Cómo digitalizar una fontanería: avisos, reservas online y cobros

Una fontanería pequeña vive del teléfono. Un lunes normal son diez u once llamadas, seis avisos apuntados en la libreta de la furgoneta, dos sin piso ni portal y uno con el teléfono mal copiado. A las siete de la tarde no sabes qué cobraste en efectivo y qué quedó "ya me lo pagas", y del cliente de la calle Sol al que le cambiaste la caldera hace dos años no te acuerdas ni del modelo. Esta guía cuenta cómo pasar todo eso a una agenda digital en cuatro pasos: catálogo y agenda, reserva online, cobro en el sitio y fichas de clientes. Sin cambiar cómo trabajas, solo dónde lo apuntas.

Qué cambia al digitalizar

• Cada aviso lleva su dirección y su teléfono, y los ves en el móvil antes de arrancar, no en una hoja que se moja.
• Tienes un precio desde para cada trabajo. Dejas de decir "ya te diré" por teléfono: un desatasco parte de 60 € y el resto se ajusta al terminar.
• El cliente puede pedirte visita a las once de la noche, que es cuando descubre la fuga, sin llamarte y sin que se te olvide.
• Cobras al terminar y el ticket sale por correo. Se acaban los "te lo paso por Bizum luego" que nunca llegan.
• Sabes qué le hiciste a cada cliente: qué caldera tiene, cuándo fue la última revisión, qué grifo le pusiste.

1. Agenda y catálogo: lo que haces y cuánto tarda

El primer paso es escribir lo que vendes. La plantilla de fontanería arranca con 14 servicios repartidos en averías, instalaciones, baños y cocinas, calefacción y extras. Revisa los precios y las duraciones con tu zona en la cabeza; son orientativos. Algunos ejemplos tal como vienen:

• Desatasco: desde 60 €, 60 minutos. Fregaderos, lavabos, duchas, inodoros y bajantes.
• Cambio de grifo: desde 40 €, 45 minutos. El grifo lo pone el cliente o se cobra aparte.
• Revisión de caldera de gas: 70 €, 60 minutos, precio cerrado porque siempre lleva lo mismo.
• Instalación de termo eléctrico: desde 120 €, dos horas; el termo va aparte.
• Cambio de bañera por plato de ducha: desde 690 €, una jornada completa de ocho horas.

Las duraciones son las que bloquean la agenda, así que ponlas con el desplazamiento dentro o deja un margen fijo entre avisos; en cómo organizar las visitas a domicilio están las dos formas. La agenda trabaja en bloques de 30 minutos, de ocho de la mañana a ocho de la tarde por defecto, y puedes cambiar las horas. Los dos extras del catálogo son los que más dinero recuperan: salida de urgencia (50 €, noches, fines de semana y festivos) y desplazamiento fuera de zona (15 €). Define qué es tu zona habitual (tres o cuatro barrios, o los pueblos a menos de 20 minutos) y todo lo que quede fuera lleva el extra. La agenda no te calcula la ruta ni los kilómetros: eso lo sigues haciendo tú con el mapa del móvil, con las direcciones del día una debajo de otra.

2. Reservas online: que te pidan visita a cualquier hora

Con la plantilla activada, tu web tiene un asistente de reserva. El cliente elige el servicio (cambio de grifo, cisterna que pierde), un hueco libre, y deja tres cosas obligatorias: su nombre, su teléfono y la dirección del servicio completa, con piso y puerta. Hay además un campo de notas donde escribe lo que de verdad te hace falta: "la caldera marca error E1", "el portero no funciona, llamad al móvil", "hay que aparcar en la calle de atrás".

Para una fontanería conviene empezar con la confirmación a mano: la solicitud te llega, miras en qué zona cae y si encaja con lo que ya tienes esa mañana, y la confirmas o la mueves. Cuando lleves unas semanas y las duraciones estén ajustadas, pasa a confirmación automática los servicios cortos y previsibles (grifo, cisterna, revisión de caldera) y deja a mano los largos.

Las urgencias de verdad, la fuga que inunda al vecino, siguen yendo por teléfono, al hueco fijo del que habla la guía de visitas. La web es para todo lo demás, que es la mayoría.

3. Cobros, tickets y fichas de clientes

El precio desde resuelve el teléfono, pero el cobro se cierra en casa del cliente. Al terminar abres el aviso en el móvil, ajustas el importe real (el sifón que has tenido que cambiar, la media hora de más, el extra de urgencia), eliges cómo te pagan (efectivo, tarjeta o Bizum) y lo registras. El ticket le llega por correo en ese momento o cuando tú lo pidas, con el detalle de lo cobrado.

Para trabajos grandes, como el plato de ducha o el termo, el presupuesto se da por escrito antes de empezar y la cifra se apunta en las notas de la ficha. Cuándo presupuestar antes de ir y cuándo después de ver, y cómo cobrar el material, está en presupuestos y cobros a domicilio.

Al final del día, el cierre de caja suma lo cobrado por cada medio de pago y por cada fontanero. Las estadísticas te dicen qué servicios dejan más y quién ha cobrado qué, y el trimestre se descarga para tu gestor.

La ficha de cada cliente guarda sus direcciones (varias, si tiene un piso y una casa en el pueblo, o si es la comunidad y te llaman del portal 3 y del 5), sus notas y el historial de avisos y cobros. Las notas útiles en fontanería son concretas: modelo de caldera, dónde está la llave de paso general, si hay que pedir la llave del cuarto de contadores al presidente. La próxima vez, quien vaya lo sabe antes de subir.

El cliente recibe un recordatorio por correo el día antes de la visita, y por WhatsApp si lo marcó al reservar, con un enlace para cambiar la hora o cancelar sin llamarte. Y para las revisiones de caldera, que son anuales, la ficha te dice cuándo fue la última: cuando se acerca la fecha, un mensaje al cliente y tienes el aviso del año siguiente sin que nadie te llame.

Qué hace Glam Studio Cloud con la plantilla de fontanería

La plantilla de fontanería llega con el catálogo de 14 servicios con foto, el módulo de dirección del servicio en cada aviso, la agenda por fontanero y la reserva online con recordatorio por correo, WhatsApp opcional y enlace para cambiar o cancelar. Los cobros se registran con el medio de pago y el reparto por persona, el ticket sale por correo, el cierre de caja y las estadísticas están incluidos y la copia de tus datos se descarga con un toque. La ruta del día y las facturas siguen siendo cosa tuya. Puedes verlo sin cuenta en la demo de fontanería, y los siete primeros días con tu cuenta son gratis.

Errores frecuentes

• Poner precio cerrado a las averías. Una fuga no se sabe lo que lleva hasta que se abre. Usa precio desde y ajusta al cobrar; el cerrado, solo para la revisión de caldera o la lavadora.
• Llevar dos agendas. Si la web va a la app y el teléfono a la libreta, acabas con un aviso a las diez en los dos sitios. Lo que entra por teléfono lo apuntas en la app en el momento.
• No cobrar el desplazamiento fuera de zona. Son 15 € que el cliente entiende si se lo dices al reservar, y que no perdona si se los sueltas al terminar.
• Aceptar un aviso sin piso ni portal. La dirección completa es obligatoria por algo.

Si quieres ver cómo queda una semana de avisos con su dirección y su cobro, entra en la demo de fontanería sin registrarte, o activa la plantilla y prueba siete días gratis con tus propios clientes.