Cómo digitalizar una escuela infantil: horario, plazas y cobros

Una escuela infantil con tres aulas (ocho plazas en la de bebés, doce en la de 1 a 2 años y dieciséis en la de 2 a 3) y cuatro turnos distintos al día maneja más de cien plazas cada jornada, y la respuesta a "¿hay sitio para un día suelto el jueves?" suele vivir en la cabeza de la educadora del aula. Las mensualidades se cobran en efectivo los primeros días del mes, el comedor se apunta en una hoja pegada en la cocina y las alergias están en una libreta que no sale del aula. Funciona hasta que falta la persona que lo sabe todo. Esta guía cuenta, paso a paso, cómo pasar esa escuela a una herramienta digital sin cambiar lo que ya hace bien: qué montar primero, qué cobrar de qué forma y qué datos de cada niño conviene tener a mano.

Qué cambia al digitalizar

• Las plazas de cada aula se ven. Cada turno tiene su aforo y, cuando está completo, nadie apunta a un niño más por error.
• Los días sueltos dejan de depender de una llamada. La familia ve en tu web si hay sitio en el turno y reserva; tú recibes la reserva con el nombre y la edad del niño.
• La mensualidad y el bono de días quedan en la ficha de la familia, con lo que se ha usado y hasta cuándo vale.
• El comedor, la merienda y la matrícula se cobran como lo que son: servicios con su precio y su ticket.
• Lo que la gestoría te pida (ventas del trimestre, cierre de caja) está en un sitio y se descarga.

1. Horario, reglas y catálogo

Empieza por lo fijo. Una escuela infantil no tiene clases sueltas sino turnos que se repiten cada día lectivo, así que lo primero es escribir las reglas semanales: cada turno con su hora de inicio y fin, su aula, su educadora y sus plazas. El catálogo de inicio de la plantilla trae catorce servicios con foto y precio orientativo; ajusta los precios a los tuyos y quita lo que no ofrezcas.

Los turnos de jornada del catálogo:

• Madrugadores, de 7:30 a 9:00, 5 €. Acogida para familias que entran pronto a trabajar.
• Jornada de mañana, de 9:00 a 13:00, 15 €, con almuerzo de media mañana.
• Jornada completa, de 9:00 a 17:00, 25 €, con comedor y siesta.
• Tarde, de 15:00 a 19:00, 14 €, con merienda y juego libre.
• Día suelto, 30 €: plaza para un día concreto si hay sitio en el aula.

Las actividades (psicomotricidad, inglés para bebés y música y movimiento, 45 minutos y 8 € cada una) van como sesiones aparte con su propio horario y su aforo, porque en la sala de psicomotricidad no caben todos los niños del aula a la vez. La escuela de verano se monta en julio como turnos de semana (95 €) o de día (24 €, con comedor). Comedor (6 €), merienda (2 €) y matrícula (100 €, una vez por curso) son extras del catálogo sin horario.

Dos reglas que conviene fijar antes de nada: el aforo de cada turno es el de su aula, no el de la escuela; y la educadora de referencia va en el turno (cada persona del equipo se da de alta con su aula, por ejemplo "Rosa, aula de 1 a 2 años").

2. Reservas de plaza online

Lo que más tiempo quita en una escuela infantil no es el día a día, que es estable, sino lo excepcional: el día suelto, la semana de verano, apuntarse a inglés a mitad de curso. Eso es lo que conviene abrir a la reserva online. La familia entra en tu web, ve el turno con plazas libres, reserva e indica el nombre y la edad del menor; recibe la confirmación por correo, un recordatorio el día antes y, si lo marca al reservar, también por WhatsApp, con el enlace para cancelar.

Antes de activar las fichas de menores, la plantilla te pide una declaración: que todas las personas de tu equipo que trabajan con niños tienen el certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales, como exige la LOPIVI. La declaración queda guardada con la fecha y la versión del texto. La app pide el dato y lo guarda; cumplirlo sigue siendo responsabilidad de la escuela. Qué autorización pedir a las familias y qué datos guardar lo explica la guía de menores en clases y actividades.

Una familia con dos hijos en la escuela reserva dos plazas de una vez; en Ajustes fijas cuántas plazas puede reservar una persona por turno. La plantilla de escuela infantil no pide señal al reservar: el día suelto se cobra al llegar o se descuenta del bono.

3. Mensualidades, bonos, comedor y cierre de caja

En una escuela infantil hay tres formas de cobrar y conviene no mezclarlas:

1. La mensualidad (de mañanas o de jornada completa) se vende desde Cobrar como un abono con fecha de fin y sin límite de usos. Queda en la ficha de la familia y el ticket llega por correo. La app no la cobra sola cada mes: al vencer, la vuelves a vender, con la ficha a la vista para saber a quién le toca. Si lo tuyo son domiciliaciones, tenlo en cuenta.
2. El bono de días sueltos (por ejemplo, cinco días por 125 €) tiene usos contados: al marcar la asistencia del niño en un turno, se descuenta uno.
3. Comedor, merienda, matrícula y escuela de verano se cobran como servicios del catálogo, en el momento o junto con la mensualidad, en un solo ticket.

Al final del día, el cierre de caja suma efectivo y tarjeta y se imprime; al final del trimestre, las ventas se descargan para la gestoría. Las estadísticas te dicen la ocupación real de cada turno y cuánto pesa el comedor en el mes. Cómo elegir entre bono y abono, y qué caducidad poner, está en la guía de bonos, abonos y mensualidades.

4. Familias, recordatorios, lista de espera y cerrar un turno

La ficha es de la familia, y dentro están sus hijos: edad, alergias, persona responsable. Cuando llega un niño nuevo al aula, la educadora tiene en el móvil lo que necesita saber sin buscar la libreta. Los bonos y la mensualidad están en la misma ficha.

Cuando un turno está completo y una familia quiere un día suelto, se apunta a la lista de espera. Si otra familia cancela, la app ofrece la plaza por correo a la primera de la lista durante tres horas (o menos si el turno empieza antes) y, si no la acepta, pasa a la siguiente. Y si tienes que cerrar un turno (una obra en el aula, una educadora de baja sin sustituta), lo cancelas desde la agenda con el motivo y se avisa por correo a todas las familias apuntadas; la lista de espera de ese turno se cierra sola. El detalle de reglas, aforo y lista de espera está en clases con plazas y horario fijo.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de escuela infantil

La plantilla de escuela infantil lleva turnos con aforo por aula, ficha de familia con sus hijos (módulo de menores con la declaración LOPIVI), reservas online con recordatorio por correo y WhatsApp opcional, lista de espera, bonos y abonos vendidos desde Cobrar, catálogo con fotos, cobros con reparto por educadora, cierre de caja, tickets por correo, estadísticas de ocupación y copia descargable. La cuenta llega con los catorce servicios del catálogo de inicio y los turnos se montan en una tarde.

Errores frecuentes

• Poner el aforo de la escuela en cada turno. El límite es el del aula. Si la de bebés tiene ocho plazas, el turno de mañana de esa aula tiene ocho.
• Vender la mensualidad como bono de usos. Una mensualidad vale por fecha, no por días: si la montas con veinte usos, el mes con puente se queda corto o sobra.
• Abrir todos los turnos a la reserva online. Las plazas fijas del curso se gestionan desde la escuela; online van los días sueltos, las actividades y el verano.
• Guardar las alergias en el grupo de mensajería del aula. Son datos de salud: van en la ficha del niño, con acceso solo para quien lo necesita.
• Cobrar el comedor a ojo a fin de mes. Si cada comedor es una línea del ticket, no hay que reconstruir nada.

Si quieres verlo con turnos y familias ya montados, la demo de la escuela infantil está abierta sin crear cuenta. Y si prefieres empezar con la tuya, tienes siete días gratis con la plantilla de escuela infantil, sin tarjeta; la página de la plantilla cuenta el resto.