Digitalizar una empresa de material para eventos: reservas y cobros

Una empresa de material para eventos vende sábados. La carpa de 6×3 número 2 se monta el viernes en una finca y se desmonta el lunes; durante esos cuatro días no existe para nadie más. Cuando el cuadrante es una hoja de cálculo con pestañas por mes, es fácil ver "boda sábado 20" y no ver que la misma carpa está en las fiestas del pueblo hasta el lunes 22. Y cada pedido lleva cantidades: 120 sillas, 15 mesas, menaje para 110, que cambian tres veces antes del día.

Esta guía explica cómo llevar ese almacén a un sistema digital: una fila por carpa, lote o equipo, precios por silla, mesa y persona, reserva online, transporte aparte, fianza y recuento al recibir.

Qué cambia al digitalizar

• Los días de bloqueo son los que cuentan. Un alquiler se reserva del viernes al lunes, no "el sábado". El calendario enseña la carpa ocupada los cuatro días y avisa si otro pedido la pisa.
• Las cantidades van en la reserva. Sillas por silla, mesas por mesa, menaje por persona: cambias 120 por 135 y el total se recalcula.
• Transporte, montaje y limpieza se cobran siempre. Son servicios del catálogo, no un "ya lo hablamos" que se queda en 0 €.
• Cada cliente tiene historial. El ayuntamiento que repite cada agosto o la empresa de la cena de diciembre tienen sus alquileres y pagos en su ficha.
• La fianza se descuenta de la liquidación. Y lo que falta a la devolución (sillas, copas, mantel) se cobra con una tarifa escrita de antemano.

1. Lotes como recursos y precios por unidad

Da de alta el almacén como recursos del calendario, con la referencia en el nombre: "Carpa 6×3 n.º 1", "Carpa 3×3 n.º 1", "Lote 100 sillas plegables", "Lote 10 mesas redondas", "Equipo de sonido A", "Castillo hinchable". Lo único y caro, una fila por unidad. Lo que va por cientos, en lotes: si tienes 300 sillas, son tres lotes de 100 y puedes servir tres eventos el mismo sábado.

El catálogo de inicio trae quince servicios en seis categorías (carpas, mesas y sillas, menaje y mantelería, sonido e iluminación, infantil, transporte y extras), con foto y precio orientativo:

• Carpa 3×3 con laterales, 60 € por día; carpa 6×3 de estructura, 110 € por día; carpa de boda 10×15 con suelo y montaje, desde 900 € por día.
• Mesa redonda para 8, 8 € por mesa; mesa alta de cóctel con funda, 10 €; silla plegable blanca, 1,50 € por silla; silla chiavari con cojín, 3 €.
• Mantel de tela y servilletas, 6 € por mesa; menaje completo (plato, copas y cubiertos), 3 € por persona; barra de bar con luz, 50 € por día.
• Equipo de sonido con micrófono, 90 € por día; iluminación de ambiente, 120 € por día; castillo hinchable para niños de 3 a 10 años, 150 € por día.

Tres decisiones propias de este negocio. Los días de alquiler son los de bloqueo: un evento de sábado reserva de viernes a lunes; fija cuántos de esos días se cobran (muchas empresas cobran el del evento y bloquean los otros sin coste). La ventana de entrega y recogida: la plantilla trabaja de 09:00 a 20:00; los desmontajes de madrugada se pactan aparte. Y el plazo para cambiar cantidades: hasta siete días antes se ajustan sillas y menaje; después, lo que sobra se cobra igual.

2. Reservas online para bodas, ayuntamientos y empresas

Con la reserva online activa, el cliente ve el material con foto y precio por unidad, elige las fechas e indica cuántas sillas, cuántas mesas o para cuántas personas. Los servicios que se suman al pedido son los que de verdad deciden el margen: transporte y montaje (desde 60 € por alquiler) y limpieza del menaje (40 €, para quien lo devuelve sin lavar). Quien recoge en la nave lo quita; quien lo quiere, lo lleva en la reserva y en la factura.

Esta plantilla no pide carné ni declaración previa: alquilar sillas no exige permiso. Lo que hace falta en la reserva es el dato que luego lo organiza todo: nombre, teléfono, correo y una nota con la dirección del evento y la hora de montaje ("finca en Sóller, montar viernes 16:00"). Si reserva una organización, el nombre de la persona de contacto va en la ficha del cliente.

La solicitud te llega a ti y la confirmas cuando el calendario te dice que la carpa y los lotes están libres esos días. El cliente recibe la confirmación por correo, con un enlace para cancelar o pedir un cambio, y un recordatorio el día antes de la entrega (por correo y, si lo activas y lo acepta, por WhatsApp). Para una boda que se contrató en febrero, el recordatorio de julio sirve además para repasar cantidades.

3. Fianza, cancelación, liquidación y recuento

Fianza y señal

La plantilla sugiere 100 € de fianza; para una carpa de boda o un equipo de sonido conviene mucho más. Se cobra al confirmar en efectivo, tarjeta o Bizum, queda vinculada al alquiler y se descuenta en la liquidación a la devolución; si el evento se cancela, se devuelve desde la reserva. La señal, cobrada por Stripe desde la reserva online, es parte del precio por adelantado: lo que sostiene un sábado de junio. La diferencia entre las dos y los plazos razonables están en fianzas, señales y cancelaciones.

Cuota de cancelación

La cuota de cancelación por Stripe se fija al reservar, el cliente la ve antes de confirmar y tú decides si cobrarla o devolverla. Para una carpa de boda con montaje, una cancelación a quince días es un sábado perdido, y la cuota debería decirlo.

Liquidación y recuento

A la devolución, la liquidación suma días, unidades y servicios, descuenta la fianza y deja el resto a cobrar. Lo propio de este negocio es el recuento: salieron 120 sillas y 110 menajes; vuelven 117 sillas y faltan ocho copas. Cada falta es una línea con la tarifa por unidad escrita en las condiciones; sin tarifa, el recuento sirve para discutir, no para cobrar. Apunta el recuento de salida en las notas del alquiler al cargar la furgoneta, con una foto. El ticket va por correo y el cierre de caja junta el día.

Qué documentar en la entrega para que una falta sea un cobro y no una discusión lo cuenta qué pedir antes de alquilar un vehículo o una máquina.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de material para eventos

En la plantilla de alquiler de material para eventos, cada carpa, lote o equipo es una fila del calendario de ocupación con aviso de solape; el catálogo trae los quince servicios con foto y precio por silla, mesa, persona o día, y transporte, montaje y limpieza se suman al alquiler. La reserva online manda confirmación con enlace para cancelar o cambiar, recordatorio por correo y WhatsApp opcional. Fianza al confirmar descontada en la liquidación, señal y cuota de cancelación por Stripe, tickets por correo, cierre de caja, estadísticas y copia descargable. El recuento y la decisión de qué descontar son tuyos.

Errores frecuentes

• Reservar el día del evento y no los de montaje. La carpa está fuera de viernes a lunes. Si el calendario solo tiene el sábado, el domingo alguien la pedirá.
• Un solo lote de "sillas" con todas las que tienes. Un lote por cada 100 permite servir dos eventos a la vez; un lote único bloquea las 300 por 40 sillas.
• Devolver la fianza el lunes sin contar. El recuento se hace al descargar, con el albarán de salida delante, antes de tocar la fianza.
• Cambios de cantidades por teléfono. Se cambian en la reserva; así la liquidación y la furgoneta cargan lo mismo.

Si quieres ver tus carpas y lotes en un calendario, empieza siete días gratis con la plantilla de material para eventos; no pide tarjeta. Para verlo antes con un almacén inventado, abre la demo de material para eventos. Las demás plantillas de alquiler están en Alojamiento y alquiler.