Cómo digitalizar una clínica de salud: agenda, citas online y cobros

Una clínica de salud y bienestar pequeña suele ser varias consultas bajo el mismo techo: una fisioterapeuta que ve a diez personas al día en sesiones de 45 minutos, una nutricionista que hace primeras consultas largas y revisiones cortas, una psicóloga con sesiones de 50 y alguna terapia de pareja de 75, un osteópata dos tardes por semana. Cada uno cobra lo suyo, la clínica necesita el total, y el paciente de fisioterapia que también va a nutrición tiene dos fichas que no se hablan. El síntoma es siempre el mismo: alguien en recepción con cuatro agendas abiertas y una calculadora. Digitalizar esa clínica es juntar las agendas sin mezclar lo que es de cada profesional, y que el paciente tenga una sola ficha aunque le atiendan tres personas.

Qué cambia al digitalizar

• Una agenda, una columna por profesional. El día de cada uno de un vistazo, con la duración propia de cada tratamiento y aviso si dos citas se pisan.
• Un paciente, una ficha. Contacto, citas con cualquiera del equipo, consentimientos, cobros y bonos, en el mismo sitio.
• El cobro sabe de quién es. Cada cobro queda a nombre de quien atendió y puede repartirse si intervienen dos profesionales; el total de la clínica sale solo.
• La primera consulta se protege con una señal. Es la cita más larga y la que más falla; 15 € al reservar cambian el comportamiento de quien aún no te conoce.
• El consentimiento informado va con la cita. El paciente lo acepta al reservar y queda con su fecha; no hay que buscar el papel firmado en una carpeta.

Agenda por profesional, catálogo y reserva online

1. Catálogo por disciplina, con duración y precio

Monta el catálogo por áreas, no por personas: cuando entre un segundo fisioterapeuta, los servicios ya estarán. La plantilla de clínicas de salud y bienestar arranca con catorce en seis categorías; entre ellos:

• Sesión de fisioterapia, 45 minutos, 35 €; fisioterapia deportiva, 50 minutos, 40 €; punción seca, 20 minutos, 20 €; drenaje linfático, 60 minutos, 45 €.
• Consulta de nutrición, 45 minutos, 40 €, y revisión de nutrición, 30 minutos, 30 €.
• Sesión de psicología, 50 minutos, 50 €, y terapia de pareja, 75 minutos, 70 €.
• Sesión de osteopatía, 45 minutos, 45 €; pilates terapéutico, 55 minutos, 25 €.
• Primera consulta, 20 minutos, 20 €, y bono de 5 sesiones de fisioterapia, 160 €.

Fíjate en la revisión de nutrición: 30 minutos frente a los 45 de la consulta. Esa diferencia es la que, en papel, se pierde y acaba con la nutricionista media hora tarde a las seis. En la plantilla la jornada va de 09:00 a 20:00 con huecos de cuarto de hora, y cada profesional marca su horario dentro de ella: el osteópata que viene martes y jueves por la tarde no tiene huecos el lunes. Cómo separar primera visita y revisión y dónde colocarlas está contado con más detalle en cómo organizar las citas de una consulta de salud.

2. Reserva online, consentimiento y señal

En una clínica multidisciplinar la reserva online tiene una ventaja: el paciente elige primero el tratamiento y luego el profesional, así que quien pide "sesión de psicología" solo ve los huecos de la psicóloga, y quien pide drenaje, los de fisioterapia. Recibe la confirmación por correo, y tú decides si cada solicitud se confirma sola o pasa por recepción.

Como lo que se anota en una clínica son datos de salud, la plantilla lleva el módulo de consentimiento: al reservar, el paciente lee el aviso de que la clínica podrá registrar datos relativos a su salud y marca una casilla propia, sin marcar de antemano; la aceptación queda en la cita con la fecha. El consentimiento para el recordatorio por WhatsApp es otra casilla, aparte. Qué exige el RGPD y qué guardar lo tienes en la guía sobre datos de salud en una consulta pequeña; decidir qué anotas y cumplir sigue siendo responsabilidad de la clínica y de cada colegiado.

Activa la señal solo en la primera consulta: 15 € al reservar que se descuentan al cobrar y se devuelven si el paciente cancela dentro del plazo que fijes (24 horas es lo habitual). A los pacientes que ya vienen cada semana no hace falta pedírsela.

Cobros, pacientes y recordatorios

3. Cobro por profesional, bonos y cierre de caja

En una clínica el reparto es el problema. Registra cada cobro a nombre de quien atendió, con la forma de pago, y si un mismo paciente ha pasado por fisioterapia y nutrición en la misma mañana, un cobro con dos líneas, cada una a nombre de su profesional. El ticket sale por correo desde el propio cobro, con el tratamiento tal como está en el catálogo.

El bono de cinco sesiones de fisioterapia se cobra entero el día de la compra, 160 €, y cada sesión que se consume pasa por caja a cero contra ese bono, a nombre de quien la dio. Así la estadística de la fisioterapeuta cuenta su trabajo y la ficha dice cuántas quedan. Al cerrar el día, mira el reparto por profesional antes de guardar el cierre: es el momento de descubrir un cobro anotado a la persona equivocada. Caducidad, devoluciones y cuota de cancelación están en cómo cobrar en una consulta: bonos, señales y tickets.

4. Ficha única, recordatorio y lista de espera

La ficha del paciente reúne contacto, citas con cualquiera del equipo, consentimientos, cobros, bonos y notas. Las notas son de agenda ("prefiere primera hora", "viene con su madre", "pendiente de pagar la última"), no clínicas: la historia clínica de cada paciente se lleva en el sistema que exija cada profesión y su colegio, y solo la ve quien le atiende. Que recepción vea el teléfono y la hora, no el motivo.

El recordatorio sale el día antes, por correo y por WhatsApp si el paciente lo marcó, con el profesional, la hora, la dirección y un enlace para cancelar o cambiar la hora. Si cancela a tiempo, el hueco se ofrece a la lista de espera por orden de llegada y queda reservado para esa persona unas horas; con tratamientos de varias semanas, la lista de espera se llena sola de pacientes que quieren adelantar su siguiente sesión.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de clínica de salud y bienestar

La plantilla de clínicas de salud y bienestar es la genérica del hub de salud y bienestar: sirve cuando en la misma clínica conviven fisioterapia, nutrición, psicología, osteopatía o entrenamiento. Trae ese catálogo de catorce tratamientos con foto, la agenda por profesional con la duración de cada uno y aviso de solapes, la reserva online con el aviso de consentimiento, la señal por Stripe en las citas que elijas, el recordatorio con enlace para cancelar o cambiar y la lista de espera. Los cobros se reparten por persona, el ticket va por correo, el cierre de caja se imprime y las estadísticas se ven por profesional o de la clínica entera. No es una historia clínica estructurada.

Errores frecuentes

• Montar el catálogo por nombres de profesional. "Sesión con Marta" no sirve cuando Marta está de baja y la sustituye otra persona. Por tratamiento, siempre.
• Dar a todos los profesionales el horario de la clínica. El osteópata de dos tardes aparece disponible el lunes por la mañana y alguien le reserva.
• Apuntar el motivo de consulta en la agenda compartida. "Viene por ansiedad" es un dato de salud que ve cualquiera que pase por recepción.
• Cobrar todo "a la clínica" y repartir a fin de mes. Doscientos apuntes repartidos de memoria no cuadran; se reparten cobro a cobro.

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