Digitalizar un alquiler de viviendas: ocupación, reservas y cobros

Tres apartamentos en el centro y una casa rural a cuarenta kilómetros. Las reservas entran por Airbnb, por Booking y por conocidos que escriben al WhatsApp. La limpieza la hace una persona que recibe cada mañana una lista por mensaje. Un domingo entra una familia a las 16:00 y el piso está sin hacer: la salida anterior se había apuntado para el lunes. Entre abril y octubre, un alquiler así gestiona entre 60 y 80 entradas, y cada cambio de huésped son dos o tres horas de limpieza que alguien tiene que colocar en el día correcto.

Digitalizar un alquiler de viviendas es, sobre todo, que las entradas y las salidas de cada día estén en un sitio que vean tú y quien limpia, que el precio de cada vivienda esté escrito y que la fianza se cobre y se devuelva sin perseguir a nadie. Esta guía va por pasos y sirve aunque sigas con la hoja de cálculo.

Qué cambia al digitalizar

• Cada vivienda tiene su fila. Las estancias son bloques de noches y las salidas y entradas de hoy se ven de un vistazo, también desde el móvil de quien limpia.
• El precio por noche, por semana y por mes está fijado. Lo que cambia por temporada lo cambias tú en un número, no en cada conversación.
• Las reservas directas no pagan comisión. Quien ya se alojó contigo vuelve por tu web, no por una plataforma que se queda alrededor del 15 %.
• La fianza queda vinculada a la reserva. Se descuenta sola en la liquidación o se devuelve desde la misma pantalla.
• El parte de viajeros llega antes que el huésped. Lo rellena desde su enlace, no en la puerta con las maletas.

1. Viviendas en el calendario, tarifas y limpieza entre estancias

Da de alta cada vivienda con un nombre que entienda quien limpia y su dirección: "Piso Centro 2.º B", "Casa del Molino". Si una casa se alquila entera o por habitaciones, decide una sola forma de venderla; las dos a la vez es la causa más común de dobles reservas.

El catálogo de inicio de la plantilla trae las tarifas con foto y precio orientativo:

• Alquiler por noche, desde 45 €. Es la base; el precio varía por temporada y número de huéspedes.
• Alquiler por semana, desde 280 €. Siete noches con precio cerrado, más barato que noche a noche; es lo que vende agosto.
• Alquiler por mes, desde 650 €. Estancias de media duración para trabajo o estudios.
• Escapada de fin de semana, desde 120 €. Viernes y sábado con salida tardía el domingo.

Durante la estancia se suman servicios como cuna y trona (10 €), entrada anticipada o salida tardía (20 €), pack de bienvenida (18 €), limpieza intermedia a mitad de una estancia larga (30 €) o traslado desde la estación. Como extras, limpieza final (35 €), ropa de cama y toallas (15 €), plaza de garaje (25 €), mascota (20 €) y entrega de llaves fuera de horario (15 €).

La limpieza entre estancias es lo que distingue este negocio de un hotel: no hay recepción ni equipo de pisos, hay una persona y un coche. Tres reglas que la hacen posible:

1. Salida a las 11:00, entrada a partir de las 16:00. Cinco horas para dos pisos el mismo día. Si solo limpia una persona, no vendas tres cambios el mismo sábado.
2. Una noche bloqueada tras una estancia de más de 7 noches. La limpieza a fondo no cabe en el hueco normal.
3. Noches mínimas por temporada. Dos en fin de semana, de tres a cinco en agosto y puentes. Si queda un hueco suelto de una noche entre dos reservas, véndelo igualmente; no se venderá de otra forma.

Si alquilas por meses como vivienda habitual, la fianza y el contrato los regula la Ley de Arrendamientos Urbanos y es otro mundo; lo que sigue es para estancias cortas y de temporada.

2. Reserva directa desde tu web

Tu página de reservas muestra cada vivienda con sus fotos, el precio por noche y los extras. El huésped elige fechas, añade cuna o garaje si los necesita, deja sus datos y los de quienes viajan con él, y te llega una solicitud que aceptas o rechazas. Al aceptarla recibe la confirmación por correo y, el día antes de llegar, un recordatorio; las instrucciones de la llave se las mandas tú. Desde su enlace puede cancelar o cambiar fechas dentro del plazo que marques.

Para abrir la reserva online declaras que cumples tus obligaciones de registro de viajeros, y esa declaración queda guardada con fecha. Es una declaración tuya, no un trámite que la app haga por ti.

Y lo que la reserva directa no hace: no se sincroniza con Airbnb ni con Booking. Una reserva directa de viernes a domingo la cierras tú en las plataformas antes de confirmarla, y una reserva de Airbnb la apuntas tú en el calendario. Con dos revisiones al día, por la mañana y a última hora de la tarde, el riesgo de choque es pequeño; cómo montar esa rutina está en organizar las reservas de un alojamiento pequeño.

3. Fianza, cuota de cancelación y liquidación

En una vivienda la fianza responde de daños, no del precio, y conviene cobrarla aparte. La plantilla sugiere 300 €, que es la referencia habitual para un apartamento de dos o tres dormitorios; para un estudio bastan 150 €. Se cobra al confirmar, en efectivo, tarjeta o Bizum, y queda vinculada a la reserva. Cobrarla con tarjeta facilita devolverla a la misma tarjeta sin mover efectivo. Fotografía el estado de la vivienda a la entrada y a la salida: sin fotos, cualquier descuento es tu palabra contra la suya.

Si tus huéspedes repiten y no quieres pedir fianza a quien ya conoces, la cuota de cancelación por Stripe guarda la tarjeta sin cobrar nada; si cancelan fuera de plazo, decides tú si aplicas el cargo desde la reserva. Cuánto pedir y en qué plazos devolver está en fianza, señal y cancelación en alojamientos.

La liquidación a la salida suma las noches, la limpieza final, la ropa de cama y lo que se haya añadido durante la estancia, y descuenta la fianza. El ticket sale por correo, el cobro queda en la ficha del huésped y el cierre de caja del día junta todos los medios de pago. Devuelve el resto de la fianza en un plazo fijo, siete días como mucho: la fianza que tarda es la primera causa de reseñas malas en alquileres.

4. Huéspedes, recordatorios y registro de viajeros

Las viviendas de uso turístico y las casas rurales están obligadas a registrar a cada persona mayor de 14 años que se aloja y a comunicarlo a SES.Hospedajes, como manda el Real Decreto 933/2021. El módulo de huéspedes pide esos datos (documento, nacionalidad, fecha de nacimiento y contacto) desde el enlace de la reserva, con su aviso legal, y los guarda junto a ella para que los revises y los exportes. El envío al Ministerio del Interior lo haces tú en la plataforma; la app no lo envía. Los detalles están en registro de viajeros.

No confíes en que Airbnb o Booking lo hagan por ti: recogen algunos datos del titular, pero la comunicación al registro es obligación del alojamiento, también para las reservas que entran por ellos.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de viviendas

La plantilla de alquiler de viviendas lleva el calendario de ocupación con una fila por vivienda (o por habitación, si alquilas así) y aviso si dos reservas se pisan, el catálogo con tarifas por noche, semana y mes y los servicios con foto, la reserva directa con el módulo de huéspedes y su aviso legal, la fianza vinculada a la reserva, la cuota de cancelación por Stripe, la liquidación con la fianza descontada, tickets por correo, cierre de caja, estadísticas por vivienda y mes y una copia descargable. Siete días gratis, sin tarjeta.

Preguntas frecuentes

¿Puedo alquilar una casa por habitaciones?

Sí. Cada habitación es una fila del calendario con su precio. Lo que no conviene es ofrecer la casa entera y las habitaciones sueltas en las mismas fechas.

¿Sirve para alquileres de varios meses?

Para estancias de temporada (trabajo, estudios), sí: el alquiler por mes es una tarifa más del catálogo. Para vivienda habitual, el contrato y la fianza siguen la Ley de Arrendamientos Urbanos y la referencia es tu gestor.

¿Se sincroniza con Airbnb?

No. Las reservas de las plataformas las apuntas tú, y las fechas que ocupas por tu web las cierras tú allí. La rutina de dos revisiones al día lo hace llevadero.

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