Cómo digitalizar un hotel: ocupación, reservas online y cobros

Un hostal de doce habitaciones en una capital de provincia. El libro de reservas está en recepción, Booking avisa en la tablet y el teléfono suena mientras alguien sirve el desayuno. Un sábado de mayo, la 203 se vende dos veces: una por teléfono el martes y otra por Booking el jueves. La solución fue mandar a una pareja a otro hostal y pagar la diferencia. Y eso sin contar los desayunos que se sirven y no se apuntan, que en un hotel pequeño suelen ser entre un 5 % y un 10 % de los que se consumen.

Digitalizar un hotel pequeño no es comprar el programa de una cadena. Es tener el calendario, las tarifas, las reservas directas y los cobros en el mismo sitio, y que cualquiera de recepción lo vea desde el móvil. Esta guía va por pasos y vale aunque sigas con el libro; al final cuenta qué hace la plantilla de hotel con todo esto.

Qué cambia al digitalizar

• Una sola ocupación. Cada habitación es una fila y cada reserva un bloque de noches, venga de donde venga. Quien atiende el teléfono ve lo mismo que quien está con la tablet.
• El precio por noche está escrito. La individual vale lo que vale esa semana, no lo que recuerda quien contesta. Cambiar de temporada es cambiar un número.
• La reserva directa deja de depender de ti. Quien ya ha dormido en tu hotel reserva por tu web a las once de la noche, sin esperar a que abras.
• El desayuno y el parking se cobran. Van en la liquidación porque están en la reserva, no en una libreta del comedor.
• El parte de viajeros se rellena antes de llegar. La cola del mostrador con el DNI en la mano desaparece.

1. Habitaciones en el calendario y tarifas por tipo

Empieza por dar de alta cada habitación con su número y su planta: "Habitación 101", "201 · Familiar". Lo que se reserva es la habitación concreta, no "una doble"; así el calendario nunca deja asignar la misma a dos reservas.

Después, los tipos con su precio por noche. El catálogo de inicio de la plantilla trae cinco, con foto y un precio orientativo que cambias por el tuyo:

• Habitación individual, desde 55 € por noche. Cama de 105 y escritorio; la que más se vende entre semana.
• Habitación doble, desde 75 €. Matrimonio o dos camas; es la base de tu ocupación.
• Habitación triple, desde 95 €, y familiar, desde 110 €, con cuna bajo petición.
• Suite, desde 140 €, para la ocasión especial.

Y los servicios que se suman a la estancia: desayuno a 12 € por persona y día, media pensión a 25 €, parking a 15 € por día, cama supletoria a 20 € por noche, mascota a 15 € por noche y salida tardía a 25 €. Como extras de una sola vez, traslado desde el aeropuerto, pack romántico y acceso al spa.

Tres reglas que conviene escribir antes de abrir la reserva: noches mínimas (1 entre semana y 2 los sábados es lo habitual en un hotel pequeño), salida a las 11:00 y entrada a partir de las 15:00 para que a la persona de limpieza le dé tiempo con seis habitaciones, y qué pasa con una reserva pendiente que no paga la fianza en 48 horas (se libera). Cómo montar el calendario y convivir con Booking sin dobles reservas está en organizar las reservas de un alojamiento pequeño.

2. Reserva directa desde tu web

La página de reservas enseña tus habitaciones con foto y precio por noche. El huésped elige fechas, tipo de habitación y servicios (dos desayunos, parking), deja sus datos y los de quienes le acompañan, y te llega una solicitud. Tú la aceptas o la rechazas; al aceptarla recibe la confirmación por correo con tu política de cancelación. Desde ese mismo enlace puede cancelar o cambiar las fechas dentro del plazo que fijes, sin llamarte.

Dos cosas que decides antes de abrir la reserva online:

1. Qué habitaciones vendes por tu web. Con doce habitaciones puedes dejar ocho en Booking y cuatro solo para reserva directa. Menos inventario compartido, menos riesgo de choque.
2. La declaración de registro de viajeros. Para activar la reserva online declaras que cumples tus obligaciones del Real Decreto 933/2021, y esa declaración queda guardada con fecha. La app te lo pide porque la responsabilidad es tuya; no la asume por ti.

Lo que no hace, para que no lo esperes: la reserva directa no se sincroniza con Booking ni con Airbnb. Las reservas que entran por allí las apuntas en tu calendario, y las fechas que llenas por tu web las cierras allí. Son dos minutos desde el móvil y es la única rutina que evita la doble venta.

3. Fianza, cancelaciones y liquidación a la salida

En un hotel la fianza cumple dos funciones: filtra las reservas "por si acaso" y cubre el minibar o un desperfecto. La plantilla sugiere 50 € por reserva; la cobras en efectivo, tarjeta o Bizum al confirmar y queda vinculada a la reserva. Si el huésped cancela dentro del plazo, la devuelves desde la propia reserva; si no viene, la retienes.

Si prefieres no pedir dinero por adelantado, la alternativa es la cuota de cancelación por Stripe: el huésped deja la tarjeta al reservar, no se le cobra nada, y si cancela fuera de plazo o no aparece, el cargo lo decides tú con un clic desde la reserva. Nunca se cobra solo. Importes y plazos razonables para alojamientos están en fianza, señal y cancelación.

A la salida, la liquidación suma las noches al precio de cada una, los desayunos por persona y día, el parking y los extras, y descuenta la fianza. Eliges el método de pago, el ticket sale por correo si el huésped lo quiere y el cobro queda en su ficha. Al cerrar el día, el cierre de caja junta efectivo, tarjeta y Bizum, y el trimestre se descarga para la gestoría.

4. Huéspedes, recordatorios y parte de viajeros

El módulo de huéspedes pide, para cada persona mayor de 14 años, los datos de identidad que exige el Real Decreto 933/2021 (documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, contacto), con el aviso legal que explica para qué son. El huésped los rellena desde el enlace de su reserva el día antes; tú los revisas en la ficha de la reserva y los exportas. La comunicación a SES.Hospedajes la haces tú en la plataforma del Ministerio del Interior: la app no la envía. Qué datos son y en qué plazo se comunican está en registro de viajeros.

El día antes de la llegada, el huésped recibe un recordatorio por correo, y por WhatsApp si lo activas y él lo ha aceptado. Es el momento en que la gente avisa de que llega a las 22:00 en tren o de que al final son tres; mejor saberlo por la tarde que a las diez de la noche.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de hotel

La plantilla de hotel trae el calendario de ocupación por habitación con aviso si dos reservas se pisan, el catálogo con los cinco tipos y los nueve servicios con foto, la reserva directa con huéspedes y aviso legal, la fianza vinculada a la reserva, la cuota de cancelación por Stripe, la liquidación con noches y servicios sumados, tickets por correo, cierre de caja, estadísticas de ocupación y facturación por habitación y mes, y una copia descargable de tus datos. Los siete primeros días son gratis y no pide tarjeta.

Errores frecuentes

• Vender tipos en vez de habitaciones. "Una doble" no es una fila del calendario; la 102 sí. Si reservas por tipo, al final alguien asigna a mano y se equivoca.
• Dejar el desayuno fuera de la reserva. Se apunta en el comedor y se olvida en la liquidación. Si va en la reserva, se cobra.
• Abrir la reserva online con todas las habitaciones y mantenerlas todas en Booking. Es la forma más rápida de vender dos veces la última doble de un puente.
• Pedir el parte de viajeros en el mostrador. Diez minutos por reserva y errores de transcripción. Pídelo por el enlace el día antes.

Puedes probar la plantilla de hotel siete días gratis con tus habitaciones reales, o antes abrir la demo de hotel, que viene con un hostal de cinco habitaciones y reservas ya cargadas. Si lo tuyo es un apartamento, un albergue o una residencia de mascotas, las otras plantillas están en Alojamiento y alquiler.