Cómo digitalizar un restaurante: mesas, reservas online y cobros

Un restaurante de catorce mesas con dos turnos de cena vive de dos cifras: cuántos comensales entran a las 20:30 y cuántos a las 22:30. Si en la libreta pone "Martínez, 6, noche" y nadie apuntó la hora, la segunda vuelta de esa mesa no existe. Súmale un menú degustación que obliga a comprar género por persona el día antes, una comida de empresa que quiere factura a su nombre y un comedor privado pedido para una comunión, y la libreta se queda corta. Esta guía explica cómo pasar el restaurante a un programa de reservas en tres pasos: qué se configura una sola vez, qué cambia en el servicio y qué sigue igual que antes.

Qué cambia al digitalizar un restaurante

• Cada mesa tiene su aforo escrito. La M4 admite de dos a cuatro, la de la ventana de cuatro a seis. El programa asigna según ese dato, no según quien coja el teléfono.
• Toda reserva lleva hora y duración. Noventa minutos a mediodía, dos horas por la noche. Con eso el segundo turno se calcula solo.
• Las reservas entran a cualquier hora. Buena parte de las reservas de un sábado se hacen el jueves o el viernes por la noche, cuando el teléfono no se coge.
• Los grupos y el menú degustación dejan una señal. Se pide al reservar y se descuenta de la cuenta; quien no viene ya ha pagado parte del género.
• El cobro se apunta por mesa. Al cerrar ves cuánto ha hecho la terraza, cuánto el menú del día y cuánto los grupos, sin repasar tickets.

1. Mesas, turnos y catálogo

Empieza por una lista de las mesas con su nombre real (M1, ventana, terraza 2, comedor privado) y su aforo. La terraza va en mesas aparte, porque un día de lluvia tienen que desaparecer sin tocar las de dentro. Si dos mesas se juntan a menudo, dalas de alta también como una mesa grande y recuerda que ese día las dos pequeñas no existen. Para afinar capacidades está la guía de turnos, aforo y lista de espera.

La plantilla de restaurante trae horario de 13:00 a 23:00 con huecos de quince minutos; lo normal es admitir entradas de comida entre 13:30 y 15:30 y de cena entre 20:30 y 22:30. El tope por turno se cuenta en personas, no en mesas: con dos en cocina, un comedor de 48 sillas suele quedarse en 36 o 40 comensales por turno y deja el resto para quien entra sin reservar.

El catálogo de inicio trae catorce servicios con foto y precio orientativo. Los que importan al empezar:

• Reserva de mesa (comida), 90 minutos, y reserva de mesa (cena), 120 minutos. Sin precio: se paga lo que se consuma. Mesa en terraza, 90 minutos, sujeta al tiempo.
• Reserva para grupos, desde 30 € por persona, para más de ocho, con menú cerrado y 150 minutos de mesa. Comedor privado (en el catálogo, sala privada), desde 100 €, tres horas.
• Menú del día, 14 € de lunes a viernes; menú degustación, 45 € por persona y 150 minutos, con maridaje de vinos a 25 € como extra.
• Menú de empresa, desde 35 € con factura a la empresa; celebración de cumpleaños, desde 30 € con tarta; catering para eventos, 35 € por persona.

2. Reserva online: turno, comensales y hora

Con las mesas y el catálogo listos, la página pública de reservas queda abierta. El comensal elige comida o cena, dice cuántos son y a qué hora quiere entrar, deja nombre, teléfono y correo, y recibe la confirmación. El número de comensales es el dato que manda: el programa busca la mesa libre que mejor encaja y la deja asignada; si prefieres colocarla tú, la mueves desde la agenda. Si dos reservas se pisan en la misma mesa, la agenda avisa antes de que llegue el segundo grupo.

Decide si las reservas se confirman solas o las revisas tú. Para mesas de dos a seis en un turno normal, confirmación automática; para grupos de más de ocho, menú degustación y comedor privado, revisión a mano, porque hay que cerrar número definitivo, menú y señal.

Lo que la reserva online no es: una carta digital para pedir desde la mesa ni un terminal de cocina. Los platos no están en el catálogo salvo que los añadas para cobrarlos; la comanda se sigue tomando como hasta ahora.

3. Señal, cobros, clientes y lista de espera

Señal y cuota por no presentarse

La plantilla sugiere una señal de 20 € por persona para grupos y degustación, cobrada por Stripe al reservar y descontada al cobrar la mesa. La cuota por no presentarse es distinta: guarda la tarjeta sin cargar nada y el cargo lo haces tú desde la ficha de la reserva si el grupo no aparece. Cuándo compensa cada una está en la guía de señal y cuota por no presentarse; para empezar, señal solo en lo que obliga a comprar género y nada en una mesa de dos entre semana.

Tickets y cierre de caja

Al terminar cada mesa se cobra en efectivo, tarjeta o Bizum, con las líneas del catálogo que se hayan consumido. El ticket se envía por correo si el comensal lo pide. Al cerrar la noche, el cierre de caja suma por forma de pago y por mesa y se imprime; el trimestre se descarga en un archivo para la gestoría.

Clientes, recordatorios y lista de espera

Cada reserva crea o actualiza la ficha del cliente: cuántas veces ha venido, qué mesa suele ocupar, si dejó plantón alguna vez. Las notas son el sitio para "mesa lejos de la puerta" o "celíaco en el grupo", con la prudencia que exige el tratamiento de datos de salud.

El recordatorio sale por correo el día antes y, si la persona marcó la casilla al reservar, por WhatsApp. Los dos llevan el enlace para cancelar o pedir otra hora; al cancelar, la mesa queda libre sin que hagas nada. Cuando un turno está cerrado, el comensal se apunta a la lista de espera desde el mismo asistente y, si se libera una mesa de su tamaño, recibe un correo con el hueco y lo acepta desde ahí.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de restaurante

La plantilla de restaurante de Glam Studio Cloud trae lo de arriba montado: mesas con aforo, reserva online con número de comensales y asignación de mesa, catálogo de catorce servicios con fotos, señal y cuota por Stripe, recordatorio por correo y WhatsApp opcional, cancelación y cambio de hora desde el enlace, lista de espera, cobros por mesa, ticket por correo, cierre de caja, estadísticas por mesa y por servicio, y copia de seguridad descargable.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que pasar la carta entera al programa?

No. El catálogo es de reservas y de lo que cobras por persona (menús, degustación, extras). La carta de platos sigue en papel o en tu web; solo añade un plato si quieres verlo en estadísticas.

¿Qué hago con las reservas que entran por teléfono?

Las apuntas tú en la agenda con el mismo asistente: comensales, hora y, si quieres, señal enviada por enlace. Teléfono, web y puerta acaban en la misma lista y dejan de pisarse.

Lo más rápido es probarlo con tus mesas: siete días gratis, sin tarjeta. Si prefieres mirarlo antes, la demo de restaurante está abierta sin crear cuenta y en la página de restauración y hostelería tienes el catálogo completo. Las otras dos plantillas del sector están en el hub de restauración y mesas.