Qué pedir antes de alquilar un vehículo o una máquina

Una furgoneta que vuelve con un cuarto de depósito y un roce en el paragolpes que "ya estaba". Una miniexcavadora que ha trabajado 30 horas en un alquiler de dos días. Cien sillas devueltas, noventa y dos limpias. Casi todos los problemas de un alquiler se deciden antes de entregar: en lo que pides, en lo que dejas por escrito y en las fotos que haces en ese momento.

Esta guía recoge qué conviene pedir y documentar antes de que un vehículo, una máquina, una bici o un lote de material salga de tu local. Es una explicación general, no asesoramiento: las condiciones concretas las fijan tu póliza, tu contrato y tu gestor.

Lo que está en juego: multas, seguro y responsabilidad

• Las multas llegan a tu nombre. El titular del vehículo recibe la denuncia y tiene la obligación de identificar al conductor; si no puede, la sanción se queda contigo. Sin los datos completos de quien conducía, no hay a quién identificar.
• El seguro tiene condiciones. El vehículo necesita el seguro obligatorio de responsabilidad civil para circular, y las pólizas de flotas de alquiler suelen fijar edad mínima y antigüedad del carné. Si entregas el coche a alguien fuera de esas condiciones, el seguro puede no responder.
• La franquicia hay que explicarla. Es la parte del daño que paga el cliente si hay un siniestro (300, 600 o 1.200 €, según la póliza). Una frase basta: "si hay un golpe, pagas hasta 600 €, salvo que contrates la reducción de franquicia". Esa reducción es un extra por día que la mayoría de clientes agradece conocer antes, no después.
• En maquinaria, el uso correcto es parte del alquiler. La normativa de prevención exige al empresario que el operario de una plataforma elevadora o una carretilla esté formado; si alquilas a una empresa, conviene que lo declare por escrito. Qué cubre tu póliza y qué no lo sabe tu correduría; tu trabajo es que el cliente lo sepa antes de firmar.

1. Carné e identidad

Para un vehículo a motor, el carné de conducir es lo primero, y conviene mirar tres cosas: que sea del tipo correcto, que esté en vigor y que la foto sea de quien lo entrega.

• Tipo. El permiso B vale para turismos y furgonetas hasta 3.500 kg de masa máxima; para motos de 125 cc, un B con más de tres años de antigüedad o un A1; para motos mayores, A2 o A.
• Vigencia. La fecha de caducidad está impresa en el carné. Un carné caducado es como no tener carné.
• Carné extranjero. Los de la Unión Europea valen tal cual. Fuera de la UE depende de convenios y del tiempo de residencia en España; la referencia es la DGT.
• Edad y antigüedad. No las fija la ley; las fijan tu seguro y tu criterio. 21 años y 2 de carné es una combinación muy extendida; 25 para vehículos grandes o de más valor. Escríbelo y aplícalo siempre.

La identidad se comprueba con DNI, NIE o pasaporte, y el nombre tiene que coincidir con el del carné y con el de la tarjeta con la que paga. Para bicis, material de eventos y maquinaria sin carné, el documento de identidad y un teléfono que responda son el mínimo. Si alquilas a una empresa, el CIF y el nombre de la persona que recoge.

Sobre las copias: la norma de protección de datos pide recoger solo lo necesario. Anota el número y la fecha de caducidad; si además guardas una copia del carné para preparar el contrato, dilo, guárdala donde solo tú la veas y bórrala cuando el alquiler termine.

2. Condiciones de uso y devolución, por escrito

Lo que no está escrito antes de la entrega no existe después. Las condiciones caben en una hoja y conviene que el cliente las acepte con su firma o con una casilla al reservar:

• Combustible. "Lleno-lleno" es la regla más clara: sale lleno y vuelve lleno; si no, se cobra el repostaje más un recargo fijo (15-20 € es habitual). En máquinas con motor, lo mismo con el gasóleo consumido.
• Kilómetros u horas de uso. Un vehículo puede llevar kilometraje limitado (200 km al día, por ejemplo) y una máquina, un límite de horas por día según el contador. Apunta la lectura al entregar y al recibir, y el precio del exceso.
• Hora de devolución y tolerancia. Devolución a la hora pactada con media hora de margen; a partir de ahí, día extra. Sin esta regla, el cliente de las 10:00 espera al de las 9:00 que llega a las 11:30.
• Quién puede usarlo. Solo la persona del contrato, o también un conductor adicional que presente su carné y figure en el contrato. En maquinaria, solo personas formadas.
• Uso permitido. Sin salir de asfalto, sin remolque, sin salir del país; una carretilla no es una grúa. Lo que no quieras que pase, escríbelo.
• Limpieza. El vehículo vuelve como salió por dentro; el menaje vuelve limpio o se cobra la limpieza por persona. Pon un precio a cada cosa.
• Pérdidas y roturas. Tarifa por unidad escrita de antemano: una copa, un mantel, un casco, un candado.

3. Estado al entregar y al recibir: la hoja y las fotos

La hoja de entrega es el documento que convierte un daño en un cobro justificado. Lo mínimo:

1. Fotos con fecha de cada lado del vehículo, las cuatro ruedas, el salpicadero con kilómetros y combustible, y el interior. En una máquina, el contador de horas; en un lote de material, el recuento de unidades. Ocho o diez fotos en dos minutos.
2. Lectura de contadores y nivel de combustible, escritos en la hoja, no solo en la foto.
3. Daños previos marcados en un esquema del vehículo o en una lista. Si ya tiene un roce, se anota; así nadie lo reclama después.
4. Firma o aceptación del cliente en la entrega. Y a la devolución, revisión con el cliente delante; si no puede quedarse, revisión el mismo día y aviso por escrito con fotos.

Lo que tengas en la hoja decide de dónde sale el dinero: de la fianza si hay prueba, de tu bolsillo si no. Cuánto pedir de fianza y cómo devolverla está en la guía de fianzas, señales y cancelaciones.

Qué hace Glam Studio Cloud

En las plantillas de alquiler de vehículos, maquinaria, bicis y material de eventos, cada vehículo, máquina, bici o lote es una fila del calendario de ocupación, con aviso si dos alquileres se pisan y los días contados para la liquidación a la devolución. En la plantilla de vehículos, el módulo de carné pide al cliente que suba una foto o el PDF de su carné al reservar online, con el aviso legal correspondiente y la declaración de que presentará el original en la recogida; solo lo ve tu negocio. Antes de activar la reserva online, declaras que cumples tus obligaciones como arrendador, y la declaración queda guardada con fecha. La fianza se cobra al confirmar y se descuenta de la liquidación; los extras (conductor adicional, reducción de franquicia, silla infantil, casco, transporte, montaje) van en el catálogo con su precio por día o por alquiler, y la cuota de cancelación se puede activar con Stripe.

Lo que sigue siendo tuyo: comprobar que el carné es válido y del tipo correcto, hacer las fotos, decidir qué se descuenta y tener el seguro en regla. La app pide el dato y lo guarda; la responsabilidad del alquiler es del negocio.

Errores frecuentes

• Mirar el carné y no la fecha de caducidad. Es la comprobación que más se salta y la que más cuesta cuando hay un siniestro.
• Entregar sin fotos "porque hay prisa". Las fotos se hacen con el cliente delante justo porque hay prisa: después ya no hay a quién enseñárselas.
• Un conductor adicional que no está en el contrato. Si conduce otra persona y hay un golpe, el seguro puede no responder.
• Guardar fotocopias de carnés en un cajón. Es un problema de protección de datos y no sirve para nada una vez terminado el alquiler.

Si quieres el carné, la fianza y la liquidación de cada alquiler en el mismo sitio que el calendario, prueba la plantilla de vehículos siete días gratis o mira primero la demo de alquiler de vehículos sin crear cuenta. Para bicis, maquinaria o material de eventos, el resto de plantillas está en Alojamiento y alquiler.