Cómo digitalizar un estudio de entrenador personal: sesiones y cobros

Un entrenador personal vive de sesiones fijas: el cliente de las siete y media de los lunes y miércoles, la pareja de los jueves a las siete de la tarde. Cuarenta sesiones a la semana que se repiten casi iguales y que, sin embargo, se apuntan una a una en el calendario del móvil, con los bonos en una nota y los cobros en la cabeza. El día que un cliente dice "yo pagué el bono de diez en septiembre" y tú tienes contadas seis sesiones, no hay forma de demostrar nada. Digitalizar un estudio de entrenamiento consiste en tres cosas: que la semana se copie sola, que cada sesión descuente del bono que toca y que el cliente coja hora sin mandarte un mensaje a las once de la noche.

Qué cambia al digitalizar

• La semana se repite con un toque. La sesión fija de cada cliente se copia a la semana siguiente y, si hay un cambio, se arrastra a otra hora en vez de borrar y volver a escribir.
• El bono se descuenta solo. Cada sesión que se hace pasa por caja a cero contra el bono, y en la ficha ves cuántas van desde que lo compró.
• La valoración inicial deja rastro. Peso, composición corporal, movilidad y objetivos son datos de salud; el consentimiento se acepta en la cita y queda guardado con la fecha.
• Si sois varios entrenadores, cada uno ve lo suyo. Columna propia en la agenda, cobros a su nombre y estadísticas por persona.
• El cliente reserva sin escribirte. Elige sesión, entrenador y hueco desde tu web y recibe el recordatorio el día antes.

Agenda por entrenador, catálogo y reserva online

1. Catálogo: cada tipo de sesión con su duración

No todo es "una sesión". Una sesión express de media hora, una de una hora y una valoración inicial con informe no pueden abrir el mismo hueco. El catálogo de inicio de la plantilla de entrenador personal trae catorce servicios con foto y precio orientativo; entre ellos:

• Sesión de entrenamiento personal, 60 minutos, 35 €; sesión express, 30 minutos, 22 €.
• Entrenamiento en pareja, 60 minutos, 50 € (el precio se reparte entre los dos).
• Entrenamiento para mayores, 45 minutos, 30 €; embarazo y posparto, 60 minutos, 40 €.
• Grupo reducido de hasta cuatro personas, 15 € por persona; grupo de running, 12 €.
• Valoración inicial con informe, 60 minutos, 40 €; pautas de alimentación, 45 minutos, 40 €.
• Bono de 5 sesiones, 160 €, y bono de 10 sesiones, 300 €.

El grupo reducido se cobra por persona, así que al registrar el cobro pones cuántas vinieron; un grupo de cuatro son cuatro líneas de 15 €, no una de 60 que luego nadie sabe repartir.

Luego, la agenda por entrenador. El estudio de la demo tiene a Víctor, Ariadna y Kevin, cada uno con su columna y su horario, y la jornada de la plantilla va de 07:00 a 22:00 con huecos de media hora, porque el cliente de antes de ir a trabajar existe. Si entrenas solo, la columna es una, pero cada sesión sigue necesitando su duración para no dar a las ocho una sesión de hora teniendo otra a las ocho y media.

2. Reserva online y la valoración con consentimiento

Abre la reserva online cuando el catálogo esté bien. El cliente elige el tipo de sesión, el entrenador y una hora libre desde el móvil, y recibe la confirmación por correo. Tú decides si las solicitudes se confirman solas o las confirmas tú; para los de siempre, que se confirmen solas; para una primera sesión de alguien que no conoces, confírmala tú.

La valoración inicial es la cita que más cuidado pide. Recoges composición corporal, movilidad, lesiones previas y objetivos, y eso son datos de salud de categoría especial. La plantilla lleva el módulo de consentimiento: en la cita el cliente lee el aviso y marca una casilla propia, sin marcar de antemano, y la aceptación queda registrada con la fecha. Tus notas de la valoración van en su ficha ("objetivo: media maratón en octubre", "posparto, cuatro meses", "72 años, fuerza y equilibrio"), con lo justo para entrenar bien. Lo que exige la norma sobre esos datos está explicado en la guía de datos de salud para una consulta pequeña; la responsabilidad de informar y de cumplir sigue siendo del estudio.

Cobros, bonos, ficha y recordatorios

3. Vender el bono una vez y descontarlo diez

El bono de diez sesiones se cobra entero el día de la compra, 300 €, con su ticket por correo. A partir de ahí, cada sesión se registra en caja a cero a cargo de ese bono, a nombre del entrenador que la dio. Es lo único que te permite responder "llevas siete, te quedan tres" sin discutir, y que la estadística de cada entrenador cuente las sesiones de bono como trabajo hecho.

Pon al bono una caducidad escrita y qué pasa si el cliente lo deja a medias. Cómo calcular ese descuento y qué devolver está en cómo cobrar en una consulta: bonos, señales y tickets. El cierre de caja del día son cinco minutos: cobros por forma de pago, efectivo contado y el reparto por entrenador antes de cerrar.

4. Ficha, recordatorio y lista de espera

La ficha del cliente reúne contacto, sesiones hechas, bonos, cobros y tus notas de cada sesión. No es una historia clínica ni un programa de entrenamiento: el plan mensual que vendes a 50 € lo mandas como siempre, y en la ficha apuntas que lo tiene y cuándo toca revisión.

El recordatorio sale el día antes, por correo y por WhatsApp si el cliente lo marcó, con la hora, el entrenador y un enlace para cancelar o cambiar la hora. En un estudio de sesiones fijas el recordatorio sirve sobre todo para lo segundo: el cliente que no va a venir el lunes lo dice el domingo, no a las siete y veinticinco. Si tu hueco de las siete y media tiene lista de espera, se ofrece a quien está esperando por orden de llegada y queda reservado para esa persona unas horas.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de entrenador personal

La plantilla de entrenadores personales del hub de salud y bienestar repite la sesión de la semana con un toque y la mueve arrastrándola, abre huecos según la duración de cada tipo de sesión y avisa si dos citas del mismo entrenador se pisan. La valoración inicial lleva el aviso de consentimiento por los datos de salud; los bonos de cinco y diez sesiones se venden desde Cobrar y quedan en la ficha. La reserva online manda confirmación, recordatorio por correo (WhatsApp opcional) y enlace para cancelar o cambiar; la lista de espera reparte los huecos que se liberan. Cada cobro queda a nombre de quien entrenó, el ticket va por correo, el cierre de caja se imprime y el trimestre se descarga para la gestoría.

Preguntas

¿Y si doy clases con horario fijo y plazas, tipo box o pilates?

Entonces no es esta plantilla. Para clases con plazas, lista de alumnos y horario semanal, mira el hub de clases y sesiones; la plantilla de entrenador personal está pensada para sesiones individuales, en pareja o en grupo reducido.

¿Puedo entrenar en el parque y seguir usando la agenda?

Sí. El entrenamiento al aire libre es un servicio más del catálogo; la agenda y los cobros van en el móvil, sin pasar por el estudio.

¿Cobro IVA en las sesiones?

El entrenamiento personal no suele estar exento, pero eso te lo dice tu gestor, no una guía.

Mira primero la demo del estudio de entrenamiento, con su semana ya montada, y cuando quieras probarlo con tus clientes de verdad tienes siete días gratis, sin tarjeta.