Obligaciones básicas al trabajar en casa del cliente: datos y menores

Entrar en casa de alguien para trabajar lleva obligaciones que no aparecen cuando el cliente viene a tu local. Guardas su dirección, su teléfono y a veces el código del portal; si cuidas a sus hijos, guardas también datos de un menor y entras en una ley muy concreta; y si reparas o montas algo, el cliente tiene derecho a saber el precio por escrito y a reclamar. Esta guía repasa esas obligaciones de forma práctica: cuál es cada una, de dónde sale y cómo organizarla. Es información, no sustituye a la norma ni a tu gestor: la responsabilidad de cumplirlas es tuya como negocio, y ninguna herramienta la asume por ti.

Qué normas entran en juego

• Protección de datos (RGPD y LOPDGDD). La dirección de una persona, su teléfono, su correo y las notas que apuntas sobre ella son datos personales. Tratarlos exige saber para qué los usas, informar de ello y no guardarlos más de lo necesario.
• LOPIVI (Ley Orgánica 8/2021, de protección integral a la infancia y la adolescencia). Si tu trabajo implica contacto habitual con menores, se aplica a ti, trabajes por cuenta propia o con un equipo.
• Normativa de consumo (texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). Información previa sobre el precio, presupuesto y derecho a reclamar.
• Hojas de reclamaciones. Las regula cada comunidad autónoma; en la mayoría, quien presta servicios en el domicilio tiene que llevarlas consigo y entregarlas si se las piden.

1. Los datos del cliente: qué guardas, para qué y cuánto tiempo

La pregunta no es "puedo guardar la dirección" (sí: sin ella no hay servicio), sino "qué guardo, para qué y hasta cuándo". Tres respuestas bastan:

1. Qué. Nombre, teléfono, correo, dirección del servicio y lo imprescindible para hacer el trabajo (acceso, avería, lo que se hizo la última vez). El código del portal o "la llave está debajo del felpudo" son datos sensibles en la práctica: si los apuntas, que sea en la ficha, no en un chat ni en una libreta en la furgoneta.
2. Para qué. Prestar el servicio, cobrarlo y facturarlo. Ese fin justifica el tratamiento sin pedir un consentimiento aparte. Usar los mismos datos para mandar ofertas es otro fin y necesita que la persona lo haya aceptado.
3. Hasta cuándo. Mientras haya relación y, después, lo que exija la normativa fiscal y mercantil para facturas y justificantes (la referencia habitual son cuatro años de prescripción fiscal y seis para la documentación contable). Lo demás (notas de acceso, teléfonos de contacto secundarios) sobra cuando la relación termina.

Informa al cliente en una frase al tomarle los datos (quién eres, para qué los usas, que puede pedir que los borres) y ten un texto de privacidad en tu web o en la confirmación. Si tienes empleados, cada uno accede solo a los datos de sus visitas del día, no a toda la base.

2. Si cuidas menores: LOPIVI, certificado y autorización

Un servicio de canguros o niñeras es el caso más claro de contacto habitual con menores, y la LOPIVI añade tres cosas a lo anterior:

• Certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales y de Trata de Seres Humanos. Lo exige la ley para toda persona que trabaje con menores de forma habitual. Lo pides antes de que alguien empiece, te lo pide también el cliente si quiere, y lo renuevas periódicamente; se obtiene gratis en la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Si trabajas sola, el certificado es el tuyo.
• Datos del menor. Nombre, edad, alergias, rutinas y persona responsable son datos de una persona especialmente protegida. Guarda solo lo que necesitas para cuidarlo bien y apúntalo en la ficha de la familia, nunca en un grupo de mensajes.
• Autorización de los padres o tutores. Quien contrata tiene que ser quien tiene la responsabilidad sobre el menor, y las decisiones del día (medicación, salidas, recogida en el colegio) conviene tenerlas por escrito, aunque sea en la confirmación de la reserva.

Para trabajar con menores, todas las personas de nuestro equipo tienen el certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales. Puedes pedir verlo antes de la primera reserva.

Una frase así en tu web, y poder enseñar el certificado cuando te lo pidan, vale más que cualquier sello.

3. Presupuesto por escrito y hoja de reclamaciones

En reparaciones y montajes en casa del consumidor, el precio no puede ser una sorpresa al terminar. Lo que la normativa de consumo espera de ti:

• Precio o presupuesto antes de empezar. Si el trabajo es previsible, el precio cerrado; si hay que verlo, el coste de la visita y la hora, y el presupuesto antes de tocar nada. El presupuesto se entrega por escrito y el cliente lo acepta; en reparaciones de aparatos de uso doméstico, la norma estatal obliga al presupuesto previo salvo que el cliente renuncie a él por escrito.
• Justificante del cobro. Ticket o factura con lo que se hizo, el material y el importe. Al correo vale, siempre que llegue.
• Hoja de reclamaciones y cartel. En el local, el cartel; a domicilio, las hojas en la furgoneta o en el móvil (varias comunidades ya admiten el formato electrónico) y el deber de entregarlas si las piden. Negarse es una infracción por sí sola, aunque el trabajo esté bien.

Qué comunidad regula qué, y en qué formato, lo tienes en la web de consumo de tu comunidad autónoma; conviene revisarlo una vez al año porque cambia.

Qué hace Glam Studio Cloud

En las plantillas de servicios a domicilio la dirección del servicio va guardada en cada reserva, la ficha de cada cliente reúne sus datos, direcciones, notas e historial, y el asistente de reserva online enseña el texto de privacidad y pide la aceptación antes de confirmar. En la plantilla de canguros y niñeras, al activar el módulo de menores la app te pide antes una declaración de que tu equipo cumple la LOPIVI (certificado negativo de delitos sexuales) y la guarda con la fecha; a partir de ahí cada reserva pide el nombre y la edad del menor y cada familia tiene la ficha de sus hijos (tutor, alergias). El criterio es el mismo en todos los módulos: avisar de la obligación, pedir la declaración y guardar el dato. La responsabilidad de cumplir sigue siendo del negocio. El ticket por correo y la copia descargable de tus datos están en todas las plantillas.

Errores frecuentes

• Fotografiar el DNI del cliente "por si acaso". Para una visita no lo necesitas; una copia innecesaria es un riesgo, no una protección.
• Dar por hecho el certificado de delitos sexuales porque "es de confianza". La ley no distingue; lo tiene que tener toda persona del equipo, también la que va solo los sábados.
• Guardar los códigos de portal en el chat del grupo. Cambia de móvil, se va alguien del equipo y el código sigue ahí.
• Empezar el trabajo sin que el cliente haya dicho que sí al precio. El presupuesto aceptado, aunque sea en un mensaje, es lo que después resuelve la discusión.
• Pensar que la hoja de reclamaciones es solo para locales. A domicilio también, y hay que llevarla.

Si quieres ver cómo se piden la dirección, el menor y la aceptación de privacidad en una reserva real, entra en la demo de canguros sin crear cuenta, o activa tu plantilla y prueba siete días gratis con tus propias familias.