Digitalizar una empresa de alquiler de vehículos: reservas y cobros

Una empresa de alquiler con ocho vehículos no necesita un programa de aeropuerto, pero tampoco le vale el cuaderno. El fallo típico llega en un puente: la furgoneta de nueve plazas se promete por WhatsApp a dos grupos, nadie apuntó la segunda y el sábado a las nueve hay una familia en el mostrador sin vehículo. El segundo fallo es más silencioso: extras que se olvidan al cobrar (la silla infantil, el conductor adicional) y que en un año suman cientos de euros que no entraron.

Esta guía recorre cómo pasar un alquiler pequeño de coches, furgonetas y motos de la hoja de cuadrante a un sistema digital: calendario, catálogo, reserva online y cobros.

Qué cambia al digitalizar

• La disponibilidad vive en un solo sitio. Cada matrícula es una fila y cada alquiler un bloque de días. Si dos se pisan, salta un aviso antes de confirmar, no el sábado por la mañana.
• El precio lo calcula la reserva. Días por tarifa del modelo, más extras por día, menos la fianza. Sin calculadora ni redondeos de memoria.
• El cliente reserva y sube su carné antes de llegar. La recogida pasa de quince minutos de papeleo a comprobar el original y entregar las llaves.
• Cada cobro queda atado a su alquiler. Fianza, señal, liquidación y ticket, en la misma ficha.
• Sabes qué modelo rinde. Las estadísticas dicen qué vehículos facturan más y cuáles pasan semanas parados: lo que importa cuando toca renovar la flota.

1. El calendario de disponibilidad y el catálogo

Empieza por dar de alta la flota, un vehículo por fila, con la matrícula en el nombre: "Furgoneta blanca 1234 ABC", "Scooter roja 5678 CDE". Es el recurso que se reserva; si tienes tres coches urbanos iguales, son tres filas, no una con cantidad. Así el calendario enseña qué unidad concreta está fuera y cuál vuelve mañana.

El catálogo es otra cosa: son los precios. Con la plantilla llega un catálogo de inicio de quince servicios en cuatro categorías (vehículos, furgonetas, motos y extras), cada uno con foto y un precio orientativo que ajustas a tu zona:

• Coche urbano, desde 35 € por día; familiar o SUV, desde 60 €.
• Furgoneta de 9 plazas, desde 95 € por día; furgoneta de carga de 8 a 12 m³, desde 70 €.
• Moto de 125 cc, desde 35 € por día, con casco; scooter, desde 28 €.
• Alquiler semanal, desde 230 €, para quien se queda siete días con precio cerrado.

Tres decisiones que conviene tomar antes de abrir la reserva online: los días mínimos (dos días en puentes y agosto es una regla habitual; el resto del año, uno), la franja de recogida y devolución (la plantilla trabaja de 09:00 a 20:00 en tramos de una hora; si cierras a las 14:00 los sábados, ponlo en el horario) y qué pasa con la devolución tardía: a partir de qué hora cuenta como día extra.

2. Reservas online con el carné por delante

Con la reserva online activada, el cliente entra en tu web, ve los vehículos con foto y precio por día, elige fechas y marca los extras que quiera. Los extras del catálogo de inicio son los que de verdad se piden en un alquiler pequeño: seguro adicional con franquicia cero (12 € por día), conductor adicional (8 € por día), silla infantil (5 € por día), GPS (5 € por día), kilometraje ilimitado (10 € por día), portabicicletas (8 € por día) y entrega en el aeropuerto o el hotel (25 € por alquiler). Los que van por día se multiplican por los días reales del alquiler; la entrega se cobra una vez.

En esta plantilla hay un paso más que en bicis o maquinaria: el módulo de carné. Al reservar, el cliente sube una foto o el PDF de su carné de conducir, lee el aviso legal sobre el uso de ese dato y declara que presentará el original en la recogida. El documento solo lo ve tu negocio; sirve para preparar el contrato, no sustituye la comprobación en persona. Qué mirar en ese carné (tipo, vigencia, antigüedad) está en la guía sobre qué pedir antes de alquilar un vehículo o una máquina.

Antes de poder activar la reserva online, el negocio firma la declaración de arrendador: confirma que cumple sus obligaciones como empresa de alquiler de vehículos (seguro, documentación) y la declaración queda guardada con fecha. La app pide la declaración y guarda el dato; cumplir sigue siendo responsabilidad tuya.

La solicitud te llega a ti y la confirmas cuando compruebas que el vehículo está libre. El cliente recibe la confirmación por correo, un recordatorio el día antes de la recogida (por correo, y por WhatsApp si lo activas y él lo acepta) y un enlace desde el que puede cancelar o pedir un cambio sin llamarte.

3. Cobros y entrega: fianza, señal, cancelación, tickets y fotos

Fianza y señal

La plantilla sugiere una fianza de 150 € por alquiler; súbela para furgonetas y vehículos de más valor. Se cobra al confirmar, en efectivo, tarjeta o Bizum, queda vinculada al alquiler y se descuenta sola de la liquidación a la devolución. Si el cliente cancela, se devuelve desde la propia reserva. La señal es distinta: es una parte del precio que el cliente paga por adelantado para asegurar la fecha, y se cobra por Stripe desde la reserva online. Cuándo conviene cada una lo explica la guía de fianzas, señales y cancelaciones.

Cuota de cancelación

Para los puentes, la cuota de cancelación por Stripe evita que un grupo bloquee tu furgoneta tres semanas y la suelte el jueves. Se fija al reservar, el cliente la ve antes de confirmar y tú decides si cobrarla o devolverla.

Liquidación y ticket

A la devolución, la liquidación suma los días reales, multiplica los extras por esos días, descuenta la fianza y deja el resto a cobrar. Si has pactado combustible o kilómetros de más, los añades como línea aparte. El ticket sale por correo al cliente y el cierre de caja del día junta efectivo, tarjeta y Bizum.

Estado al entregar y al recibir

Las fotos siguen siendo cosa del móvil: cuatro lados, salpicadero con kilómetros y combustible, interior, con el cliente delante. Apunta kilómetros y nivel de depósito en las notas del alquiler; sin eso, la fianza se devuelve entera por falta de pruebas.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de alquiler de vehículos

En la plantilla de alquiler de vehículos, cada vehículo es una fila del calendario de ocupación con aviso de solape, el catálogo trae los quince servicios con foto y precio por día o por semana, y la reserva online incluye el módulo de carné con su aviso legal y la declaración de arrendador. La fianza se cobra al confirmar y se descuenta en la liquidación; la señal y la cuota de cancelación van por Stripe; el recordatorio del día antes sale por correo y, si quieres, por WhatsApp. Tickets por correo, cierre de caja, estadísticas por vehículo y copia descargable. Lo que no hace: comprobar que el carné es válido, hacer las fotos ni decidir qué se descuenta.

Errores frecuentes

• Una sola fila para tres coches iguales. Luego no sabes cuál de los tres tiene la ITV el martes. Una matrícula, una fila.
• Confirmar por WhatsApp y no pasarlo al calendario. El sistema solo avisa de solapes que conoce. La regla es: si no está en el calendario, no está reservado.
• No bloquear taller e ITV. Reserva esos días a nombre de tu propio taller; si el calendario dice que el coche está libre, alguien lo pedirá.
• Devolver la fianza antes de revisar. La liquidación se hace con el vehículo delante, no con el cliente ya en la puerta.

Si quieres probarlo con tu flota, empieza siete días gratis con la plantilla de vehículos; no hace falta tarjeta. Para verlo antes con datos ficticios, abre la demo de alquiler de vehículos. El resto de plantillas de alquiler y alojamiento está en Alojamiento y alquiler.