Digitalizar una consulta de nutrición: agenda, citas online y cobros

Una consulta de nutrición vive de la revisión: la primera consulta de una hora se paga una vez, y lo que sostiene el mes son las revisiones de media hora cada dos o cuatro semanas. Si el paciente sale sin la siguiente cita cerrada, tarda semanas en volver, si vuelve; y si el plan mensual se vendió en marzo y nadie apuntó cuántas revisiones lleva, en mayo hay discusión. Esta guía explica cómo pasar la consulta a un programa: qué servicios dar de alta y con qué duración, qué pide el asistente de reserva (incluido el consentimiento de datos de salud, porque el peso y las medidas lo son), cómo cobrar planes y revisiones y cerrar la caja, y qué apuntar en la ficha.

Qué cambia al digitalizar una consulta de nutrición

• La revisión siguiente se deja cerrada antes de salir, repetida a dos o cuatro semanas con un toque desde la consulta de hoy.
• Primera consulta y revisión abren huecos distintos: 60 y 30 minutos. Nadie reserva una primera consulta en el hueco de una revisión.
• El plan mensual es un servicio con precio cerrado, y en la ficha se ve qué consultas se han hecho desde que se pagó.
• La consulta online cuenta como las demás: su hueco, su recordatorio y su cobro, aunque la videollamada sea con tu herramienta de siempre.
• El consentimiento de datos de salud queda registrado con fecha, al reservar y en la ficha.

1. Agenda por nutricionista y catálogo

La plantilla de nutrición arranca con 13 servicios en cinco categorías: consultas, planes con seguimiento, especialidades, pruebas y extras. Lo esencial:

• Primera consulta, 60 min, 50 €: historia, hábitos, medidas y objetivos, con un primer plan.
• Revisión, 30 min, 30 €: seguimiento cada dos o cuatro semanas con medidas y ajuste.
• Consulta online, 45 min, 40 €, con el plan y el seguimiento por correo.
• Plan mensual con seguimiento, 90 € (primera consulta y dos revisiones), y Plan trimestral, 240 € (revisiones quincenales). Sin duración: se cobran, no se reservan.
• Análisis de composición corporal, 20 min, 20 €: la bioimpedancia, como cita propia.
• Especialidades de 60 min (deportiva, embarazo y lactancia, infantil, vegetariana y vegana, salud digestiva), entre 50 y 55 €.
• Menú semanal personalizado, 25 €, sin hueco, y Taller de cocina saludable, 120 min, 30 € por persona.

Dos decisiones que ordenan la agenda:

La primera consulta dura el doble, y se nota. 60 minutos frente a 30: si las dos fueran "consulta", a media mañana el retraso ya sería de media hora. Pon las primeras consultas a primera hora o después de comer, y mete en la revisión los cinco minutos de pesar y apuntar; si tus revisiones son de 20 minutos, cámbialo en el servicio, no de cabeza.

Las especialidades no son otra primera consulta. "Nutrición deportiva" de 60 minutos es la primera consulta de quien entrena; después, sus revisiones son la "Revisión" de 30. Si creas una revisión por especialidad acabas con trece servicios que duran lo mismo y una agenda que no se entiende.

Profesionales: cada nutricionista tiene su columna y sus días. Si uno pasa consulta online los jueves desde casa, ese día en su agenda solo caben consultas online, y lo dejas dicho en su horario. Si compartís una sala y la báscula de bioimpedancia, quien no está ese día bloquea su agenda; no hace falta una agenda para la sala.

2. Citas online: qué pide el asistente

En nutrición la reserva online sirve para dos cosas: la primera consulta de quien te encuentra en Google y la revisión del paciente que prefiere elegir hora desde el móvil. Lo que pide el asistente en la plantilla de nutrición:

1. Servicio, nutricionista y hora. El hueco que ve es el de la duración de ese servicio: si elige "Revisión", huecos de 30 minutos. Puede dejar el nutricionista en "Cualquiera".
2. Nombre, teléfono y correo. El correo es obligatorio: ahí llegan la confirmación, el recordatorio y el enlace para cancelar o cambiar.
3. Consentimiento explícito de datos de salud. El peso, las medidas, una intolerancia o un embarazo son datos de categoría especial. El asistente avisa de que la consulta podrá registrar en su ficha datos relativos a su salud y pide una casilla propia, sin marcar; queda guardada con la fecha en la cita. El porqué está en la guía de datos de salud en una consulta pequeña.
4. WhatsApp opcional, con interruptor aparte, para el recordatorio.

No pide señal: la plantilla de nutrición no lleva señal al reservar, porque una primera consulta de 50 € no suele fallar tanto como para pedir dinero por adelantado. Si tienes plantones, la herramienta es la cuota de cancelación (tarjeta guardada, cargo solo si no viene y lo decides tú), que se activa en Ajustes.

Confirmación: deja que las revisiones se confirmen solas y, si quieres, revisa a mano las primeras consultas para asignarlas a quien lleve esa especialidad.

3. Cobros: planes con seguimiento, ticket y cierre de caja

El plan mensual es el "bono" de la nutrición: 90 € por la primera consulta más dos revisiones, cobrados el primer día. Cómo llevarlo sin discusiones:

1. Se vende desde Cobrar como un servicio y queda en la ficha del paciente con la fecha.
2. Cada consulta que entra en el plan pasa por caja a 0 €, vinculada al paciente. Así la ficha dice que lleva la primera y una revisión, y que le queda una.
3. Caducidad escrita: el plan mensual vale seis semanas; el trimestral, cuatro meses. Sin plazo, un plan de marzo aparece en octubre.
4. Al acabar, se ofrece el siguiente en la última revisión, no por mensaje una semana después.

Lo demás:

• Ticket por correo en cada cobro, con el servicio tal como está en el catálogo ("Revisión", "Plan mensual con seguimiento") y quién atendió. Si pagó el plan y luego pide el justificante, se reenvía desde el cobro.
• Reparto por nutricionista cuando cada uno cobra lo suyo: el cobro se reparte por línea y las estadísticas lo enseñan por persona.
• Cierre de caja diario: efectivo, tarjeta y Bizum comparados con el cajón. Una consulta de nutrición cobra importes pequeños muchas veces; un cierre semanal no cuadra.
• El taller de cocina se cobra por persona al apuntarse: cada inscripción es un cobro y una cita en la agenda de quien lo da.

Más sobre bonos, señales y tickets en cómo cobrar en una consulta. Si tus servicios llevan IVA o están exentos depende de quién los presta y para qué; lo decide tu gestor.

4. Pacientes, recordatorios y lista de espera

La ficha guarda contacto, consultas hechas y previstas, consentimientos, cobros y notas. En las notas va lo que organiza: "objetivo: bajar 6 kg antes del verano", "corre maratones, prepara la de Valencia", "teletrabaja desde Lisboa: consultas online". El registro de pesos y medidas, las analíticas y el plan de alimentación son historia clínica y van en el sistema que exija tu profesión; la app no es una historia clínica ni lleva curvas de peso.

El recordatorio sale el día antes con hora, nutricionista y dirección, y el enlace para cancelar o cambiar. En nutrición, cambiar de hora es más frecuente que cancelar, y el enlace lo resuelve sin llamada. La siguiente revisión se repite con un toque desde la consulta de hoy a dos o cuatro semanas; si ese día está lleno, la app propone el primer día libre y tú confirmas.

Lista de espera: cuando una semana está llena, el paciente se apunta desde la página de reservas diciendo si prefiere mañana o tarde. Al liberarse una revisión, la app ofrece el hueco por correo por orden de llegada y lo retiene unas tres horas; si no responde, pasa a la siguiente. Una revisión cancelada el lunes para el martes se recupera casi siempre.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de nutrición

La plantilla de nutrición trae el catálogo de 13 servicios con foto, duración y precio, la agenda por nutricionista con la revisión repetible, la reserva online con consentimiento explícito de datos de salud y recordatorio por correo (WhatsApp opcional), la cuota de cancelación por Stripe si la activas, la lista de espera, los cobros con reparto por persona, el ticket por correo, el cierre de caja, las estadísticas y la copia descargable. Siete días gratis, sin tarjeta.

Lo que no hace: historia clínica, curvas de peso ni dietas, y no lleva señal al reservar; la consulta online se hace con tu videollamada de siempre. La app pide la declaración de consentimiento y guarda la fecha; informar al paciente y proteger sus datos sigue siendo responsabilidad de la consulta.

Errores frecuentes

• Vender el plan y no pasar las revisiones a cero. A la tercera semana nadie sabe cuántas quedan.
• Dejar que el paciente salga sin la siguiente revisión. Se pierden entre dos y cuatro semanas de seguimiento y, a menudo, el paciente.
• Poner el objetivo en el nombre del servicio. El servicio aparece en los correos de la reserva; "Revisión" basta.
• Una revisión por especialidad. Trece servicios iguales y una agenda ilegible.
• Cerrar la caja el viernes. Con cobros de 30 € no cuadra.

Prueba con tus servicios y tu forma de pasar revisión: siete días gratis, sin tarjeta. Sin crear cuenta, la demo de la consulta de nutrición tiene pacientes, planes y revisiones cargados, y la página de la plantilla resume lo que incluye. Para la agenda en general: cómo organizar las citas de una consulta de salud.