Cómo digitalizar una academia de clases particulares: agenda y pagos

En una academia de clases particulares todo pasa en cinco horas: de cuatro a nueve de la tarde, cuatro docentes, 60 u 80 alumnos a la semana y familias que cambian la hora el mismo día porque hay entrenamiento. Un alumno de refuerzo viene siempre los martes a las cinco, pero el martes que falta nadie recuerda si ya se pagó el mes, y a final de curso el reparto entre docentes se hace con una hoja de cálculo y varias conversaciones incómodas. En época de exámenes, de mayo a junio, se duplica la demanda y la agenda de papel revienta.

Esta guía explica cómo montar la agenda para que la semana se repita sola, cómo saber qué pagó cada familia sin cuaderno, cómo vender bonos y qué abrir a reserva online. Vale para una academia de repaso, un profesor particular que da clase en casa o una academia pequeña de idiomas o música.

Qué cambia al digitalizar

• La semana se monta una vez. La clase del martes a las cinco se repite para la semana que viene con un toque; la agenda de cada docente queda hecha en minutos.
• Lo que pagó cada familia está en la ficha del alumno. El bono de octubre, la clase suelta de la semana pasada, el seguimiento mensual: sin repasar cuadernos.
• Cada docente ve lo suyo. Cobros y estadísticas por persona, para repartir a fin de mes sin discutir.
• Las familias reservan solas. Ven los huecos libres de cada docente, eligen y reciben la confirmación por correo. Tú decides si apruebas o se confirma sola.
• Sin señal al reservar. Las clases se cobran al darlas o por adelantado con un bono; la plantilla no pide señal porque en este negocio no se usa.

1. Agenda por docente y catálogo de clases

Cada docente es una columna: Laura (profesora de inglés) tiene su horario, sus materias y sus cobros. El horario de referencia de la plantilla va de 16:00 a 21:00 con paso de 15 minutos, porque conviven clases de 45, 60 y 90 minutos. Si un docente también da clase por la mañana a adultos, amplía su horario solo a él, no a toda la academia.

El catálogo de inicio trae 14 clases en cinco categorías: refuerzo escolar, idiomas, música, preparación de exámenes y extras. Las duraciones y precios de referencia:

• Clase de refuerzo escolar, 15 €, 60 minutos; refuerzo de primaria, 13 €, para alumnos de 6 a 12 años.
• Matemáticas ESO y Bachillerato, 17 €, 60 minutos; también física y química.
• Clase en grupo reducido, 10 € por alumno, 60 minutos, hasta cuatro alumnos del mismo curso.
• Clase de idiomas, 18 €, 60 minutos, y conversación en inglés, 16 €, 45 minutos.
• Clase de guitarra, 20 €, y clase de piano, 22 €, de 45 minutos: la duración de música es más corta que la de refuerzo, y la agenda lo tiene que saber.
• Preparación de la PAU, 20 €, 90 minutos, el único servicio de hora y media.
• Preparación de exámenes de inglés, 20 €, 60 minutos, con simulacros de Cambridge.

Y dos productos que no son clases pero van en el catálogo: el bono de 4 clases (56 €, es decir, 14 € por clase en lugar de 15) y el seguimiento mensual (50 €), con informe de progreso y contacto con la familia. El grupo reducido se mete como una sola clase en la agenda del docente y se cobra por alumno, indicando la cantidad.

2. Reservas online para las familias

El asistente de reserva de esta plantilla es el más corto del sector: clase, docente, hueco y los datos de contacto de quien reserva. No pide señal, ni dirección, ni mascota, ni consentimiento. Como quien reserva suele ser la madre o el padre, en la ficha del alumno se guarda el teléfono de la familia y las notas de evolución van ahí.

Lo que funciona abrir a confirmación automática es la clase suelta de un alumno que ya viene: la familia ve los huecos libres de su docente y mueve la clase del martes al jueves sin llamarte. La primera clase de un alumno nuevo mejor como solicitud, porque antes quieres saber curso, asignatura y qué le pasa; una clase de refuerzo de primaria no se prepara igual que un repaso de PAU. Los grupos reducidos no se abren a reserva online: las plazas las decides tú con los alumnos que encajan por curso.

Pon antelación mínima de un día para que nadie reserve a las cuatro una clase de las cinco que el docente no ha preparado. Cómo decidir qué se aprueba a mano y cómo usar la lista de espera cuando un docente está lleno lo cuenta la guía sobre organizar la agenda de un negocio con cita.

3. Cobros, fichas y plantones sin señal

Clase suelta, bono y grupo en el ticket

Hay tres formas de cobrar en una academia y conviene no mezclarlas en la misma familia: la clase suelta se cobra al darla, el bono de 4 clases se cobra por adelantado a principio de mes y la clase en grupo reducido se cobra por alumno, poniendo la cantidad. Cada cobro queda en la ficha del alumno y a nombre del docente que dio la clase, así que el reparto de fin de mes sale de las estadísticas por persona. El ticket llega a la familia por correo, el cierre de caja se imprime y las ventas del trimestre se descargan para la gestoría.

El seguimiento mensual se vende como servicio propio: 50 € al mes por un informe y una llamada a la familia. Es el cobro que más fideliza, porque la familia ve que alguien mira la evolución y no solo da la clase. Más sobre bonos y tickets en señales, bonos, extras y tickets.

Sin señal: el bono y el recordatorio hacen el trabajo

En este negocio no se cobra señal. Contra el plantón del alumno que "se olvidó" hay dos herramientas: el recordatorio del día antes por correo (y por WhatsApp si la familia marcó la casilla), con el enlace para cambiar la hora, y el bono pagado por adelantado, que convierte la clase perdida en una clase que ya estaba pagada. Fija una norma escrita y dila el primer día: la clase que no se cancela con 24 horas de antelación se cuenta como dada. La mayoría de las academias que la aplican recuperan la puntualidad en un mes.

Si un docente está lleno los martes, la lista de espera apunta a la familia con la clase y el docente que quiere y avisa cuando se libera un hueco, que en una academia pasa cada semana.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de clases particulares

La plantilla de clases particulares arranca con las 14 clases del catálogo, cada una con foto, duración y precio orientativo. La agenda muestra el día de cada docente de cuatro a nueve, permite arrastrar una clase para moverla y repetir la de la semana siguiente con un toque. Las familias reservan desde tu web eligiendo clase, docente y hueco, y reciben la confirmación por correo, el recordatorio el día antes y el enlace para cancelar o cambiar la hora; tú decides qué se confirma solo. No hay señal: cobras cada clase al darla o por adelantado con el bono.

Cada cobro queda en la ficha del alumno y a nombre del docente, con ticket por correo, cierre de caja, estadísticas por persona y copia descargable de todo. Lo puedes probar sin cuenta en la demo de clases particulares. Si das clases en grupo con horario fijo y plazas limitadas, el hub de clases y academias tiene plantillas con aforo.

Errores frecuentes

• Montar la semana de cero cada lunes. Repite las clases fijas y toca solo los cambios; son 15 minutos en vez de dos horas.
• Cobrar el bono "cuando pueda la familia". El bono es por adelantado o no es un bono; cóbralo la primera semana del mes y que quede en la ficha.
• Dejar la clase de música en 60 minutos. Guitarra y piano son de 45; con la duración mal puesta se pierde una clase por tarde y docente.
• Abrir el grupo reducido a reserva online. Las plazas de un grupo se eligen por curso y nivel, no por orden de llegada.
• No contar los exámenes. De mayo a junio la demanda de PAU y Cambridge se duplica: abre el horario de los docentes de esas materias con un mes de antelación.

Si quieres probarlo con tu horario de tardes, tienes siete días gratis con la plantilla de clases particulares, sin tarjeta y con el catálogo de clases cargado. Las demás plantillas de negocios con cita están en el hub de citas.