Cómo cobrar en una consulta: bonos de sesiones, señales y tickets

En una consulta se cobra poco dinero muchas veces: 40 € por una sesión, 250 € por un bono, 20 € de señal que luego hay que descontar. Cada uno de esos movimientos es pequeño, pero a final de mes son doscientos apuntes y, si uno de cada veinte se anota mal, la caja no cuadra y nadie sabe cuántas sesiones le quedan a quien compró un bono en marzo. Esta guía va de eso: cómo vender y descontar bonos, cuándo pedir una señal, cómo cobrar una cancelación tardía y cómo cerrar el día en cinco minutos. Vale igual para un centro de masajes, una consulta de fisioterapia o una de psicología.

Por qué el cobro de una consulta se complica

• El bono se paga hoy y se consume en tres meses. El dinero entra en una fecha y el servicio se presta en diez fechas distintas; la libreta donde se tachan las sesiones se pierde o se tacha de más.
• Hay tres formas de pago en la misma mañana. Efectivo, tarjeta y Bizum, y cada una deja un rastro distinto que luego hay que juntar.
• Varias personas cobran. Si dos profesionales cobran lo suyo en la misma caja, al cierre hay que saber qué parte es de quién.
• El paciente de la primera visita a veces no viene. Es la cita más larga y la que más falla, porque todavía no hay relación.
• La gestoría pide lo que no apuntaste. Un ticket por cada cobro y un resumen por trimestre que, si no sale solo, se hace a mano en un domingo.

1. Bonos de sesiones: cómo venderlos y descontarlos

Un bono es un pago por adelantado a cambio de un descuento. Lo habitual en consultas es el de cinco y el de diez sesiones, con un descuento de entre el 10 % y el 15 % sobre el precio suelto; más descuento y estás regalando trabajo, menos y nadie lo compra. Con una sesión de 45 €, el bono de cinco ronda los 200 € y el de diez, los 390 €.

Para que el bono no se convierta en un problema:

1. Caducidad escrita. Seis meses para el de cinco, un año para el de diez. Sin caducidad, un bono comprado hace dos años aparece cuando ya has subido precios.
2. Nominativo. El bono es de quien lo compra; si quieres que valga para una pareja o una familia, dilo al venderlo, no cuando aparece el cuñado.
3. Un apunte por sesión consumida. Cada vez que el paciente usa el bono, se registra una cita a coste cero vinculada a su ficha. Así cuentas sesiones hechas, no sesiones "que me suena que vino".
4. Cobro cero, no cobro sin apuntar. La sesión de bono pasa por caja aunque no entre dinero; si no, al cerrar el día faltan sesiones y la estadística de cada profesional queda a la mitad.

Qué devolver si el paciente deja el tratamiento: lo razonable es lo que queda, descontando las sesiones hechas al precio suelto, no al precio del bono. Escríbelo en la condición del bono para no discutirlo después.

2. Señal en primeras visitas y cuota de cancelación

La primera visita es la cita más cara de perder: dura el doble y, si no viene, no hay siguiente. Por eso muchas consultas piden una señal solo en esa cita (10 o 20 €) que se descuenta del precio al cobrar. A los pacientes que ya conoces no hace falta pedírsela; el filtro es para quien todavía no ha venido nunca.

La cuota de cancelación es distinta: no se cobra nada al reservar, se guarda la tarjeta y solo se carga si el paciente no aparece o cancela con menos antelación de la que marques (24 horas es lo habitual en consulta; 48 si bloqueas una hora entera). Una política que cabe en una línea junto al botón de reservar es mejor que un cartel en recepción:

La primera visita se reserva con una señal de 20 € que se descuenta de la consulta. Cancelar gratis hasta 24 horas antes; con menos margen, la señal no se devuelve.

Dos cosas que conviene respetar: la señal se devuelve siempre que el paciente cancele dentro del plazo, sin excusas, porque es lo que hace que la gente acepte darla; y la cuota se cobra con criterio, no automáticamente. Un paciente con fiebre que avisa a las ocho de la mañana no es un plantón.

3. Ticket por cada cobro y cierre de caja diario

Un ticket por cada cobro, por correo

Entregar ticket no es opcional: cada cobro tiene que dejar un justificante, y el paciente que lo pide para su seguro o para desgravar lo necesita con fecha, concepto, importe e identificación de la consulta. El ticket en papel se pierde y el de "ya te lo mando" no se manda.

Lo práctico es que el ticket salga por correo en el momento de cobrar, con:

• el servicio tal como está en tu catálogo ("Sesión de fisioterapia", no "varios"),
• quién atendió, si sois varios,
• la forma de pago,
• y, si fue un bono, que se trata de la compra del bono, no de una sesión.

Si el paciente pide factura completa con sus datos fiscales, eso es otra cosa y la hace tu programa de facturación o tu gestoría; el ticket es el justificante del día a día.

Cerrar la caja cada día, en cinco minutos

El cierre de caja es contar lo que hay y compararlo con lo que dice el registro. Si lo haces cada día tarda cinco minutos; si lo haces el viernes, tarda una hora y no cuadra.

1. Suma los cobros del día por forma de pago: efectivo, tarjeta, Bizum.
2. Cuenta el efectivo real y compáralo con la suma. Una diferencia de 5 € se busca; una de 50 cents se apunta y se sigue.
3. Si varios profesionales cobran, mira el reparto de cada uno antes de cerrar: es el momento de descubrir un cobro anotado al nombre equivocado, no a final de mes.
4. Guarda el cierre con fecha. A la gestoría le sirve más un cierre diario que una caja mensual reconstruida.

Qué hace Glam Studio Cloud

En las plantillas de salud y bienestar el bono es un servicio más del catálogo, con su foto y su precio: se vende desde Cobrar y queda en la ficha del paciente con la fecha, y en esa misma ficha ves las citas y los cobros que ha tenido desde entonces, que es lo que necesitas para saber por dónde va el bono. Cada cobro puede repartirse entre varias personas y queda a nombre de quien atendió; el ticket se envía por correo desde el propio cobro, y el cierre de caja del día se saca con un toque y se imprime.

La señal y la cuota de cancelación van por Stripe: la señal se cobra al confirmar la primera visita y se descuenta sola al cobrar la consulta, o se devuelve desde la cita; con la cuota de cancelación, la tarjeta queda guardada y el cargo lo decides tú con un clic desde la ficha de la reserva. Las estadísticas muestran facturación por profesional y por mes, y el resumen del trimestre se descarga para la gestoría. Puedes verlo funcionando en la demo del centro de masajes o en la de la clínica dental.

Preguntas

¿Cobro el bono con IVA?

Depende de tu actividad: muchos servicios sanitarios prestados por profesionales titulados están exentos de IVA, y otros (masajes de bienestar, entrenamiento personal) no. Esa la responde tu gestor, no una guía.

¿Puedo pedir señal a todo el mundo?

Puedes, pero no suele compensar: a los pacientes de siempre les molesta y no fallan. La señal rinde en primeras visitas, tratamientos largos y horas de mucha demanda.

¿Qué hago si un paciente pierde su ticket?

Lo vuelves a enviar desde el cobro. Por eso conviene que vaya por correo y no solo en papel.

Prueba a vender un bono, cobrar una sesión a su cargo y cerrar la caja del día: siete días gratis, sin tarjeta, con el catálogo de masajes ya montado. Si tu consulta es de otro tipo, elige tu plantilla en el hub de salud y bienestar.