Registro de viajeros: qué tiene que hacer un alojamiento

Si alquilas habitaciones, un apartamento turístico, una casa rural o plazas en un albergue o camping, la ley te obliga a registrar a las personas que se alojan y a comunicar esos datos a la administración. No es nuevo (el "parte de viajeros" existe desde hace décadas), pero desde 2021 se hace por una plataforma digital y con más datos que antes. Esta guía cuenta en qué consiste y cómo organizarlo para que no te robe tiempo cada vez que llega alguien. Es información, no sustituye a la norma ni a tu gestor: la obligación es del alojamiento y las dudas se resuelven ahí.

Qué dice la norma, en corto

El Real Decreto 933/2021 regula el registro documental y la comunicación de datos de las personas que se alojan en establecimientos de hospedaje. En la práctica supone tres obligaciones:

• Recoger los datos de identidad de cada huésped mayor de 14 años (y, en el caso de menores, de la persona adulta responsable) al llegar.
• Comunicar esos datos a la plataforma del Ministerio del Interior (SES.Hospedajes) en el plazo que marca la norma, normalmente dentro de las 24 horas siguientes a la entrada.
• Conservar el registro durante el periodo que fija el reglamento (tres años) y tenerlo a disposición de las fuerzas y cuerpos de seguridad si lo piden.

Afecta a hoteles, hostales, pensiones, apartamentos y viviendas de uso turístico, casas rurales, albergues y campings, con independencia del tamaño. Las comunidades autónomas pueden añadir requisitos (licencias, placas, registros turísticos propios), que no sustituyen a este.

Qué datos hay que pedir

La lista exacta está en el anexo del reglamento y conviene mirarla, pero lo habitual es:

Dato	Observaciones
Nombre y apellidos	Como figuran en el documento
Tipo y número de documento	DNI, NIE, pasaporte…
Nacionalidad y fecha de nacimiento
Sexo y dirección de residencia	Dirección completa, con país
Teléfono o correo	Al menos un medio de contacto
Relación con menores	Si viaja con menores de 14 años, parentesco con quien responde de ellos
Fechas de entrada y salida	Las reales, no las de la reserva
Forma de pago	Si se cobra, qué medio se usó

Algunos de estos datos ya los tienes por la reserva (fechas, contacto, pago). Los que faltan son los de identidad, y la forma más cómoda de recogerlos es antes de la llegada, no en el mostrador con la maleta en la mano.

Cómo organizarlo sin que la llegada sea un trámite

1. Pide los datos al confirmar la reserva, no al llegar. Un formulario que el huésped rellena desde el móvil el día antes elimina el papel y los errores de transcripción.
2. Explica para qué son. Una frase basta: "La ley obliga a los alojamientos a registrar a las personas que se hospedan y a comunicarlo a la administración". La gente lo entiende; lo que no entiende es que se lo pidan sin explicación.
3. Guarda el registro en un sitio ordenado por reserva. Un cuaderno o una carpeta de fotos de documentos es exactamente lo que la norma de protección de datos no quiere ver.
4. Comunica a SES.Hospedajes dentro de plazo. Hoy esa comunicación la hace el alojamiento en la plataforma (manualmente o con un sistema homologado); conviene fijar una rutina diaria, por ejemplo a primera hora, para las entradas del día anterior.
5. Borra lo que ya no tienes que guardar. Pasado el plazo de conservación, los datos de identidad sobran; conservarlos "por si acaso" es un riesgo, no una garantía.

Qué hace Glam Studio Cloud

Las plantillas de alojamiento llevan el módulo de huéspedes: cuando una persona reserva online, el asistente le pide los datos de cada huésped mayor de 14 años (identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, contacto) con el aviso legal correspondiente, y los guarda junto a la reserva. Desde la ficha de la reserva ves el registro completo, puedes corregirlo y exportarlo. La comunicación a SES.Hospedajes la haces tú en la plataforma del Ministerio con esos datos ya limpios; el envío automático desde la app es una integración que requiere homologación y no está incluida hoy.

El criterio de la app es siempre el mismo: avisar de la obligación, pedir la declaración expresa del huésped y guardar el dato. La responsabilidad del cumplimiento sigue siendo del alojamiento, como marca la norma.

Errores frecuentes

• Registrar solo a quien hizo la reserva. Hay que registrar a todas las personas mayores de 14 años que se alojan, no solo al titular.
• Fotografiar el documento y guardarlo en el móvil. La norma pide los datos, no una copia del documento; una copia innecesaria es un problema de protección de datos.
• Confiar en que la plataforma de reservas lo hace por ti. Las plataformas de alquiler turístico recogen algunos datos del titular, pero la comunicación al registro es obligación del alojamiento.
• Olvidar las estancias cortas o gratuitas. La obligación no depende de que haya cobro ni de la duración.

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