Cómo digitalizar un estudio de yoga: horario, plazas y cobros

Un estudio de yoga y pilates con dos salas y tres profesores mueve con facilidad catorce tipos de clase y más de veinte sesiones a la semana. El reformer tiene cinco máquinas, así que cinco plazas y ni una más; el vinyasa de las 19:00 admite quince, y el yin de 75 minutos del viernes cabe en la sala pequeña con doce. Si todo eso vive en un grupo de WhatsApp y en tarjetas de cartón con sellos, el jueves alguien llega al reformer con la máquina ya ocupada y nadie sabe cuántas clases le quedan del bono a Marta. Esta guía explica cómo pasar el horario, las reservas y los bonos de un estudio a una herramienta digital sin perder el ambiente de casa.

Qué cambia al digitalizar un estudio

• El horario se escribe una vez. Cada clase fija de la semana, con su profesor, su sala, su duración y su aforo, se define como regla; las clases de las próximas semanas salen solas.
• La plaza se reserva, no se promete. El alumno ve cuántas plazas quedan en el reformer y reserva la suya; si está lleno, se apunta a la lista de espera y deja de escribirte.
• El bono se descuenta solo. Cada asistencia marcada quita un crédito. Se acaba contar sellos y discutir si eran dos clases o tres.
• Los cobros dejan ticket. Cada bono vendido o esterilla alquilada queda en la caja del día con su forma de pago, y el ticket llega por correo.
• Sabes qué clases funcionan. La ocupación real de cada clase, no la sensación de la sala.

1. Horario fijo, reglas del estudio y catálogo

Empieza por el catálogo, porque el horario cuelga de él. En un estudio de yoga y pilates lo normal son tres familias de clase y un par de extras. Con precios orientativos:

• Hatha yoga, 60 minutos, 12 € la clase suelta. La clase de entrada, para todos los niveles.
• Yin yoga, 75 minutos, 12 €. Dura más que el resto: la regla de horario tiene que saberlo para no pisar la clase siguiente.
• Ashtanga, 90 minutos, 14 €. Exigente y larga; suele ir a primera hora de la mañana.
• Pilates reformer, 55 minutos, 25 €, en grupos de cinco. El aforo no es una decisión: son las máquinas que tienes.
• Yoga prenatal, 60 minutos, 14 €, y meditación guiada, 45 minutos, 10 €.
• Extras: alquiler de esterilla, 2 €, y toalla, 1,50 €, cobrados al llegar.

Con el catálogo hecho, cada regla de horario es una línea: "Reformer, Laura, sala 2, martes 18:00, 55 minutos, 5 plazas". Un aforo por defecto de doce plazas sirve para las clases de suelo, y el reformer o el prenatal lo bajan en su propia regla. Fija también hasta cuántas semanas vista se puede reservar: seis es un buen punto de partida, suficiente para que alguien reserve su mes y no tanto como para llenar el horario de reservas que nadie recuerda. Más sobre reglas y aforos en organizar clases con plazas y horario fijo.

2. Reservas de plaza online, recordatorios y lista de espera

El alumno entra en tu web, elige la clase y el día, ve las plazas libres y reserva. Recibe la confirmación por correo y, si lo marca al reservar, también por WhatsApp. El día antes le llega el recordatorio con el enlace para cancelar o cambiar de clase, y esa cancelación libera la plaza sin que tú hagas nada. Dos decisiones antes de abrir las reservas:

1. Plazas por persona. Hasta cuatro plazas por reserva es un tope razonable para el yoga en familia o para quien trae a dos amigas; para el reformer, dos.
2. Plazo de cancelación. Doce horas es lo habitual: libera la plaza a tiempo para la lista de espera y no castiga un imprevisto avisado por la mañana.

Puedes cancelar sin coste hasta 12 horas antes desde el enlace del recordatorio; después, el uso del bono se descuenta igual.

A partir de ahí, la ficha de cada alumno reúne sus reservas, su bono con los créditos que le quedan, su asistencia y las notas del profesor ("lumbar: sin flexiones profundas"). Cuando el reformer está lleno, el alumno se apunta a la lista de espera; si alguien cancela, la plaza se le ofrece por correo durante tres horas (o menos si la clase empieza antes) y, si no la acepta, pasa al siguiente. Y si la profesora de ashtanga se pone enferma a las seis de la mañana, cancelas la clase desde la agenda, escribes el motivo y todos los apuntados reciben el aviso a la vez; los créditos descontados vuelven al bono y la lista de espera de esa clase se cierra.

3. Bonos, mensual ilimitado, tickets y cierre de caja

Casi nadie paga clase a clase en un estudio. Tres fórmulas cubren a la mayoría:

• Bono de 5 clases, 55 €, válido 60 días. Para quien viene una vez por semana o está probando.
• Bono de 10 clases, 100 €, válido 120 días. La clase sale a 10 € en vez de 12 €; es el bono que más se vende.
• Mensual ilimitado, 75 €, 31 días. Compensa a partir de la tercera clase semanal y no descuenta créditos: solo tiene fecha de fin.

El bono se vende desde Cobrar como una venta más, con tarjeta, Bizum o efectivo, y queda en la ficha del alumno con sus créditos y su caducidad. Cuando pasas lista, cada plaza ocupada descuenta un crédito; si no vino y no canceló a tiempo, también. El ticket llega por correo con el concepto, los usos y la fecha de fin, que es lo que evita la discusión de dentro de tres meses. Al cerrar el estudio, el cierre de caja reparte lo cobrado por forma de pago y por profesor, y el trimestre se descarga para tu gestoría. La mensualidad no se cobra sola cada mes: la vendes de nuevo al vencer, con la ficha a la vista. Más criterios de precio y caducidad en bonos, abonos y mensualidades.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de yoga y pilates

La plantilla de yoga y pilates llega con las catorce clases y los dos extras de arriba, cada uno con foto y precio orientativo, y con el bono de cinco, el de diez y el mensual ilimitado listos para ajustar. Defines las reglas de horario con profesor, sala, duración y aforo, y la app genera las clases de las próximas seis semanas. Tus alumnos reservan plaza desde tu web, reciben confirmación y recordatorio por correo (y por WhatsApp si lo marcan), cancelan desde el enlace y se apuntan a la lista de espera cuando una clase está llena. Al pasar lista, el bono descuenta su crédito; los cobros salen de Cobrar con ticket por correo, el cierre de caja se imprime al terminar y las estadísticas te enseñan la ocupación real de cada clase. La copia de seguridad se descarga con un toque.

Errores frecuentes

• Dar al reformer el aforo de la sala. Son cinco máquinas: cinco plazas. La sexta persona mira.
• Descontar el bono al reservar. Se descuenta al asistir; quien cancela fuera de plazo lo gasta igual, y eso se escribe en la política.
• Vender bonos sin caducidad. Un bono de diez comprado en enero y usado en octubre descuadra el horario y la caja. Entre dos y cuatro meses.
• Avisar de una clase cancelada solo en el grupo. A todos los apuntados, a la vez, y con el crédito devuelto.
• Abrir reservas a tres meses vista. Se llenan de plazas que nadie recuerda. Seis semanas bastan.

Puedes montar tu horario y tus bonos en una tarde: siete días gratis con la plantilla de yoga y pilates, sin tarjeta, o antes mira la demo del estudio de yoga, abierta sin crear cuenta.