Cómo digitalizar una cafetería: mesas, reservas online y cobros

Una cafetería gira mesas cada cuarenta minutos y nadie reserva un café. Lo que sí se reserva, y se apunta mal, es lo demás: el brunch del domingo a las once con cola en la puerta, el cumpleaños de diez niños que ocupa la mesa larga dos horas, la reunión de la oficina de al lado que quiere café y bollería para ocho, y los encargos. Los encargos son el agujero: la tarta para el sábado está en un post-it en la caja y la bandeja de veinte piezas para la oficina en una nota del móvil de quien hoy libra. Esta guía explica cómo ordenar una cafetería con un programa de reservas sin tocar lo que ya funciona: la barra, el café rápido y la mesa que se coge sin preguntar.

Qué cambia al digitalizar una cafetería

• Se reservan pocas mesas y bien. La mesa larga, la de la ventana para dos y dos de terraza. El resto sigue libre para quien entra a tomar algo.
• Brunch, merienda y cumpleaños tienen hora y duración. Cuarenta y cinco minutos un desayuno, noventa un brunch, dos horas un cumpleaños infantil. La mesa larga deja de estar ocupada "toda la tarde" sin saber hasta cuándo.
• Los encargos están en la agenda con fecha. Tarta para el sábado a las 18:00, bandeja el lunes a las 8:30, con el precio y quién la recoge.
• La caja del día cuadra sola. Cada cobro apuntado por mesa, en efectivo, tarjeta o Bizum, y el cierre impreso a las ocho y media.

1. Mesas, horario y catálogo

Da de alta solo lo reservable. Un reparto que funciona: Mesa ventana (dos), Mesa 2 y Mesa 3 (cuatro), Mesa larga (diez) y Terraza 1 y 2 (cuatro y dos). Las mesas altas y la barra no se dan de alta. En la guía de turnos, aforo y lista de espera hay más sobre capacidades mínimas y máximas.

La plantilla de cafetería trae horario de 08:00 a 20:30 con huecos de quince minutos y una duración por defecto de 60 minutos. No hay turnos: hay horas punta (9:00 a 11:00 y 17:00 a 19:00) y el tope por franja se fija en personas para que el brunch del domingo no meta a treinta a la vez con una sola plancha.

El catálogo de inicio tiene catorce servicios con foto y precio orientativo. Los que usarás desde el primer día:

• Reserva de mesa y mesa en terraza, sin precio, 60 minutos.
• Desayuno completo, 6,50 €: café, zumo natural y tostada o bollería, 45 minutos. Brunch, 16 € por persona los fines de semana, 90 minutos. Chocolate con churros, 5 €. Merienda, 7 €, con bebida caliente y porción de tarta casera.
• Cumpleaños infantil, desde 12 € por persona, 120 minutos, con zona reservada y tarta. Reunión de trabajo, 8 € por persona, mesa grande con café y bollería hasta diez. Desayuno para grupos, desde 7 €.
• Tarta por encargo, desde 28 €, para ocho a doce personas, con dos días de aviso. Bandeja de bollería, 18 € las veinte piezas. Café para llevar en termo, 15 € para diez.
• Zumo natural a 3,50 € y velas y decoración a 6 € como extras.

2. Reserva online: brunch, reunión o cumpleaños

En la página pública el cliente elige el servicio (mesa, brunch, reunión de trabajo, cumpleaños infantil), cuántos son y a qué hora, y deja nombre, teléfono y correo. El número de personas decide la mesa: dos a la ventana, ocho a la mesa larga. Si la asignación no te convence, la cambias en la agenda, y si dos reservas se solapan en la misma mesa, lo ves antes de que lleguen.

La regla es sencilla: mesas, desayunos y brunch se confirman solos; cumpleaños, reuniones y desayunos de grupo se revisan antes de aceptar, porque hay que cerrar el número de niños, el tipo de tarta y la nota de "sin frutos secos". Los encargos (tarta, bandeja, termo) se piden desde la misma página con fecha y hora de recogida; al no llevar mesa, no ocupan sitio.

Lo que el programa no es: ni una carta digital para pedir desde la mesa ni una pantalla de cocina. El café se sigue pidiendo en la barra.

3. Señal, cobros, clientes y lista de espera

Señal y cuota por no presentarse

La plantilla sugiere 10 € de señal por persona. En una cafetería tiene sentido en dos sitios: el cumpleaños infantil (hay tarta y decoración encargadas) y la tarta por encargo, donde la señal cubre el género. Se cobra por Stripe al reservar y se descuenta al pasar la cuenta. La cuota por no presentarse, con la tarjeta guardada y el cargo decidido por ti, es más útil para la mesa larga del brunch de domingo que se reserva y no aparece. La guía de señal y cuota por no presentarse compara las dos.

Tickets y cierre de caja

El cobro se apunta por mesa: brunch por dos, dos zumos, y se paga en efectivo, tarjeta o Bizum. Un encargo se cobra al recogerlo, con el ticket por correo si el cliente lo quiere. A las 20:30 el cierre de caja suma por forma de pago y se imprime; el trimestre se descarga en un archivo para la gestoría.

Clientes, recordatorios y lista de espera

En una cafetería el cliente que repite es el negocio: quien desayuna cada sábado con su madre, la oficina que encarga bollería los lunes, el club de lectura del primer jueves de mes. Cada uno tiene su ficha con sus reservas, sus encargos y una nota. Las alergias de un cumpleaños se apuntan con cuidado; la guía de alérgenos y datos de clientes explica qué conviene guardar y qué no.

El recordatorio sale por correo el día antes y, si el cliente marcó la casilla al reservar, por WhatsApp. Los dos llevan el enlace para cancelar o cambiar la hora; si cancelan, la mesa queda libre. Un domingo de brunch con la mesa larga llena, quien no cabe se apunta a la lista de espera desde la misma página y, si se libera sitio, recibe un correo con el hueco.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de cafetería

La plantilla de cafetería de Glam Studio Cloud deja esto preparado: mesas con aforo, reserva online con número de personas, catálogo de catorce servicios con foto (desayunos, brunch, cumpleaños, encargos), señal y cuota por Stripe, recordatorio por correo y WhatsApp opcional, cancelación y cambio de hora desde el enlace, lista de espera, cobros por mesa, ticket por correo, cierre de caja, estadísticas por servicio y por hora, y copia descargable.

Errores frecuentes

• Dar de alta todas las mesas. La web las bloquea y el cliente de paso no encuentra sitio. Solo la mesa larga, la de la ventana y la terraza.
• Reservar la mesa larga sin duración. Dos horas para un cumpleaños, noventa minutos para una reunión. Si no, la mesa está "cogida toda la tarde" y pierdes la merienda de las 18:30.
• Apuntar el encargo sin hora de recogida. "Para el sábado" no sirve; "sábado a las 18:00" sí, y el recordatorio sale el viernes.
• Pedir señal al brunch de dos. Se van. Señal en cumpleaños y encargos, cuota en la mesa larga.

Para probarlo con tus mesas y tus encargos: siete días gratis, sin tarjeta. Si quieres verlo antes, la demo de cafetería está abierta sin crear cuenta, con un cumpleaños infantil pendiente y un brunch reservado online, y en la página de cafeterías está el catálogo completo. Las otras plantillas del sector están en el hub de restauración y mesas.