Cómo digitalizar un gimnasio: horario, plazas y cobros

En un gimnasio de barrio o en un box, lo que más se consulta no es la sala de pesas: es el horario de clases dirigidas. Spinning a las 7:30 con veinte bicis, WOD a las 18:00 con catorce plazas, body pump a las 19:00 con la sala a tope. Si el horario está en una hoja pegada en recepción y las plazas se reparten por mensaje, el spinning tiene veinte bicis y veintitrés socios convencidos de que van a pedalear, y la cuota de octubre de alguien sigue sin cobrarse en noviembre porque nadie se acordó. Esta guía explica cómo llevar las clases, las cuotas y los cobros de un gimnasio a una herramienta digital, con el entrenamiento personal incluido y sin cambiar los tornos.

Qué cambia al digitalizar un gimnasio

• El aforo lo pone la sala, no el entrenador. Veinte bicis son veinte plazas de spinning; en el WOD, las que caben con barras y cajones. Cada clase tiene su límite escrito.
• El socio reserva desde el móvil. Ve las plazas que quedan en el spinning de las siete y media y coge la suya; si está lleno, lista de espera.
• La cuota y el bono viven en la ficha. Sabes quién tiene la cuota de este mes, hasta cuándo vale y cuántas clases le quedan del bono, sin preguntar en recepción.
• El personal convive con las dirigidas. Una sesión de entrenamiento personal es una clase de una plaza en el horario del mismo entrenador.
• La caja cuadra al cerrar. Cuotas, bonos, toallas y taquillas, cada cobro con su ticket.

1. Horario fijo, reglas y catálogo del gimnasio

El catálogo de un gimnasio se ordena en cuatro bloques. Con precios orientativos por clase suelta:

• Clases dirigidas: spinning, 45 minutos, 8 €; zumba, 50 minutos, 7 €; GAP, 45 minutos, 7 €; HIIT, 45 minutos, 8 €.
• Fuerza y funcional: entrenamiento funcional (WOD), 60 minutos, 10 €; body pump, 55 minutos, 8 €; boxeo sin contacto, 60 minutos, 9 €; kettlebells en grupo reducido, 45 minutos, 8 €.
• Cuerpo y mente: pilates, yoga y estiramientos y movilidad, entre 6 € y 8 €.
• Entrenamiento personal: una hora a solas con el entrenador, 30 €; en pareja, 40 € a repartir.
• Extras: toalla y taquilla para el día, 2 €.

Cada clase fija de la semana se guarda como regla con su entrenador, su sala, su duración y su aforo: "Spinning, Lidia, sala de bicis, lunes 07:30, 45 minutos, 20 plazas". Un aforo por defecto de quince vale para la mayoría de las dirigidas; el spinning sube a veinte en su regla y el kettlebell baja a ocho. Para el entrenamiento personal creas reglas de una plaza (o dos para la pareja) en las horas libres del entrenador, y así el personal y las dirigidas comparten la misma agenda sin solaparse. Reservas abiertas a cuatro semanas vista: en un gimnasio la gente planifica la semana, no el trimestre.

2. Reservas desde el móvil, recordatorios y lista de espera

El socio abre tu web desde el móvil, elige la clase y el día, ve "6 plazas libres" y reserva. Le llega la confirmación por correo y, si lo marcó, por WhatsApp; el día antes, el recordatorio con el enlace para cancelar, que es lo que convierte un olvido en una plaza libre. Reglas que conviene fijar en un gimnasio:

1. Una o dos plazas por reserva. Un socio reserva para sí mismo y, como mucho, para quien viene con él. Dos es el tope: nadie bloquea media clase de spinning para sus amigos.
2. Cancelación hasta dos horas antes en las dirigidas. Es menos que en un estudio pequeño, porque en un gimnasio las plazas se mueven rápido y la lista de espera responde.
3. Quien no viene con bono, gasta el crédito. Con cuota ilimitada no hay crédito que gastar, pero tres plantones en una semana se ven en la ficha y merecen una conversación.

La ficha del socio reúne su cuota o bono, sus reservas, su asistencia y las notas del entrenador ("rodilla antigua: sin saltos"). Cuando el spinning de las 19:00 está lleno, el socio se apunta a la lista de espera; si alguien cancela, la plaza se le ofrece por correo durante tres horas (o menos si la clase está cerca) y, si no responde, pasa al siguiente. Si un entrenador avisa de que no llega, cancelas la clase desde la agenda con el motivo y los catorce apuntados reciben el aviso a la vez; los créditos vuelven al bono. Y las estadísticas te dicen que el GAP de las 20:00 lleva ocho semanas por debajo de la mitad: eso es un cambio de hora, no otra semana de paciencia.

Una nota honesta: la reserva de plaza es para las clases, no para la entrada al gimnasio. El control de acceso con tornos o tarjetas sigue siendo el que tienes.

3. Cuota mensual, bonos, tickets y cierre de caja

Las tres fórmulas que cubren a casi todos los socios:

• Cuota mensual ilimitada, 39 €, 31 días. Para quien viene tres o más veces por semana. No descuenta créditos; solo tiene fecha de fin.
• Bono de 10 clases, 60 €, válido 90 días. La clase sale a 6 €; es el bono de quien viene una o dos veces por semana.
• Bono de 4 clases, 28 €, válido 31 días. Para probar o para meses flojos.

La cuota y los bonos se venden desde Cobrar como una venta más, con tarjeta, Bizum o efectivo, y quedan en la ficha del socio. Al pasar lista, el bono descuenta un crédito por plaza; la cuota no descuenta nada, pero la asistencia queda registrada. El ticket llega por correo con el concepto, el importe y la fecha de fin.

Algo que debes tener claro antes de empezar: la cuota no se cobra sola cada mes. La vendes el día 1 (o cuando toque) con la ficha delante, que te dice a quién le ha vencido. Si lo tuyo son domiciliaciones con remesas bancarias, esto es manual. A cambio, el cierre de caja del día reparte lo cobrado por forma de pago y por entrenador, y el trimestre se descarga para la gestoría. Cómo fijar precios y caducidades, en bonos, abonos y mensualidades.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de gimnasio y box

La plantilla de gimnasio y box llega con las catorce clases y servicios de arriba, cada uno con foto y precio orientativo, y con la cuota mensual, el bono de diez y el de cuatro listos para ajustar. Guardas cada clase fija como regla con entrenador, sala y aforo, y la app genera las cuatro semanas siguientes. Los socios reservan plaza desde tu web, reciben confirmación y recordatorio por correo (y por WhatsApp si lo marcan), cancelan desde el enlace y se apuntan a la lista de espera. El entrenamiento personal y el de pareja son clases de una o dos plazas en la misma agenda. Las cuotas y bonos se venden desde Cobrar con ticket por correo y se descuentan al pasar lista; el cierre de caja se imprime al cerrar, las estadísticas muestran la ocupación de cada clase y la copia de seguridad se descarga con un toque. Lo que no hace: tornos, control de acceso ni cargo recurrente de la cuota.

Preguntas frecuentes

¿Sirve para un box de entrenamiento funcional?

Sí. Cada WOD es una clase con su aforo y su entrenador; los atletas reservan plaza y gastan sus créditos al asistir. Las clases de técnica o de halterofilia son reglas aparte con menos plazas.

¿Puedo llevar el personal y las dirigidas en la misma agenda?

Sí. El entrenamiento personal es una clase de una plaza en el horario del entrenador, y el de pareja, de dos. No se solapan con sus dirigidas porque están en la misma agenda.

¿Y la cuota mensual, se cobra sola?

No. Se vende cada mes desde Cobrar, con la ficha del socio a la vista para saber a quién le vence. No hay domiciliación ni remesas.

¿Necesito cambiar los tornos?

No. La app no controla el acceso; lleva clases, plazas, cuotas, bonos y cobros. El torno que tengas sigue igual.

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