Cómo digitalizar una empresa de visitas guiadas: plazas y cobros

Una empresa de visitas guiadas con tres guías y cinco rutas fijas puede tener doce salidas en un sábado de temporada alta, cada una con veinte o veinticinco plazas y cada reserva de dos, cuatro o seis personas. La cuenta no la lleva nadie: se lleva en un chat con los guías, en un cuaderno en la oficina y en la memoria de quien atiende el teléfono. El resultado es conocido: veintiocho personas en una ruta de veinte, un grupo de seis que no aparece a la ruta de tapas con tres bares avisados, y un guía que se entera a las diez de que la salida de las once se ha suspendido por lluvia. Esta guía cuenta cómo pasar esa empresa a una herramienta digital: calendario de salidas con aforo, reserva online por persona, señal y cobro, y aviso a todos cuando algo cambia.

Qué cambia al digitalizar

• Cada salida tiene su aforo y cada reserva cuenta personas, no filas: un grupo de cuatro ocupa cuatro plazas.
• El visitante reserva desde el hotel a las once de la noche y recibe la confirmación por correo.
• La señal al reservar reduce los plantones en las rutas caras (tapas, bici) y se descuenta sola al cobrar.
• Cada guía tiene su agenda y sus cobros; tú ves la ocupación por ruta y por franja.
• Si llueve, avisas a todos desde la agenda con un mensaje, no con veinte llamadas.

1. Calendario, reglas y catálogo

Las rutas fijas se guardan como reglas semanales (día, hora, guía, aforo, y el punto de encuentro en la descripción) y el calendario de las próximas semanas se genera solo; las salidas extra de temporada alta se añaden a mano. El catálogo de inicio trae trece servicios con foto y precio orientativo, casi todos con precio por persona:

• Rutas por la ciudad: centro histórico (120 minutos, 15 € por persona), ruta nocturna de leyendas (90 minutos, 18 €, con farol), ruta de miradores (90 minutos, 15 €) y ruta en bici (150 minutos, 25 €, con bici y casco).
• Temáticas: ruta modernista (120 minutos, 18 €), visita al museo con guía (90 minutos, 20 €) y ruta accesible (90 minutos, 15 €, sin escalones ni adoquines).
• Gastronómicas: ruta de tapas (150 minutos, 35 €, tres bares) y mercado y cata (120 minutos, 30 €).
• Privadas y grupos: visita privada (desde 150 € por grupo de hasta diez personas, cualquier ruta) y visita escolar (120 minutos, 8 € por alumno).
• Extras: entradas a monumentos (10 € por persona) y audioguía (5 € por persona, receptor y auricular para grupos grandes).

Tres reglas de aforo propias de este negocio. La ruta en bici tiene tantas plazas como bicis, no las que quiera el guía. La ruta de tapas tiene el aforo que admite el bar más pequeño de los tres. Y la privada no tiene aforo por persona sino precio cerrado: se crea como salida propia en la fecha que pida el grupo, con un solo guía. Cada guía se da de alta como persona del equipo con su especialidad ("Elena, historia") y va en sus salidas; dos guías a la misma hora son dos salidas paralelas con la mitad del aforo cada una.

2. Reservas de plaza online por persona

Aquí la reserva online no es un extra: la mayoría de los visitantes están de paso y reservan desde el móvil la noche anterior. El visitante elige ruta, día y hora en tu web, dice cuántas personas son y reserva; las plazas se descuentan del aforo de esa salida. Recibe la confirmación por correo, el recordatorio el día antes y, si lo marca, también por WhatsApp, con el enlace para cancelar. En Ajustes fijas el máximo de plazas por reserva (seis o diez es lo habitual; a partir de ahí, que pidan una privada).

La plantilla de visitas guiadas permite pedir una señal al reservar. Úsala en las rutas con coste fijo por plaza: la de tapas (los bares cuentan comensales) y la de bici (la bici reservada no sale con otro). Una señal de 10 € por persona sobre 35 € cambia el comportamiento sin asustar. En el centro histórico de 15 € puede no compensar; si tienes muchos plantones, la alternativa es cobrar la ruta entera al reservar.

Las visitas escolares y privadas se cierran mejor por teléfono o correo, y las creas tú en la agenda con los datos del centro o del grupo; el precio por alumno o el cerrado del grupo van en la misma reserva.

3. Cobro por persona, señal, tickets y cierre de caja

Esta plantilla no lleva bonos ni abonos, y es a propósito: un visitante hace una ruta, quizá dos, y se va. Lo que sí hay:

1. Cobro por persona: al llegar el grupo, el guía cobra desde el móvil la reserva (cuatro personas por 15 € son 60 €), descuenta la señal si la había y añade las entradas o la audioguía al mismo ticket, que llega por correo.
2. Señal cobrada al reservar, que se descuenta sola al cobrar y se devuelve si cancelan con antelación.
3. Privadas y escolares: un solo cobro por grupo o por alumnos, con su ticket a nombre del colegio o de quien contrata.

Cada cobro queda a nombre del guía que lo hizo, así que el reparto por persona sale solo a fin de mes. El cierre de caja del día separa efectivo y tarjeta y se imprime; las ventas del trimestre se descargan para la gestoría. Las estadísticas te dicen la ocupación por ruta y por franja: qué salidas llenan en temporada alta y cuál de las once de la mañana conviene mover a las diez y media.

4. Visitantes, recordatorios, lista de espera y suspender una salida

La ficha del visitante guarda sus reservas y sus cobros; en una empresa de visitas guiadas las fichas que más valen son las de los colegios y las agencias que repiten cada año. Cuando una salida se llena, el visitante se apunta a la lista de espera con las plazas que necesita; si un grupo cancela, la app ofrece las plazas por correo al primero de la lista durante tres horas o hasta que empiece la salida y, si no acepta, pasa al siguiente.

Si tienes que suspender una salida (lluvia, un guía enfermo, una manifestación en el recorrido), la cancelas desde la agenda con el motivo y se avisa por correo a todas las reservas; las señales las devuelves desde cada reserva y la lista de espera de esa salida se cierra. El detalle de reglas, aforo y plazas por persona está en clases con plazas y horario fijo.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de visitas guiadas

La plantilla de visitas guiadas lleva calendario de salidas con aforo y guía, reservas online por persona con recordatorio por correo y WhatsApp opcional y cancelación desde el enlace, señal al reservar, lista de espera, catálogo con fotos y precio por persona, cobros con reparto por guía, cierre de caja, tickets por correo, estadísticas por ruta y copia descargable. Los trece servicios del catálogo de inicio vienen puestos, con privadas y escolares como servicios propios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo poner un aforo distinto a cada salida de la misma ruta?

Sí. La regla fija el aforo por defecto y cada salida generada se puede ajustar a mano: el sábado de puente, veinticinco; el martes, quince.

¿Qué pasa con un grupo de doce si el máximo por reserva es diez?

Que pide una visita privada, que es lo que quieres. Si prefieres aceptarlos en la salida normal, subes el máximo en Ajustes o haces tú la reserva desde la agenda.

¿Dónde pongo el punto de encuentro?

En la descripción de la ruta, que el visitante ve al reservar. Si cambia según la salida (la nocturna sale de la plaza, la de bici del local), ponlo en la descripción de cada servicio.

¿Sirve para un free tour?

Sirve para lo que más duele en un free tour: el aforo por salida, la reserva por persona y la lista de espera. Lo que cada visitante deje al final lo registra el guía como cobro desde el móvil.

La demo de visitas guiadas está abierta sin cuenta, con rutas, salidas y guías de ejemplo. Para montar las tuyas, siete días gratis con la plantilla de visitas guiadas, sin tarjeta; la página de la plantilla cuenta el resto.