Digitalizar una consulta de psicología: agenda, citas online y cobros

Una consulta de psicología con dos terapeutas y sesiones de 50 minutos tiene unas 14 o 16 sesiones al día, casi todas de pacientes que vuelven cada semana. Eso cambia el problema: no es rellenar huecos, es que la sesión de los martes a las seis no se pierda, que la primera consulta de quien escribe un domingo a medianoche no se enfríe esperando a que abras el teléfono y que el bono de cuatro sesiones comprado en enero no se tache de más. Aquí tienes cómo pasar la consulta a un programa: catálogo de sesiones, qué pide el asistente de reserva (incluido el consentimiento de datos de salud), bonos y cierre de caja, y cómo usar la ficha sin que se convierta en una historia clínica.

Qué cambia al digitalizar una consulta de psicología

• La sesión semanal se repite con un toque. La de hoy se duplica a la semana que viene, misma hora y mismo terapeuta; si ese día ya está ocupado, la app propone el primer libre y tú confirmas.
• La primera consulta se pide sin llamar. Quien busca ayuda a menudo no quiere explicarlo por teléfono; elegir hora en la web y recibir la confirmación por correo baja la barrera.
• La sesión online es un servicio más. La videollamada la haces con tu herramienta de siempre; la cita, el recordatorio y el cobro quedan en el mismo sitio que las presenciales.
• El bono se consume sesión a sesión, con un cobro a cero por cada una, y la ficha dice cuántas lleva.
• El consentimiento queda con fecha, aceptado por el paciente al reservar y marcado como firmado en consulta.

1. Agenda por terapeuta y catálogo de sesiones

La plantilla de psicología arranca con 12 servicios en cinco categorías: terapia individual, pareja y familia, infantil y adolescentes, evaluación e informes, y bonos y talleres. Los que marcan la agenda:

• Primera consulta, 50 min, 50 €: conocer a la persona, entender qué le trae y proponer un plan.
• Sesión individual, 50 min, 55 €, y Sesión online, 50 min, 50 €.
• Terapia de pareja, 75 min, 70 €, y Terapia familiar, 75 min, 75 €.
• Psicología infantil y Psicología adolescente, 50 min, 55 €.
• Evaluación psicológica, 90 min, desde 120 € (varias sesiones), e Informe psicológico, desde 60 €, sin hueco en la agenda.
• Bono de 4 sesiones, 200 €, y Taller grupal de gestión emocional, 90 min, 25 € por persona.

Dos cosas que conviene decidir antes de abrir la agenda.

Primera consulta y sesión de seguimiento son servicios distintos aunque duren igual. No por la duración, sino porque la primera la reserva alguien que no conoces: es la que más falla y la que más hay que cuidar en el recordatorio. Si trabajas con 75 minutos en la primera, cámbialo: la duración es por servicio. Y la sesión de seguimiento lleva dentro los 5 o 10 minutos de notas entre pacientes; una agenda de 50 en 50 sin margen se retrasa a la tercera sesión.

El hueco de la sesión de pareja. 75 minutos no es "50 y un poco": en una agenda de 09:00 a 21:00 con huecos de 15 minutos, pon las sesiones de pareja y familia al principio o al final de la tarde, no entre dos individuales.

Profesionales y salas: cada terapeuta tiene su columna, con sus días (muchas consultas comparten un despacho a días alternos) y sus sesiones online marcadas como tal. Si dos terapeutas comparten sala, el bloqueo se hace en la agenda de quien no la tiene ese día. El taller grupal se da de alta como un servicio con su precio por persona; cada inscripción es una cita más en la agenda de quien lo imparte.

2. Citas online: qué pide el asistente

En psicología la reserva online tiene un uso principal: la primera consulta. El resto de sesiones suelen fijarse en consulta antes de salir. Lo que pide el asistente en la plantilla de psicología:

1. Servicio, terapeuta y hora. Si tiene preferencia por un terapeuta lo elige; si no, "Cualquiera" y entra con quien esté libre.
2. Nombre, teléfono y correo, el correo obligatorio para la confirmación y el enlace de cancelación.
3. Consentimiento explícito de datos de salud. Un aviso de que la consulta podrá registrar en su ficha datos relativos a su salud (motivo de consulta, tratamiento) y una casilla propia, sin marcar, que tiene que aceptar. En psicología importa más que en ninguna otra consulta: el solo hecho de tener cita ya es un dato de categoría especial. Más en la guía de datos de salud y RGPD.
4. WhatsApp opcional, con su propio interruptor. Hay pacientes que no quieren ningún mensaje de una consulta de psicología en un móvil que comparten; por eso es opcional.

Lo que no pide: el motivo de consulta. No hay un campo libre para contarlo, y es mejor así: la anamnesis se hace en la primera sesión, no en un formulario web. Las sesiones con menores (infantil y adolescente) las reserva un adulto con sus datos y es él quien acepta el consentimiento; la plantilla no lleva módulo de autorizaciones de menores, así que lo que firmes con la familia, en consulta y en papel.

Confirmación: lo habitual es confirmar a mano la primera consulta (quieres leer quién es y si encaja con tu especialidad) y dejar que las sesiones de pacientes ya conocidos se confirmen solas.

3. Cobros: bono de 4 sesiones, señal y cierre de caja

El cobro típico en psicología es pequeño y repetido: 55 € cada martes. Cuatro cosas que lo simplifican:

• El bono de 4 sesiones (200 €) es un servicio del catálogo. Se vende desde Cobrar, queda en la ficha con la fecha, y cada sesión que lo consume pasa por caja a 0 € vinculada al paciente. Así la ficha dice cuántas lleva; al llegar a cuatro, le ofreces el siguiente. Más detalle en la guía de cobros en consulta.
• Señal en la primera consulta, no en las demás. La primera consulta es la que más plantones tiene, porque aún no hay relación. La plantilla permite una señal por Stripe al confirmar la cita (propone 20 €) que se descuenta al cobrar o se devuelve desde la cita si cancela a tiempo. A los pacientes de seguimiento no se les pide.

4. Pacientes, recordatorios y lista de espera

La ficha del paciente guarda contacto, sesiones hechas y previstas, consentimientos aceptados con fecha, cobros y notas. Escribe en las notas lo que ayuda a organizar ("seguimiento semanal, los martes", "sesiones online: vive fuera de la ciudad"), no el contenido de la sesión. Las notas clínicas van en la historia clínica, con la protección que exige tu colegio, y la app no pretende sustituirla.

El recordatorio sale el día anterior con la hora, el terapeuta y la dirección, y el enlace para cancelar o cambiar; el servicio aparece con el nombre que tenga en el catálogo, así que si prefieres discreción llama "Sesión" a la sesión. Para una consulta de psicología, que cancelar sea un clic importa más que en otras: un paciente que no puede venir y tiene que llamar para decirlo, muchas veces no llama.

Lista de espera: en una consulta llena, quien pide primera consulta y no encuentra hueco se apunta desde la misma página, indicando mañana o tarde. Cuando un paciente de seguimiento cancela, la app ofrece el hueco por correo a la primera persona de la lista y lo retiene unas tres horas antes de pasar a la siguiente. Con tres semanas de espera, es la forma de no perder ninguna sesión que se libera.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de psicología

La plantilla de psicología lleva el catálogo de 12 servicios (sesiones, pareja y familia, evaluación, bono y taller) con duración y precio, agenda por terapeuta con la sesión repetible a la semana siguiente y arrastrable, reserva online con consentimiento explícito de datos de salud, recordatorio por correo y WhatsApp opcional con enlace de cancelación, señal y cuota de cancelación por Stripe, lista de espera, cobros con reparto por terapeuta, ticket por correo, cierre de caja, estadísticas y copia descargable. Siete días gratis, sin tarjeta.

No lleva historia clínica estructurada ni videollamada propia: la sesión online se hace con tu herramienta de siempre y aquí quedan la cita, el recordatorio y el cobro. La app pide el consentimiento y guarda la fecha; informar al paciente y custodiar la historia clínica sigue siendo responsabilidad de la consulta.

Preguntas

¿Puedo dejar reservadas las sesiones de todo el trimestre?

Sí: desde la sesión de hoy la repites a la semana que viene, y desde esa a la siguiente. Si un día cae en festivo o ya está ocupado, la app propone el primer día libre antes de crearla y tú ajustas.

¿Qué ve el paciente en el correo de confirmación?

Servicio, terapeuta, hora, dirección y el enlace para cancelar o cambiar. Si no quieres que el servicio lleve un nombre clínico, cámbialo en el catálogo: lo que ve es el nombre que tú le das.

¿Y si el paciente no quiere dar el correo?

Para reservar online es obligatorio, porque es donde llega la confirmación y la vía para cancelar. Si reserva por teléfono, lo das de alta tú con los datos que te dé.

Prueba con tu catálogo y tus terapeutas: siete días gratis, sin tarjeta. Antes, la demo de la consulta de psicología se ve sin crear cuenta, y en la página de la plantilla está lo que incluye. Si tu duda es la agenda en general, lee cómo organizar las citas de una consulta de salud.