Cómo digitalizar una clínica dental: agenda, citas online y cobros

Una clínica dental pequeña, con dos gabinetes y tres dentistas, atiende entre 25 y 40 citas al día que van de los 20 minutos de una revisión infantil a la hora y media de un implante. Con un cuaderno o un calendario compartido el problema no es apuntar: es que una endodoncia metida en el hueco de una revisión descoloca la tarde, que recepción no sabe si la señal de la ortodoncia se cobró ya y que al cerrar hay un TPV, un cajón y un Bizum que no cuadran. Esta guía va paso a paso: qué tratamientos dar de alta y con qué duración, qué se le pide al paciente cuando reserva online, cómo cobrar una señal y cerrar la caja, y qué guardar de cada paciente sin convertir la agenda en una historia clínica.

Qué cambia al digitalizar una clínica dental

• Cada tratamiento abre su propio hueco. La revisión con radiografía ocupa 30 minutos y el implante 90; quien reserva elige el tratamiento y la agenda ya sabe cuánto bloquear.
• La urgencia tiene sitio. Un hueco de "Urgencia dental" por dentista y día evita que el dolor de muelas se cuele encima de una limpieza.
• La señal viaja con la cita. Los 30 € que se cobran al confirmar una ortodoncia quedan vinculados a esa cita y se descuentan solos al cobrar; nadie tiene que acordarse.
• El consentimiento tiene fecha. Cada cita puede llevar su aviso de consentimiento informado, y queda registrado cuándo lo aceptó el paciente.
• La gestoría recibe un archivo, no una caja de tickets. Ventas del trimestre descargables y cierre de caja impreso cada día.

1. Agenda por dentista y catálogo de tratamientos

Empieza por el catálogo, no por la agenda: la agenda solo funciona si cada servicio tiene duración y precio. La plantilla de clínica dental arranca con 15 tratamientos en seis categorías (revisión e higiene, empastes y endodoncias, estética, ortodoncia, prótesis e implantes, urgencias). Los que más mueven la agenda:

Tratamiento	Duración	Precio de inicio
Revisión con radiografía	30 min	25 €
Limpieza dental	45 min	45 €
Revisión infantil con flúor	20 min	20 €
Empaste	45 min	desde 50 €
Endodoncia	60 min	desde 180 €
Implante dental	90 min	desde 900 €
Urgencia dental	30 min	40 €

Ajusta los precios a los tuyos el primer día; lo que ordena es la duración. Dos decisiones que cuentan más que ninguna:

• Primera visita y revisión no son lo mismo. La revisión con radiografía (30 minutos, con plan de tratamiento) es la primera visita de quien no conoces. Para el paciente que vuelve cada seis meses crea una "Revisión" de 20 minutos sin radiografía: si las dos son el mismo servicio, la agenda se retrasa desde las once.
• Los tratamientos largos se parten. La ortodoncia invisible (desde 2.500 €) y los brackets (desde 1.800 €) no son una cita: son un estudio de ortodoncia de 45 minutos (50 €) y después una revisión cada seis semanas. Da de alta el estudio con su precio y usa la cita de revisión para el seguimiento; el precio total va en el cobro, no en la agenda.

Sobre profesionales y gabinetes: la agenda es por dentista, con su columna, sus días y su duración por defecto. Si sois tres dentistas y dos gabinetes, no inventes una agenda para el sillón: bloquea en la agenda de cada dentista los días que no tiene gabinete. La higienista tiene su propia columna con limpiezas y flúor. Las carillas (desde 300 € por pieza) se cobran por unidad, así que el catálogo las lleva con cantidad.

2. Citas online: qué pide el asistente a tu paciente

Lo que más agradece un paciente de dental es pedir hora para una revisión, una limpieza o una urgencia un domingo por la noche sin llamar. En la plantilla de clínica dental, el asistente de reserva de tu web le pide, en este orden:

1. Tratamiento, dentista y hora. Solo ve huecos libres de la duración de ese tratamiento. Si no le importa quién le atienda, elige "Cualquiera" y entra con quien esté libre.
2. Nombre, teléfono y correo. El correo es obligatorio: es donde llega la confirmación y el enlace para cancelar o cambiar la hora.
3. Consentimiento explícito de datos de salud. Antes de confirmar ve un aviso de que la clínica podrá registrar en su ficha datos relativos a su salud (motivo de consulta, tratamiento), y tiene que marcar una casilla propia, sin marcar de antemano. Es lo que el RGPD pide para datos de categoría especial; el detalle está en la guía de datos de salud en una consulta pequeña.
4. Recordatorio por WhatsApp, si quiere. Un interruptor aparte y opcional; si lo deja apagado recibe el recordatorio solo por correo.

Tú decides si cada solicitud se confirma sola o la confirmas tú. En una clínica dental lo razonable es confirmar a mano lo que exige ver antes al paciente (endodoncia, extracción, implante) y dejar que revisiones, limpiezas y urgencias se confirmen solas. Lo que no hace el asistente: no pregunta el historial médico ni la medicación. Eso lo preguntas tú en el gabinete y va en la historia clínica, no en la reserva.

3. Cobros: señal en tratamientos largos, ticket y cierre de caja

En dental hay dos cobros distintos: el del día (revisión, empaste, urgencia) y el del tratamiento largo, que se paga en varias veces. Para el segundo sirve la señal: al confirmar la primera cita de una ortodoncia o un implante, la clínica cobra por Stripe una cantidad (la plantilla propone 30 €, pon la que uses) que queda vinculada a esa cita. Cuando cobras el tratamiento, la señal se descuenta sola; si el paciente no sigue adelante, se devuelve desde la propia cita. Así nadie tiene que buscar en el cuaderno si "pagó algo en marzo".

Para el resto:

• Un ticket por correo en cada cobro, con el tratamiento tal como está en el catálogo, el dentista que atendió y la forma de pago. Muchos pacientes lo piden para el seguro dental; si lo pierden, se reenvía desde el cobro.
• Cierre de caja cada día. Efectivo, tarjeta y Bizum sumados, comparados con el cajón y guardados con fecha. Con tres formas de pago es la única manera de que el viernes cuadre.

4. Pacientes, recordatorios y lista de espera

La ficha del paciente guarda contacto, citas pasadas y futuras, consentimientos aceptados con su fecha, cobros y tus notas. Úsala para lo que ayuda a atender ("ansiedad al dentista: avisar antes de cada paso", "ortodoncia invisible, revisión cada seis semanas"), no como historia clínica: la radiografía, el odontograma y la evolución van en el sistema que exija tu profesión.

El recordatorio sale el día antes con dentista, dirección y el enlace para cancelar o cambiar la hora; por WhatsApp también si el paciente lo activó, y ese texto lo puedes editar en Ajustes. El servicio aparece en los correos de la reserva con el nombre que le des en el catálogo, así que "Revisión" o "Tratamiento" en un móvil que ve toda la familia es mejor que "Endodoncia". La cita de revisión a los seis meses se repite con un toque desde la cita de hoy.

Cuando un día está lleno, el paciente puede apuntarse a la lista de espera desde la misma página, indicando si prefiere mañana o tarde. Si alguien cancela, la app ofrece el hueco por correo por orden de llegada y lo reserva unas tres horas para esa persona; si no responde, pasa a la siguiente. Es la diferencia entre una endodoncia cancelada que cuesta 180 € y una que se recupera por la tarde.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de clínica dental

La plantilla de clínica dental trae el catálogo de 15 tratamientos con foto, duración y precio, la agenda por dentista con aviso si dos citas se pisan, la reserva online con el consentimiento explícito de datos de salud y el recordatorio por correo (WhatsApp opcional), la señal por Stripe vinculada a la cita, la cuota de cancelación si la activas, la lista de espera, los cobros con reparto por dentista, el ticket por correo, el cierre de caja, las estadísticas por profesional y la copia descargable. Siete días gratis, sin tarjeta.

Lo que no es: una historia clínica. Guarda contacto, notas, citas, consentimientos y cobros; la historia clínica, la radiografía y la receta siguen en el programa que te exija tu colegio. La app pide la declaración y guarda el dato; informar al paciente y cumplir con la norma sigue siendo responsabilidad de la clínica.

Errores frecuentes al digitalizar una clínica dental

• Pasar la agenda y dejar el catálogo "para luego". Sin duración por tratamiento, el programa es el mismo cuaderno con pantalla.
• Dar de alta la ortodoncia como una cita de 2.500 €. El precio total va al cobro; en la agenda solo existen el estudio y las revisiones.
• Nombrar el servicio con el diagnóstico. El nombre viaja en los correos de la reserva.
• Cobrar la señal en el cajón y no en la cita. Luego nadie sabe a qué tratamiento pertenecía.
• Confirmar en automático todo. Una extracción pedida online para dentro de una hora merece que alguien la mire antes.

Prueba la plantilla con tus tratamientos y tus dentistas: siete días gratis, sin tarjeta. Si prefieres verla antes sin crear cuenta, la demo de la clínica dental tiene agenda, pacientes y cobros ya cargados, y la página de la plantilla resume lo que incluye. Para la agenda en general, lee cómo organizar las citas de una consulta de salud.