Cómo digitalizar una clínica veterinaria: agenda, citas y cobros

En una clínica veterinaria pequeña el teléfono no para: la vacuna de Txoko, el gato que vomita desde ayer, la familia con un labrador y una siamesa que quiere las dos revisiones seguidas, y la esterilización de mañana a las nueve que tiene que venir en ayunas. Todo eso entra por recepción mientras hay alguien delante pagando, y se apunta en una agenda de papel donde una vacuna de quince minutos ocupa lo mismo que una cirugía de hora y media. Lo que falla no es el programa veterinario, que para la historia clínica sigue haciendo su trabajo: falla la agenda, la cola de avisos y la caja, que viven en tres sitios. Esta guía va de ordenar esas tres cosas en el móvil, y de qué debe quedarse donde está.

Qué cambia al digitalizar

• La ficha es de la familia y dentro van sus animales. Un perro y dos gatos del mismo titular comparten teléfono, dirección y cobros, y cada uno tiene su nombre, su raza y sus notas.
• La agenda sabe que una vacuna no es una cirugía. Quince minutos para una, noventa para otra, y aviso si dos citas del mismo veterinario se pisan.
• El consentimiento informado deja de ser un papel en una carpeta. Para cirugías y sedaciones, el titular lo acepta en la cita y queda guardado con la fecha.
• Lo rutinario se reserva por la web. Vacunas, desparasitaciones, revisiones y peluquería entran solos, indicando qué mascota viene; las urgencias siguen por teléfono.
• Cada cobro queda a nombre de quien atendió. La caja del día y el trimestre para la gestoría salen sin pasar nada a mano.

Agenda por veterinario, catálogo y reserva online

1. Catálogo con la duración real de cada acto

Empieza por el catálogo. La plantilla de clínica veterinaria arranca con quince servicios con foto en seis categorías, cada uno con su duración:

• Consulta general, 20 minutos, 35 €; primera revisión de cachorro o gatito, 30 minutos, 30 €.
• Revisión geriátrica con analítica, 40 minutos, 60 €, para mayores de siete años.
• Vacunación, 15 minutos, 25 €; desparasitación, 10 minutos, 15 €; microchip e identificación, 15 minutos, 35 €.
• Esterilización, 90 minutos, 180 €; limpieza dental bajo sedación, 60 minutos, 150 €; cirugía menor, 60 minutos, 120 €.
• Analítica de sangre o radiografía, 20 minutos; ecografía, 30 minutos, 60 €.
• Baño y corte, 60 minutos, 30 €; pasaporte para viajar, 15 minutos, 30 €.

La jornada de la plantilla va de 09:00 a 20:30 con huecos de diez minutos, porque en veterinaria una desparasitación de diez minutos existe y no debe ocupar veinte. Dos consejos de agenda: concentra las cirugías a primera hora de la mañana, cuando el animal viene en ayunas y el quirófano está libre, y deja un hueco sin asignar a media mañana y otro a media tarde para la urgencia que seguro llega. La urgencia es un servicio del catálogo (30 minutos, 60 €) para meterla en la agenda en un momento y cobrarla como lo que es.

Después, una columna por veterinario. En la clínica de la demo, la Dra. Sanz y el Dr. Oliván pasan consulta y Maider lleva la peluquería; cada uno con su columna, y el baño y corte no roba huecos de consulta.

2. Reserva online que pregunta por la mascota

Con el catálogo listo, abre la reserva online para lo que no necesita hablar contigo antes: vacunas, desparasitación, revisiones, microchip, pasaporte y peluquería. El titular elige el servicio, el veterinario y un hueco libre, y, como la plantilla lleva el módulo de mascotas, dice qué animal trae; en la agenda del día ves que a las 9:30 viene Txoko a vacunarse y a las 10:00 Bruno a su primera revisión de cachorro. Para consultas con síntomas, confírmalas tú o pide que llamen: tú decides si cada solicitud se confirma sola.

El consentimiento aquí es sobre la salud del animal, no de la persona: antes de una esterilización, una sedación o una limpieza dental, el titular lee el aviso de consentimiento informado y lo acepta en la cita, y la aceptación queda registrada con la fecha. El RGPD no protege los datos de salud del perro, pero sí todo lo del titular (nombre, teléfono, lo que paga); la guía sobre datos de salud en una consulta pequeña tiene un apartado sobre veterinaria. Informar al titular y cumplir con la norma veterinaria sigue siendo cosa de la clínica.

Cobros, fichas y recordatorios

3. Cobrar por veterinario y cerrar la caja

Una visita suele tener varias líneas: consulta más radiografía, vacuna más desparasitación, microchip más pasaporte. Regístralas como líneas separadas del mismo cobro, a nombre del veterinario que atendió, con la forma de pago, y manda el ticket por correo al titular; mucha gente lo necesita para su seguro de mascotas y el papel no llega a casa. Si en una cirugía intervienen dos veterinarios, el cobro puede repartirse entre los dos.

El cierre de caja se hace cada día: suma por forma de pago, cuenta el efectivo y compara. Una clínica con tres personas cobrando y un cierre semanal no cuadra nunca. Más sobre tickets y cierre en cómo cobrar en una consulta.

4. Ficha de la familia, recordatorios y lista de espera

En la ficha de la familia tienes el contacto, los cobros y, dentro, cada mascota con su raza y sus notas: "miedo a la báscula", "alergia alimentaria al pollo", "cachorro de 3 meses". La historia clínica, con diagnósticos, tratamientos y medicación, sigue en tu programa veterinario, que es el que te exige la normativa. La ficha del animal habla del animal: no anotes en ella nada sobre la salud de la familia.

El recordatorio sale el día antes, por correo y por WhatsApp si el titular lo marcó, con el servicio, la mascota, la hora, la dirección y un enlace para cancelar o cambiar la hora. Con una cirugía, añade en las notas de la cita lo del ayuno ("en ayunas desde las 22:00") para que recepción lo vea al confirmar. Si una tarde de vacunas está llena, el titular puede apuntarse a la lista de espera; cuando alguien cancela, el hueco se ofrece por orden de llegada.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de clínica veterinaria

La plantilla de clínicas veterinarias del hub de salud y bienestar lleva la ficha por familia con sus mascotas dentro, la agenda por veterinario con la duración de cada uno de los quince servicios del catálogo y aviso de solapes, el consentimiento informado en la cita, la reserva online que pregunta qué mascota viene, el recordatorio con enlace para cancelar o cambiar y la lista de espera. Los cobros quedan a nombre de quien atendió y se reparten si hace falta, el ticket se envía por correo, el cierre de caja se imprime y las estadísticas muestran consultas y facturación por veterinario y por mes. No es una historia clínica veterinaria y no la sustituye: aquí llevas la agenda, los avisos y la caja.

Errores frecuentes

• Dar la cirugía en un hueco de consulta. Noventa minutos de quirófano en un hueco de veinte retrasan la mañana entera; la duración del servicio tiene que ser la real.
• Una ficha por animal con el teléfono repetido. Cuando la familia cambia de número, se cambia en una ficha y las otras dos se quedan con el viejo. La ficha es de la familia.
• Dejar que las urgencias se reserven online. Entran con una hora que no se puede esperar y nadie las ve hasta que alguien abre el correo. Por teléfono, siempre.

Abre la demo de la clínica veterinaria sin crear cuenta para ver la ficha de una familia con dos mascotas y la agenda del día; cuando quieras probarlo con tu catálogo, son siete días gratis, sin tarjeta.