Cómo digitalizar una tienda de alquiler de bicis: reservas y cobros

Una tienda de alquiler de bicis vive de tres meses. En julio entran veinte personas al día, la mitad preguntan por eléctricas y tú tienes cinco; dos están fuera hasta el jueves, una en el taller y de las otras dos no sabes la talla sin mirar el cuadro. Mientras contestas, llega un correo de una familia alemana que quiere cuatro bicis y una silla infantil para la semana que viene y no puedes decirle que sí hasta cruzar el cuaderno.

Esta guía explica cómo poner esa tienda en un sistema digital: calendario por bici con la talla a la vista, precios por día y semana, reserva online para quien llega de fuera, extras y rutas que se suman solos, y una fianza que no se olvida.

Qué cambia al digitalizar

• La talla está en el calendario. "Eléctrica 2 · talla L" es una fila; sabes cuántas eléctricas de talla M te quedan para el sábado sin contar cuadros.
• Te reservan antes de llegar. El turista que planifica desde casa elige bici, fechas y casco en tu web, y tú confirmas.
• Los extras se cobran. Casco, silla, candado y entrega van en la reserva y se multiplican por los días; no dependen de que te acuerdes al cobrar.
• Las rutas guiadas son un servicio más. Por persona, con su precio, en el mismo catálogo que las bicis.
• La fianza se devuelve sola. Queda unida al alquiler y se descuenta de la liquidación; no hay billetes de 50 € sueltos en el cajón sin saber de quién son.

1. Cada bici, una fila; cada precio, un servicio

Da de alta la flota con una fila por bici y la talla en el nombre, usando el número de cuadro como identificador: "Urbana 1 · talla M", "Montaña 2 · talla L", "Tándem". Treinta bicis son treinta filas: la reserva bloquea esa bici, no "una urbana cualquiera", y al devolverla sabes qué cuadro tiene el pinchazo.

El catálogo de inicio llega con catorce servicios en cinco categorías (bicis de paseo, montaña y carretera, eléctricas, rutas guiadas y extras), con foto y precio orientativo:

• Bici urbana con cesta, 12 € por día o 60 € la semana; infantil de 16 a 24 pulgadas, 8 € por día con casco; tándem, 25 € por día.
• Bici de montaña con doble suspensión, 22 € por día; de carretera con cuadro de carbono, 30 €.
• Eléctrica con asistencia de hasta 80 km, 35 € por día; eléctrica de montaña, 45 €.
• Ruta guiada de medio día, 35 € por persona con bici incluida; excursión de día completo, 60 €.

Decisiones previas: el día mínimo (en bicis suele ser uno, pero la semana con precio cerrado compensa a quien se queda), la hora de recogida y devolución (la plantilla trabaja de 09:00 a 20:00; si devuelven después de cerrar, di dónde dejan la bici y el candado) y la tarifa por temporada: si la eléctrica cuesta 35 € en abril y 45 € en agosto, cámbialo en el servicio antes de que empiece la temporada, no bici a bici en el mostrador.

2. Reserva online para quien viene de fuera

Con la reserva online activa, la persona ve las bicis con foto y precio, elige fechas y marca extras: casco (2 € por día), silla infantil trasera para niños de hasta 22 kg (4 € por día), candado en U con alforjas (4 € por día) y entrega en su alojamiento (10 € por alquiler). Los tres primeros se multiplican por los días; la entrega se cobra una vez. Cuando lo que piden es una ruta, el servicio va por persona: una pareja en la excursión de día completo son dos unidades de 60 €.

Esta plantilla no lleva módulo de carné ni declaración previa: una bici no exige permiso. Lo que sí pide la reserva es nombre, teléfono y correo, y un campo de notas donde la familia dice que viene con una niña de cuatro años, para que tengas la silla montada y la infantil de 16 pulgadas preparada antes de que lleguen.

La solicitud te llega a ti y la confirmas si hay bicis libres en esas fechas; el calendario te lo dice antes de contestar. La persona recibe la confirmación por correo, en el que puede cancelar o pedir un cambio desde un enlace, y un recordatorio el día antes, por correo y por WhatsApp si lo tienes activado y ella lo ha aceptado. Para quien reservó hace tres semanas desde otro país, ese recordatorio decide si aparece.

Si una fecha está llena, la lista de espera recoge a quien se quedó fuera; si alguien cancela, tienes a quién avisar.

3. Fianza, cancelación, liquidación y devolución

Fianza pequeña, pero siempre

La plantilla sugiere 50 € de fianza; para una eléctrica de montaña conviene subirla. Se cobra al confirmar en efectivo, tarjeta o Bizum, queda unida al alquiler y se descuenta de la liquidación al devolver la bici. Si cancelan, se devuelve desde la propia reserva. Cuánto pedir y cómo tratar una rotura está en la guía de fianzas, señales y cancelaciones.

Señal y cuota de cancelación

Para grupos y rutas guiadas, la señal por Stripe desde la reserva online asegura la fecha; nadie bloquea seis bicis y un guía un sábado de julio sin poner algo. La cuota de cancelación, también por Stripe, se fija al reservar y la persona la ve antes de confirmar.

Liquidación y ticket

Al devolver, la liquidación suma días y extras, añade la ruta si la hubo, descuenta la fianza y deja lo que queda por cobrar. El ticket va por correo y el cierre de caja del día junta efectivo, tarjeta y Bizum. A final de temporada, las estadísticas dicen qué bicis se alquilaron más: con eso decides si compras eléctricas o tándems.

Estado al entregar y al recibir

Dos fotos con el móvil por bici, una de cada lado, y un vistazo a frenos, cambio y batería con la persona delante. Lo que encuentres, a las notas del alquiler. Al recibirla, lo mismo antes de devolver la fianza. Qué apuntar en la hoja de entrega lo cuenta qué pedir antes de alquilar un vehículo o una máquina.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de alquiler de bicis

En la plantilla de alquiler de bicis, cada bici es una fila del calendario de ocupación con su talla en el nombre y aviso si dos alquileres se pisan; el catálogo trae los catorce servicios con foto, precio por día o por semana y rutas por persona. La reserva online manda confirmación con enlace para cancelar o cambiar, recordatorio por correo y WhatsApp opcional, y lista de espera cuando no quedan bicis. Fianza al confirmar descontada en la liquidación, señal y cuota de cancelación por Stripe, tickets por correo, cierre de caja, estadísticas por bici y copia descargable. Las revisiones y las fotos siguen siendo tuyas.

Errores frecuentes

• Una fila "eléctricas" con cantidad 5. Sirve hasta que una está en el taller y otra es de talla S. Una bici, una fila, con la talla.
• Cobrar el casco "si se acuerdan". Si va en la reserva, va en la liquidación. Si es gratis, déjalo en el catálogo a 0 € para que conste que salió.
• Confirmar por mensaje y no en el calendario. El aviso de solape solo funciona con lo que el calendario conoce.
• Fianza en efectivo sin apuntar. Cuatro días después nadie recuerda si la de la montaña 2 se devolvió. Si está en la reserva, se descuenta sola.

Si quieres tener la flota en el calendario antes de la próxima temporada, empieza siete días gratis con la plantilla de alquiler de bicis; no pide tarjeta. Si prefieres mirar antes, la demo de alquiler de bicis tiene una tienda inventada con seis bicis y sus alquileres. El resto del sector está en Alojamiento y alquiler.