Cómo digitalizar un estudio de tatuaje: agenda, reservas y cobros

En un estudio de tatuaje una cita no es media hora: es una tarde. Una pieza mediana en negro y gris son dos horas, un cover-up tres, y una manga va por sesiones de varias horas durante meses. Si quien reservó por Instagram no aparece, el artista ha perdido la tarde y el estudio entre 100 y 300 €. Por eso la señal es la norma del sector, y por eso perder el hilo de quién la pagó, cuánto y para qué sesión duele más aquí que en cualquier otro negocio con cita. Añade el consentimiento informado de cada sesión en una carpeta y los diseños en el móvil de cada artista, y el caos está servido.

Esta guía explica cómo llevar la agenda por artista, cerrar el precio por tamaño, cobrar la señal ligada a la cita, guardar el consentimiento por sesión y rellenar los huecos con piercings. Vale con libreta; la app lo hace sin perder nada.

Qué cambia al digitalizar un estudio de tatuaje

• La señal queda ligada a la cita, no a un pósit: se descuenta sola del total al terminar y se devuelve desde la propia cita si procede.
• El tamaño va en el precio. S, M, L o XL con su suplemento, y el "desde" deja de ser un regateo.
• El consentimiento se guarda por sesión, con fecha, porque la misma persona puede hacerse una pieza hoy y un piercing el mes que viene.
• Las piezas grandes se llevan por horas, con cada sesión apuntada y lo pagado a la vista.
• Los piercings de 20 minutos rellenan los huecos entre sesiones largas en vez de romperlas.

1. Agenda por artista, puestos y catálogo por tamaño

Cada artista es una columna con su horario (la plantilla abre de 10:00 a 21:00), sus días y sus convenciones fuera. La cita por defecto dura 120 minutos y el paso es de 30: en un estudio no tiene sentido ofrecer huecos de 15. Si un artista solo hace fine line y otro no hace piercing, apúntalo para que la reserva no ofrezca lo que no hacen. Los puestos no son columnas: con tres puestos y dos artistas, dos columnas.

El catálogo de inicio trae 13 servicios con foto. Los que organizan la semana:

• Tatuaje a color, desde 40 €, y Tatuaje en negro y gris, desde 35 €, ambos de 120 minutos y con tamaños S (+0), M (+30 €), L (+80 €) y XL (+150 €).
• Sesión larga, 60 € por hora adicional, para piezas que se hacen en varias sesiones.
• Tatuaje pequeño o minimalista, desde 60 € y 45 minutos; Fine line, desde 80 € y 90.
• Cover-up, desde 120 € y 180 minutos; Retoque de tatuaje antiguo, desde 30 € y 45.
• Piercing estándar, 25 € y 20 minutos, joya de titanio incluida; Piercing en cartílago, 35 € y 30; Cambio de joya, 5 € y 10 minutos.
• Consulta y diseño previo, 15 € y 30 minutos; Anestesia tópica, 10 €; Kit de cuidados posteriores, 12 €.

Dos costumbres que ordenan la agenda. La primera: toda pieza L o XL empieza por una consulta y diseño previo como cita corta aparte, y la sesión grande se reserva al salir de ella con el diseño cerrado. La segunda: deja 15 minutos de limpieza y preparación del puesto entre sesiones, bloqueados, y usa los huecos de 20 o 30 minutos que quedan para piercings y cambios de joya. La guía de organizar la agenda de un negocio con cita entra en paso, descansos y lista de espera.

2. Reservas online: tamaño, señal y consentimiento

El asistente de la plantilla de tatuaje pide el servicio, el tamaño (S, M, L o XL con el suplemento a la vista), el artista (o cualquiera), el hueco, y nombre, teléfono y correo, con la casilla opcional del recordatorio por WhatsApp. Cada cita lleva su propio aviso de consentimiento informado: el cliente lo acepta antes de la sesión y queda guardado con la fecha en su ficha. El texto del consentimiento es cosa tuya, con la normativa de tu comunidad autónoma y tu gestor como referencia; la app pide la declaración y guarda el dato, y la responsabilidad sigue siendo del estudio. La guía de obligaciones de un negocio con cita cuenta qué datos puedes guardar y dónde hace falta ese consentimiento.

Qué se confirma solo y qué no: piercings, cambios de joya, consultas previas y tatuajes pequeños, automáticos; cualquier pieza M o mayor, cover-ups y retoques de otro estudio, como solicitud, porque quieres ver la idea antes de reservar tres horas. Antelación mínima de 48 horas para tatuajes, que el artista tiene que preparar el diseño.

La señal es la pieza clave. La plantilla sugiere 50 €, se cobra al reservar, queda ligada a la cita, se descuenta del total al cobrar la sesión y se devuelve desde la cita si el cliente cancela con el margen que tú marques. Escribe la política en una frase en la web de reservas, por ejemplo:

La señal de 50 € se descuenta del precio final. Si cancelas con más de 48 horas se devuelve entera; con menos, se retiene para cubrir la sesión perdida.

3. Cobros: señal descontada, horas y cierre de caja

El cobro son tres toques: artista, servicio y método de pago, con el tamaño y los extras. Un ejemplo con el catálogo: negro y gris tamaño L (35 € + 80 €) más anestesia tópica (10 €) y kit de cuidados (12 €) son 137 €; con la señal de 50 € descontada, al terminar se cobran 87 €, sin que nadie tenga que acordarse de la señal. Una sesión de una manga son tres horas adicionales a 60 €: se cobra por cantidad, 180 €, y cada sesión queda en la ficha con su fecha.

Cada cobro va a nombre del artista que hizo la pieza, y las estadísticas por persona dan los números para el reparto con el estudio sin cuentas a mano a fin de mes. El ticket es una factura simplificada que se envía por correo si el cliente lo pide; el cierre de caja del día compara efectivo, tarjeta y Bizum con el cajón. Más sobre señales y extras en la guía de qué cobrar en un negocio con cita.

4. Clientes, recordatorios y plantones

La ficha de un cliente de tatuaje guarda la zona, el diseño acordado, las sesiones hechas con fecha, el consentimiento de cada una, alergias conocidas y, si lo autoriza, la foto de la pieza terminada. Para piezas por sesiones, la regla es reservar la siguiente antes de que se levante de la camilla, con la señal correspondiente, y así la manga avanza sin huecos de meses.

El recordatorio sale por correo el día antes, y por WhatsApp si marcó la casilla, con el enlace para cancelar o cambiar de hora. En tatuaje el plantón es caro y la señal ya hace casi todo el trabajo; lo que la señal no cubre es la tarde vacía, y para eso está la lista de espera: cuando alguien cancela un bloque de tres horas con dos días de margen, se avisa a quien quería a ese artista y ya tiene el diseño listo. Más en cómo reducir los plantones.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de estudio de tatuaje

La plantilla de tatuaje arranca con los 13 servicios de arriba, foto incluida y tamaños S/M/L/XL con suplemento, la agenda por artista con paso de 30 minutos y aviso si dos citas se pisan, el consentimiento informado por sesión guardado con fecha y una web de reservas en la que el cliente elige servicio, tamaño, artista y hueco. Recibe confirmación y recordatorio por correo (WhatsApp si lo marcó), cancela o cambia la hora desde su enlace y entra en lista de espera si el hueco está cogido. La señal y la cuota de cancelación se cobran por Stripe y se descuentan del cobro final; en el estudio, cobro por artista, ticket por correo, cierre de caja imprimible, estadísticas por persona y copia de tus datos descargable.

Lo ves sin crear cuenta en la demo de tatuaje.

Errores frecuentes

• Pedir la señal por Bizum "a un número" sin ligarla a la cita. A los tres meses nadie sabe de qué sesión era ni cuánto queda por pagar.
• Reservar una pieza XL sin consulta previa. Tres horas bloqueadas para un diseño que aún no existe acaban en cambio de fecha.
• Dejar un consentimiento genérico firmado una vez. Cada sesión es un aviso con su fecha.
• Paso de agenda de 15 minutos. En un estudio solo genera huecos que nadie compra; 30 y los piercings los rellenan.
• Cobrar las horas adicionales a ojo. La línea "sesión larga, por hora" existe para eso.

Si quieres probarlo con tu agenda de verdad, tienes siete días gratis con la plantilla de tatuaje, sin tarjeta, y la demo de tatuaje abierta para verlo antes.