Señales, bonos, extras y tickets: qué cobrar en un negocio con cita

En un negocio con cita el precio casi nunca es "el de la lista". Unas manos con extensiones cuestan distinto según el largo, un corte con barba son dos servicios en un ticket, la sesión de hoy ya estaba pagada con un bono de cinco y el cliente dejó 20 € de señal hace dos semanas. Si cada cobro se calcula de cabeza, a final de mes hay descuadres de 50 o 100 € que nadie sabe explicar y discusiones sobre qué le toca a cada persona.

Aquí tienes qué tipos de cobro existen en un negocio con cita, cuándo conviene cada uno y cómo dejar la caja cuadrada sin hojas de cálculo.

Los cinco cobros de un negocio con cita

Conviene separarlos porque se cobran en momentos distintos y se apuntan de forma distinta:

Cobro	Cuándo se cobra	Qué pasa después
Servicio	Al terminar	Es la venta; va a la caja del día y a la persona que lo hizo
Extra o suplemento	Con el servicio	Suma al mismo ticket; puede ir a otra persona si lo hizo otra
Señal	Al reservar	Se descuenta del servicio o se devuelve si se cancela a tiempo
Cuota de cancelación	Solo si no viene o cancela tarde	Es un ingreso sin servicio; se apunta aparte
Bono	Al comprarlo	Se consume sesión a sesión; cada sesión vale 0 € en caja

Lo que más líos da es mezclarlos: apuntar la señal como una venta (y volver a cobrarla el día de la cita) o cobrar una sesión de bono como si fuera un servicio suelto (y facturar dos veces).

1. Antes del servicio: señal o cuota de cancelación

La señal es dinero que el cliente paga al reservar y que se descuenta del precio final. Tiene sentido cuando bloqueas mucho tiempo o compras material para esa cita: una sesión de tatuaje de cuatro horas, una sesión de fotos, un tratamiento que requiere preparar la cabina. Una señal razonable está entre el 20 % y el 30 % del servicio; por debajo no filtra y por encima echa para atrás.

La cuota de cancelación no se paga al reservar: se guarda la tarjeta y solo se carga si la persona no aparece o cancela fuera de plazo. Es menos molesta para el cliente que cumple y por eso encaja en servicios cortos y frecuentes. Las dos pueden convivir: señal para lo largo, cuota para lo demás.

Sea cual sea, escribe la condición en una frase y ponla donde se reserva, no en un cartel del local. Si la persona cancela dentro del plazo, la señal se devuelve entera y sin discusión: una señal que "se pierde siempre" espanta más reservas de las que protege.

2. En el ticket: extras, bonos y reparto por persona

Extras y suplementos: que el precio salga solo

Un extra es todo lo que cambia el precio base de un servicio: el largo de las extensiones (S, M, L, XL), la pedrería por pieza, el tinte sobre un corte, la barba sobre el corte, el deslanado en el baño de un perro de pelo largo, cada zona adicional en una depilación. El error habitual es tenerlos en la cabeza de quien atiende: cada persona cobra una cosa y el cliente paga 5 € más o menos según quién le toque.

La solución es poner cada extra en el catálogo con su precio y, si alarga el servicio, con sus minutos. Al cobrar, se eligen y el total sale solo. Dos reglas para que no se descontrole:

1. Un extra tiene un precio, no un rango. "Pedrería: 1 € por pieza" sí; "pedrería: según diseño" no, porque no se puede cobrar igual dos veces.
2. Lo que se cobra por cantidad se cuenta. Zonas, piezas, kilos de perro, horas de sesión. El ticket debe decir "3 zonas", no "depilación con extras".

Bonos de sesiones: cobrar hoy, prestar después

Un bono (cinco presoterapias, diez clases, cuatro baños) es dinero cobrado por adelantado por un servicio que aún no has dado. Es bueno para la caja y para que el cliente vuelva, pero exige llevar la cuenta de las sesiones que quedan y tener claro qué pasa con las que no se usan.

Fija tres cosas al venderlo: cuántas sesiones incluye, cuánto dura (seis meses es lo habitual; sin caducidad, acabarás dando sesiones a precio de hace dos años) y si se puede compartir con otra persona. El bono se cobra como una venta el día que se compra, a nombre de quien lo vende; cada sesión se apunta después con precio cero y descontando una del saldo. Así la caja del día del bono sube y las siguientes no, que es lo que de verdad ha pasado.

Varias personas en el mismo servicio: reparto por línea

Cuando un color lo aplica una persona y el corte lo hace otra, o un tatuaje grande lo empiezan dos artistas, el ticket es uno pero el trabajo no. Si todo el cobro se apunta a quien cobra en caja, el reparto a final de mes es una pelea.

Lo que funciona es repartir por línea del ticket: cada servicio o extra lleva el nombre de quien lo hizo, y la suma por persona sale sola. Un ticket de 65 € con corte (25 €, Ana) y color (40 €, Marta) se apunta así, y al cierre cada una tiene lo suyo. Si trabajáis a porcentaje, el porcentaje se aplica sobre esa suma, no sobre el total del local.

3. Después del servicio: ticket por correo y cierre de caja

Cada cobro merece un ticket, aunque el cliente no lo pida: es tu justificante ante un cambio de opinión y la base de lo que declaras. Enviarlo por correo ahorra papel, llega al momento y deja rastro. Lo que debe llevar: servicio, extras, método de pago, señal descontada si la hubo y quién atendió.

El cierre de caja se hace cada día, no cada semana: efectivo, tarjeta y Bizum por separado, comparados con lo que hay en el cajón y en el datáfono. Un descuadre del mismo día se encuentra en cinco minutos; el de hace ocho días, nunca. Para la gestoría, lo útil es el resumen del trimestre por método de pago y por persona.

Qué hace Glam Studio Cloud

El cobro se hace en tres toques: profesional, servicio y método de pago, con los extras del catálogo (por largo, por pieza o por zona) sumando solos. Cada línea del ticket puede ir a una persona distinta y las estadísticas salen por profesional. La señal se cobra al dar la cita, se descuenta sola del cobro final y se devuelve desde la propia cita si se cancela; la cuota de cancelación va por Stripe y la cargas tú con un clic solo cuando toca. Los bonos se venden como un servicio más y quedan en la ficha del cliente. El ticket se envía por correo y el cierre de caja del día se imprime, con el trimestre descargable para la gestoría.

Preguntas

Si cobro señal, ¿tengo que dar ticket de la señal?

Sí: es dinero recibido y debe quedar apuntado el día que entra, con su método de pago. El día del servicio, el ticket muestra el precio completo y la señal descontada, para que el cliente vea que no paga dos veces.

¿Un bono caducado se devuelve?

Lo decides tú al venderlo y lo escribes en las condiciones. Lo más común es no devolver sesiones caducadas pero sí permitir usarlas con un pequeño margen si la persona avisa; lo que no puede pasar es que la condición no esté escrita en ningún sitio.

¿La cuota de cancelación se cobra sola?

No conviene. La decisión de cargar la cuota es tuya en cada caso (una urgencia real no es un plantón), y por eso la app la deja preparada pero el cargo lo haces tú desde la reserva.

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