Cómo digitalizar un bar: mesas, reservas online y cobros

En un bar de tapas casi nadie reserva entre semana: se entra, se pide en la barra y se busca sitio. Las reservas llegan de golpe y todas parecidas: el partido del domingo, un cumpleaños de doce que quiere la zona del fondo, una despedida un sábado y la cena de empresa de diciembre. Y llegan al WhatsApp personal de quien lleva el bar, mezcladas con los mensajes de casa. Un viernes de partido con seis mesas prometidas por mensaje y tres grupos sin apuntar es la noche en que alguien se queda de pie delante de la pantalla y no vuelve. Esta guía cuenta cómo ordenar eso sin convertir el bar en un restaurante con turnos: qué mesas se reservan, cuáles no, qué se pide a un grupo y cómo cobrar por mesa sin frenar la barra.

Qué cambia al digitalizar un bar

• Se reservan mesas concretas y el resto se deja libre. Dos de terraza, la mesa de seis y la zona del fondo; las de la barra ni se dan de alta.
• El partido y el cumpleaños pasan de mensaje a reserva. Con hora, número de personas y, si hace falta, señal. Deja de haber reservas en el móvil de nadie.
• El grupo de doce paga algo antes. Una señal pequeña por persona filtra al que "ya confirmará" y cubre las raciones encargadas.
• La caja se cuadra por mesa. Las consumiciones de cada mesa se cobran juntas y el cierre sale solo.

1. Mesas, horario y catálogo

Un bar no necesita dar de alta todas las mesas, solo las que quiere reservar. Un reparto típico: Mesa 1 (dos), Mesa 2 y 3 (cuatro), Mesa 4 (seis), Terraza 1 y 2 (cuatro cada una) y Zona del fondo (catorce). Las mesas altas y los taburetes se quedan fuera y absorben a quien entra sin reservar.

La plantilla de bar abre el horario de 12:00 a 23:30, con entradas cada cuarto de hora. No hay turnos de comida y cena cerrados; lo que funciona es una duración distinta por tipo de reserva: 90 minutos para una mesa normal, dos horas para el partido, dos horas y media para un cumpleaños y tres para una despedida. El tope por franja se fija en personas: si entre las 21:00 y las 22:00 ya tienes cuarenta sentados con reserva, la web deja de dar hora aunque quede hueco en la barra.

El catálogo de inicio trae trece servicios con foto y precio orientativo. Para arrancar:

• Reserva de mesa, sin precio, 90 minutos. Mesa en terraza, sujeta al tiempo. Mesa para ver el partido, 120 minutos, con vista a la pantalla.
• Menú de tapas, 18 € por persona: seis tapas de la casa con bebida. Raciones para compartir, 22 €: croquetas, bravas, calamares y la ración del día.
• Vermú con aperitivo, 9 €, los fines de semana, una hora de mesa. Afterwork, 8 €, de lunes a jueves.
• Cumpleaños, desde 20 € por persona, con zona reservada y tarta; despedida, desde 30 €; cena de empresa, desde 25 € con menú cerrado de picoteo; zona reservada, desde 50 €.
• Botella de cava a 18 € y tarta de cumpleaños a 25 € como extras.

Quita lo que no hagas y ajusta precios. Las cañas y las tapas sueltas no hacen falta en el catálogo salvo que quieras cobrarlas desde la app para verlas en estadísticas.

2. Reserva online: mesa, partido o celebración

En la página pública el cliente elige qué quiere (mesa, terraza, partido, cumpleaños…), cuántos son y a qué hora, y deja nombre, teléfono y correo. Con el número de personas el programa busca la mesa que encaja: cuatro a una de cuatro, doce a la zona del fondo. Si lo prefieres, la cambias tú desde la agenda, y si dos reservas chocan en la misma mesa, lo ves antes de que lleguen.

La regla práctica: mesas normales, terraza y partido se confirman solas; cumpleaños, despedidas, cenas de empresa y zona reservada se revisan a mano, porque hay que cerrar el número de gente, el menú y la tarta. La reserva pendiente aparece en la agenda con sus notas ("es sorpresa, que no se entere") y la aceptas o la rechazas con un toque.

Lo que no hace el programa: no es una carta digital para pedir desde la mesa ni una pantalla para cocina. Las comandas se cantan igual que siempre.

3. Señal, cobros, clientes y lista de espera

Señal y cuota por no presentarse

La plantilla sugiere 10 € de señal por persona, suficiente para un cumpleaños o una despedida y demasiado para una mesa de cuatro un jueves. Se cobra por Stripe al reservar y se descuenta al pasar la cuenta. La cuota por no presentarse guarda la tarjeta sin cobrar nada y el cargo lo decides tú desde la reserva si el grupo no aparece; conviene reservarla para la zona del fondo y las cenas de empresa. Más detalle en la guía de señal y cuota por no presentarse.

Tickets y cierre de caja

El cobro va por mesa: seleccionas la mesa, añades las líneas (raciones por cuatro, una botella de cava) y cobras en efectivo, tarjeta o Bizum. El ticket se manda por correo a quien lo pida. Al cerrar, el cierre de caja suma por forma de pago y se imprime; el trimestre se descarga para la gestoría.

Clientes, recordatorios y lista de espera

La peña que viene cada domingo a ver el partido merece una ficha con nota ("vienen cada domingo, mesa 4"), igual que la oficina que repite el afterwork. En la ficha ves las reservas pasadas, cuántas canceló y si dejó plantón.

El recordatorio llega por correo el día antes y, si marcó la casilla al reservar, por WhatsApp desde el número del negocio, no desde tu móvil. Los dos traen el enlace para cancelar o cambiar la hora; si cancelan, la mesa vuelve a estar libre. Un sábado de partido con todo lleno, quien no cabe se apunta a la lista de espera desde la misma página y, si una mesa se libera, recibe un correo con el hueco para aceptarlo.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de bar

La plantilla de bar de Glam Studio Cloud deja esto montado en una tarde: mesas con aforo (las de reserva, no las de barra), reserva online con número de personas, catálogo de trece servicios con foto, señal y cuota por Stripe, recordatorio por correo y WhatsApp opcional, cancelación desde el enlace, lista de espera, cobro por mesa con descuento y ticket por correo, cierre de caja, estadísticas por mesa y por servicio, y copia descargable.

Errores frecuentes

• Dar de alta la barra como mesa. Entonces la web la reserva y pierdes el sitio de quien entra sin avisar. Solo mesas que de verdad quieras bloquear.
• Pedir señal a todo el mundo. Una mesa de dos un jueves no paga 10 € por adelantado; se va a otro bar. Señal para grupos y celebraciones.
• Dejar el partido sin hora de salida. Dos horas, y si hay prórroga, quien quiera seguir se mueve a la barra. Sin duración, la mesa no vuelve a salir esa noche.
• Seguir aceptando reservas por WhatsApp personal. Apúntalas en la agenda en el momento o se pisarán con las de la web.

Si quieres verlo con tus mesas, siete días gratis, sin tarjeta. Antes puedes mirar la demo de bar, abierta sin cuenta, con una reserva de partido y un cumpleaños pendiente de aceptar, y en la página de bares está el catálogo completo. El hub de restauración y mesas reúne las tres plantillas del sector.