Cómo digitalizar un centro de estética: agenda, reservas y cobros

Un centro de estética tiene dos agendas escondidas en una: la de las esteticistas y la de las cabinas y los aparatos. Puedes tener tres esteticistas y una sola máquina de láser, o dos cabinas y una camilla de presoterapia, y la libreta solo sabe de horas. El resultado es conocido: dos radiofrecuencias a la misma hora con un único equipo, un bono de cinco sesiones del que nadie sabe cuántas quedan y un consentimiento firmado en papel que no aparece cuando la clienta vuelve a por su tercera sesión de láser.

Esta guía va de ordenar las dos agendas, llevar el consentimiento informado por cita, vender bonos sin perderles la pista y cobrar la depilación por zonas sin calculadora. Lo primero vale con papel; la app lo guarda con fecha.

Qué cambia al digitalizar un centro de estética

• Las cabinas y los aparatos dejan de chocar, porque cada tratamiento con equipo va con una esteticista y un hueco real, no con "a las 11 alguna".
• El consentimiento informado queda guardado con fecha en la ficha, por cita, en vez de en una carpeta.
• Los bonos se venden como un servicio más y el cobro queda en la ficha del cliente.
• La depilación por zonas se cobra sin sumar: indicas cuántas y sale el total.
• La reserva online entra con tratamiento y esteticista elegidos, y tú decides qué apruebas a mano.

1. Agenda por esteticista, cabinas y catálogo de tratamientos

Cada esteticista es una columna con su horario (la plantilla abre de 9:30 a 20:30), sus días y sus vacaciones. Los aparatos se resuelven con una regla sencilla: si solo hay un láser, solo una esteticista lo lleva en cada turno, y el láser está en su columna. Así la agenda no puede ofrecer dos sesiones de láser a la vez aunque haya tres personas trabajando.

El catálogo de inicio trae 15 tratamientos con foto en seis categorías. Los que condicionan el día:

• Limpieza facial profunda, 45 € y 60 minutos; Tratamiento hidratante, 50 € y 60.
• Peeling químico suave, 60 € y 45 minutos, con valoración previa; Radiofrecuencia facial, 55 € y 50.
• Presoterapia, 30 € y 40 minutos; Maderoterapia, 45 € y 50; Envoltura corporal, 50 € y 60.
• Depilación de piernas completas, 25 € y 40 minutos; Depilación con cera, 8 € por zona; Depilación láser, desde 40 € por zona.
• Manicura completa, 18 € y 40 minutos; Pedicura completa, 25 € y 50.
• Lifting de pestañas, 40 € y 60 minutos; Diseño de cejas con henna, 18 € y 30.
• Bono de 5 sesiones de presoterapia, 125 €.

La presoterapia es el caso especial: el cliente está 40 minutos con las botas y la esteticista solo lo necesita 10 al principio y 5 al final. Si tienes una segunda cabina, apúntala en dos tramos y vende en medio un diseño de cejas de 30 minutos; si no, el bloque entero y en paz. En la envoltura corporal pasa parecido mientras actúa. Mide dos semanas con reloj antes de fijarlo. La guía de organizar la agenda de un negocio con cita tiene el detalle de paso, descansos y lista de espera.

2. Reservas online: tratamiento, esteticista y consentimiento

El asistente de la plantilla de estética pide tratamiento, esteticista (o cualquiera), hueco, nombre, teléfono y correo, y ofrece la casilla opcional del recordatorio por WhatsApp. Y tiene algo que otras plantillas no tienen: el consentimiento informado por cita. Para láser, peeling o radiofrecuencia, la cita lleva su aviso, el cliente lo acepta antes del tratamiento y queda guardado con la fecha en su ficha.

Conviene decirlo claro: el texto del consentimiento lo decide el centro con su referencia profesional y, si hace falta, con su gestor; la app pide la declaración y guarda el dato, y la responsabilidad sigue siendo tuya. La guía de obligaciones de un negocio con cita explica dónde hace falta y qué datos de salud puedes guardar.

Divide el catálogo: limpiezas, cejas, manos y pies, cera, a confirmación automática; láser, peeling y radiofrecuencia como solicitud, porque la primera sesión lleva valoración de piel y quieres mirarla antes. Para la primera sesión de láser (desde 40 € por zona, "el precio se cierra en la valoración", dilo en la descripción) y para tratamientos de 60 €, la plantilla sugiere una señal de 10 € al reservar. Antelación mínima de 24 horas para lo que lleva aparato.

3. Cobros por zonas, bonos y cierre de caja

El cobro son tres toques: esteticista, tratamiento y método de pago. La cera y el láser van por zona: tres zonas de cera son 24 € sin que lo sumes. El bono de 5 sesiones de presoterapia (125 €, 25 € la sesión frente a 30 € suelta) se vende como un servicio del catálogo y el cobro queda en la ficha; cada sesión que se gasta la apuntas en la agenda como una cita más, y en la ficha se ve cuántas lleva. Puedes crear tus propios bonos, de láser o de maderoterapia, igual.

Si dos esteticistas intervienen (una hace el facial, otra las cejas), cada línea va a su nombre y las estadísticas por persona salen solas. El ticket es una factura simplificada que se manda por correo si lo piden, y el cierre de caja del día compara lo cobrado por método con el efectivo del cajón. Para bonos y señales con más detalle, la guía de qué cobrar en un negocio con cita.

4. Clientes, recordatorios y plantones

La ficha de estética guarda tipo de piel, alergias, tratamientos hechos con fecha y, si el cliente lo autoriza, fotos del antes y el después. Son datos de salud: pide permiso explícito, guarda solo lo que uses y no lo compartas, como marca el RGPD. Lo útil del día a día es otra cosa: el láser se repite cada seis u ocho semanas, y la siguiente sesión se reserva antes de que el cliente salga por la puerta, con el consentimiento ya aceptado para esa cita.

El recordatorio sale por correo el día antes, y por WhatsApp si marcó la casilla, con el enlace para cancelar o cambiar de hora. Un plantón en una limpieza facial son 45 € y una cabina preparada; en láser, además, una máquina encendida para nada. Para esas citas, la señal de 10 € o una cuota de cancelación clara (gratis hasta 24 horas antes) es razonable, y la lista de espera coloca en el hueco a quien lo pedía. Más en cómo reducir los plantones.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de centro de estética

La plantilla de centro de estética arranca con esos 15 tratamientos con foto, la agenda por esteticista con la duración real de cada uno y aviso de solape, el consentimiento informado por cita guardado con fecha, y una web de reservas en la que el cliente elige tratamiento, esteticista y hueco. Recibe confirmación y recordatorio por correo (WhatsApp si lo marcó), cancela o cambia la hora desde su enlace y entra en lista de espera si el hueco está cogido. Señal y cuota de cancelación por Stripe; en el centro, cobro por zonas y por bonos, reparto por esteticista, ticket por correo, cierre de caja imprimible, estadísticas y copia de tus datos descargable.

Lo ves sin crear cuenta en la demo de centro de estética.

Preguntas frecuentes

¿Cómo evito que dos esteticistas ofrezcan el láser a la misma hora?

Asignando el aparato a una sola persona por turno. Si por la mañana lo lleva Ana, el láser está en la columna de Ana y la de Sara ofrece lo demás. Es la regla más sencilla y la que menos falla.

¿Tengo que pedir el consentimiento cada vez?

Por cita. Una persona puede hacerse una limpieza hoy y un peeling el mes que viene, y son avisos distintos. Guardarlo con fecha por cita es lo que te permite demostrar qué aceptó y cuándo.

¿Y si el cliente tiene un bono y además pide otro tratamiento?

Se apunta la sesión del bono en la agenda y se cobra el tratamiento extra en su ticket; las dos cosas quedan en la ficha, cada una con su fecha.

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