Obligaciones de un negocio con cita: datos, consentimiento y facturas

Una peluquería, un estudio de tatuaje, un centro de estética o una peluquería canina guardan más datos de los que parece: nombre y teléfono de cada cliente, alergias, fotos del antes y el después, qué se hizo y cuánto pagó. Y además cobran, lo que obliga a dar ticket, y atienden público, lo que obliga a tener precios a la vista y hojas de reclamaciones. Ninguna de estas obligaciones es complicada, pero las sanciones por ignorarlas empiezan en cientos de euros y una inspección de consumo o de sanidad no avisa.

Esta guía resume las cuatro obligaciones que afectan a casi cualquier negocio con cita. Es información general: la obligación es del negocio, y las dudas concretas se resuelven con la norma y con tu gestoría, no aquí.

Qué normas te afectan, en corto

• Protección de datos. El RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) regulan qué datos de clientes guardas, para qué, cuánto tiempo y qué tienes que contarle a la persona.
• Consentimiento informado. Para tatuaje, piercing y micropigmentación, las normas de higiene de cada comunidad autónoma exigen informar por escrito de riesgos y cuidados y recoger el consentimiento firmado antes de cada intervención. En estética con aparatología o productos activos, la práctica profesional pide lo mismo aunque la norma varíe.
• Facturación. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a expedir factura por cada servicio; en la mayoría de cobros a particulares vale la factura simplificada, el ticket de toda la vida con unos datos mínimos.
• Consumo. La normativa de consumidores obliga a exhibir los precios y a tener hojas de reclamaciones a disposición del público; el modelo y el cartel los fija cada comunidad.

1. Datos de clientes: qué guardar y para qué

El criterio del RGPD cabe en una frase: guarda solo lo que necesitas para dar el servicio, dilo y bórralo cuando ya no haga falta. En la práctica:

1. Lo que sí necesitas: nombre, teléfono o correo (para la cita y el recordatorio), lo que se hizo y cuándo, y notas útiles para atenderle bien (número de corte, alergia a un tinte, raza y carácter de su perro). Todo eso tiene base legal en la propia relación con el cliente.
2. Lo que necesita un sí expreso: enviarle promociones, publicar su foto en redes, guardar datos de salud más allá de lo imprescindible para el servicio. Para cada uno, una casilla propia, sin marcar de antemano, y guardada con la fecha.
3. La información básica: antes de recoger sus datos, el cliente tiene que saber quién eres, para qué los usas y cómo puede acceder, corregirlos o borrarlos. Basta un texto corto en el formulario de reserva y en el local, con el detalle completo en tu política de privacidad.
4. El plazo: cuando alguien lleva años sin venir, su ficha sobra. Fija un criterio (por ejemplo, borrar fichas sin actividad en tres años, salvo lo que debas conservar por facturación) y cúmplelo.

Con menos de diez personas en plantilla casi nunca hace falta delegado de protección de datos, pero sí un registro de actividades de tratamiento, que es un documento de una página con qué datos tratas y para qué.

2. Consentimiento informado donde toca

El consentimiento informado no es la casilla de privacidad. Es la declaración de que la persona entiende qué se le va a hacer, qué riesgos tiene y qué cuidados necesita después, y acepta. Dónde se pide y qué debe tener:

• Tatuaje, piercing y micropigmentación. Obligatorio por norma autonómica, por escrito, por cada intervención (una persona que vuelve a por otro tatuaje firma otro), con el documento de identidad comprobado, y para menores con la autorización de quien ejerce la patria potestad donde la comunidad lo permita. El estudio lo conserva el plazo que fija la norma de su comunidad.
• Estética con aparatología o productos activos. Láser, luz pulsada, peelings químicos, radiofrecuencia: información de contraindicaciones (embarazo, medicación fotosensible, piel bronceada) y aceptación antes de cada sesión o ciclo. Una prueba de parche en el cuello o detrás de la oreja 48 horas antes de un tinte es una buena práctica que muchos fabricantes exigen.
• Servicios para mascotas. No hay un consentimiento sanitario, pero sí conviene una autorización por escrito de la familia para actuar ante una urgencia (llevar al animal al veterinario y a cargo de quién va el coste) y la declaración de que está vacunado y desparasitado.

Un consentimiento vale si la persona lo ha podido leer antes de aceptar, lleva fecha y puedes recuperarlo cuando haga falta. Una hoja firmada en una carpeta sirve; una hoja perdida, no.

3. Tickets, precios a la vista y hojas de reclamaciones

Factura simplificada en cada cobro

Cada cobro a un particular lleva, como mínimo, una factura simplificada. Puede ser el ticket de siempre si tiene: número y serie, fecha, tu nombre o razón social y NIF, qué servicio se ha prestado, el tipo de IVA aplicado o la mención "IVA incluido" y el importe total. Se puede usar hasta 400 € IVA incluido en la mayoría de servicios al público; por encima, o si el cliente es una empresa o te lo pide, factura completa con sus datos. El ticket por correo vale igual que el impreso si lleva esos datos y se conserva.

Dos cosas que se olvidan: numerar sin saltos (una serie correlativa; el ticket anulado se conserva, no se reutiliza su número) y guardar las copias al menos cuatro años a efectos fiscales. Y una que cambia: la normativa sobre programas de facturación (VeriFactu) obliga a que el software genere registros que no se puedan alterar, con un calendario que se ha movido varias veces; confirma con tu gestoría qué fecha te aplica.

Precios a la vista y hojas de reclamaciones

Los precios de todos los servicios tienen que estar a la vista antes de que el cliente se siente, con IVA incluido, y los extras también: "manicura desde 20 €" sin decir cuánto cuesta lo demás es exactamente lo que consumo sanciona. Una lista en la pared y la misma en tu web es la forma más sencilla de cumplirlo.

Las hojas de reclamaciones son obligatorias en casi todas las comunidades para cualquier establecimiento abierto al público: modelo oficial disponible y cartel que lo anuncia en un sitio visible. Si un cliente la pide, se le da sin discutir; negarse es una infracción aparte, y más cara que la queja. Algunas comunidades admiten ya el formato electrónico; comprueba el tuyo.

Qué hace Glam Studio Cloud

La ficha de cliente guarda lo necesario para atenderle (contacto, historial de citas y cobros, notas, y la ficha de cada mascota en servicios para animales), y el formulario de reserva online muestra la información básica de protección de datos y pide por separado la casilla de WhatsApp. En las plantillas de tatuaje y estética cada cita lleva su aviso de consentimiento informado, que el cliente acepta antes de la sesión y queda guardado con la fecha en su ficha; si tu comunidad exige además la hoja firmada en papel, esa parte sigue siendo tuya. Cada cobro genera un ticket que puedes enviar por correo, y el cierre de caja y el resumen del trimestre se descargan para la gestoría.

El criterio es el mismo en todo: la app avisa, pide la declaración y guarda el dato. El cumplimiento sigue siendo responsabilidad del negocio.

Errores frecuentes

• Guardar fotos del DNI "por si acaso". Para un consentimiento basta comprobar el documento y anotar el número; la copia es un dato más que proteger.
• Un solo consentimiento para toda la vida. En tatuaje y piercing es por intervención, y en estética conviene renovarlo cuando cambia el tratamiento o pasa más de un año.
• Mandar ofertas por WhatsApp a toda la agenda. El teléfono lo diste para la cita; para publicidad hace falta su sí expreso.
• Precios "a consultar". Si no están a la vista, es como si no los tuvieras.
• Borrar tickets anulados. Se anulan y se conservan; el hueco en la numeración es lo que llama la atención en una inspección.

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