómo descontar usos está en bonos, abonos y mensualidades.

4. Familias, recordatorios, lista de espera y suspender una tarde

La ficha de la familia reúne a sus hijos (edad, alergias, persona responsable), sus bonos y sus reservas. Cuando un viernes se llena a las cinco, la siguiente familia se apunta a la lista de espera con las plazas que necesita; si alguien cancela, la app ofrece la plaza por correo a la primera de la lista durante tres horas o hasta que empiece el turno, y si no la acepta, pasa a la siguiente.

Si un día tienes que suspender una tarde o un taller (el monitor de cocina enfermo, la sala sin luz), lo cancelas desde la agenda con el motivo y se avisa por correo a todas las familias apuntadas; como no se pasa lista, ningún bono se descuenta, y la lista de espera de ese turno se cierra. Cómo funcionan reglas, aforo y lista de espera en detalle está en clases con plazas y horario fijo.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de ludoteca

La plantilla de ludoteca lleva turnos y talleres con aforo y monitor, reservas online con recordatorio por correo y WhatsApp opcional y cancelación desde el enlace, señal al reservar para cumpleaños y noches, lista de espera, módulo de menores con la declaración LOPIVI, bonos de tardes vendidos desde Cobrar, catálogo con fotos, cobros con reparto por monitor, cierre de caja, tickets por correo, estadísticas y copia descargable. Los trece servicios del catálogo de inicio vienen puestos.

Errores frecuentes

• Dar veinte plazas a cada turno que se solapa. La sala es una. Reparte el aforo entre la tarde corta y la completa.
• Vender bonos sin caducidad. Un bono de diez tardes sin fecha aparece dos años después. Tres o seis meses, y escrito en el ticket.
• Pedir señal a todo. Para una tarde de 8 € no compensa; para un cumpleaños de 180 €, sí.
• Apuntar la alergia en el grupo de padres. Va en la ficha del niño, y la ve solo el equipo.
• No marcar la asistencia. Sin pasar lista, el bono no se descuenta y la ocupación de las estadísticas no es la real.

La demo de la ludoteca está abierta sin cuenta, con tardes, talleres y familias de ejemplo. Para empezar con la tuya, siete días gratis con la plantilla de ludoteca, sin tarjeta; el resto está en la página de ludoteca.