Cómo digitalizar una residencia canina: ocupación, reservas y cobros

Una residencia canina con veinte plazas. El cuadrante es una pizarra en la oficina, las cartillas de vacunas llegan en fotos por WhatsApp y la medicación de cada perro está en un post-it pegado a su box. Semana Santa, julio, agosto y Navidad concentran entre el 60 % y el 70 % de las noches del año, y es en esas semanas cuando una plaza se promete dos veces, cuando una familia aparece a recoger a las 21:00 con la residencia cerrada y cuando el post-it de la pastilla de las ocho se cae al suelo.

Digitalizar una residencia canina es tener las plazas, las estancias, la ficha de cada perro y los cobros en el mismo sitio, visibles desde el móvil de quien está en el patio. Esta guía va por pasos y vale aunque sigas con la pizarra.

Qué cambia al digitalizar

• Cada plaza es una fila y cada estancia un bloque de noches. Agosto se ve entero de un vistazo, con los huecos marcados.
• El precio por noche depende del tamaño y está escrito. Un XL no se cobra como un S porque quien atendió el teléfono no lo preguntó.
• La ficha del perro va con su familia. Raza, vacunas, veterinario, dieta, carácter y la pauta de medicación, sin fotos sueltas en el móvil.
• La señal se cobra al reservar. Quien ha pagado 20 € no reserva tres residencias "por si acaso".
• Las familias reservan online. Eligen fechas y servicios en tu web y te llega la solicitud; menos llamadas en las dos semanas antes de cada puente.

1. Plazas en el calendario y tarifas por noche y tamaño

Da de alta cada plaza con su número o su nombre: "Plaza 1", "Box grande", "Suite 3". Lo que se reserva es la plaza concreta, y el calendario avisa si dos estancias se pisan en la misma.

El catálogo de inicio de la plantilla trae las estancias con foto y precio orientativo:

• Estancia por noche, desde 18 €, con suplemento según el tamaño del perro: S sin recargo, M +2 €, L +4 € y XL +6 € por noche. El tamaño se elige al reservar y el precio sale solo.
• Estancia en suite, desde 26 € por noche: box individual con cama, para perros mayores o nerviosos.
• Estancia semanal, desde 110 €: siete noches con precio cerrado, la tarifa de las vacaciones.
• Guardería de día, desde 12 €, y media jornada, 8 €, para quien no pasa la noche.

A la estancia se suman cuidados y extras: corte de pelo y arreglo desde 30 €, dieta especial a 3 € por día, sesión de adiestramiento a 25 €, programa de socialización a 15 € por día, recogida y entrega a domicilio a 10 €, baño y cepillado a 15 €, paseo extra a 5 € y administración de medicación a 3 € por toma.

Las reglas que conviene escribir: horario de entregas y recogidas (de 09:00 a 20:00; fuera de ese tramo, con cita y suplemento), cómo se cuentan las noches (entrega el día 1 y recogida el día 5 son cuatro noches; si la recogida es después de las 13:00, decide si cobras media jornada de guardería) y noche mínima en temporada alta (tres en agosto es habitual, para que una plaza no se parta en estancias de un día).

2. Reserva online de estancias

Tu página de reservas enseña las estancias con foto y precio. La familia elige fechas, el tamaño de su perro, los servicios que quiere (un baño antes de volver, la medicación) y dice cómo se llama el perro. Te llega una solicitud que aceptas o rechazas; al aceptarla recibe la confirmación por correo y, el día antes de la entrega, un recordatorio. Desde su enlace puede cancelar o cambiar las fechas dentro del plazo que marques.

Con la solicitud se abre la ficha de la mascota dentro de la ficha de su familia: raza, tamaño, vacunas, veterinario, alimentación y notas de carácter. Lo que exiges para admitir a un perro lo decides tú y lo escribes en tu web: cartilla con la antirrábica y la polivalente al día, desparasitación reciente y, si lo pides, la vacuna de la tos de las perreras con al menos quince días de margen. La referencia para la licencia de núcleo zoológico y las vacunas obligatorias es tu comunidad autónoma y tu veterinario; la app guarda lo que declara la familia y tus notas, la revisión de la cartilla en la puerta sigue siendo tuya.

En una residencia canina no hay parte de viajeros: la obligación del Real Decreto 933/2021 es de los alojamientos de personas, así que la plantilla no lleva el módulo de huéspedes. Lo que sí conviene tener por escrito es la autorización veterinaria de urgencia (hasta qué importe autorizan y a qué clínica) y guardarla en las notas de la ficha.

3. Señal, cuota de cancelación y liquidación al recoger

La plantilla sugiere una señal de 20 €, que es una noche de un perro mediano. Se cobra al confirmar, en efectivo, tarjeta o Bizum, y queda vinculada a la estancia; se descuenta al recoger o se devuelve desde la misma reserva si cancelan a tiempo. En los puentes y en agosto, donde una plaza cancelada dos días antes no se vuelve a ocupar, puedes usar en su lugar la cuota de cancelación por Stripe: la familia deja la tarjeta sin que se le cobre nada, y si cancela fuera de plazo el cargo lo decides tú desde la reserva. Qué plazos son proporcionados está en fianza, señal y cancelación.

La liquidación al recoger ya está hecha: noches al precio de su tamaño, baño, paseos extra, días de dieta y tomas de medicación, menos la señal. Eliges el método de pago, el ticket sale por correo y el cobro queda en la ficha de la familia. El cierre de caja del día cuadra las recogidas de la tarde, que en un domingo de septiembre pueden ser quince seguidas.

4. Familias, recordatorios y recogida

El recordatorio del día antes por correo (y por WhatsApp si lo activas y la familia lo ha aceptado) es donde cabe lo que siempre se olvida: la cartilla, la comida habitual para no cambiar de dieta, la medicación con la pauta escrita y la hora de entrega. Es también cuando avisan de que al final vienen dos perros o de que recogen el lunes en vez del domingo, y ese cambio de fechas lo hacen ellos desde su enlace.

La recogida tiene su propia regla: dentro del horario, sin más; fuera, con cita y el suplemento que fijes. Y una costumbre que ahorra discusiones: apunta en la ficha, el mismo día, cualquier cosa que haya pasado (ha comido poco, se ha peleado, le has dado la pastilla a las nueve en vez de a las ocho). La familia lo pregunta siempre, y la respuesta vale más si está escrita.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de residencia canina

La plantilla de residencia canina lleva el calendario de ocupación por plaza con aviso si dos estancias se pisan, el catálogo con estancias, cuidados y extras con foto y el suplemento por tamaño, la reserva online de estancias con la ficha de la mascota, la señal vinculada a la estancia, la cuota de cancelación por Stripe, la liquidación al recoger con la señal descontada, tickets por correo, cierre de caja, estadísticas de ocupación por plaza y mes y una copia descargable. Siete días gratis, sin tarjeta.

Errores frecuentes

• Apuntar "Toby, del 3 al 10" sin plaza. El 3 de agosto llegan Toby y otros cuatro y hay tres plazas. Se reserva la plaza, no la fecha.
• Cobrar a todos como mediano. Un mastín come y ocupa como dos; si el tamaño no está en la reserva, se cobra mal en la mitad de los casos.
• La cartilla en una foto del móvil. Mira la cartilla en la puerta y apunta en la ficha las fechas de las vacunas; la foto se pierde y el dato no.
• Aceptar recogidas a cualquier hora sin suplemento. Las 21:00 del domingo se convierten en la norma.

Mira primero la demo de residencia canina, con plazas y estancias ya cargadas, y cuando quieras dar de alta tus plazas, prueba la plantilla siete días gratis. Para gatos hay una plantilla propia, y el resto del sector está en Alojamiento y alquiler.